GER Gerätebelege aus Excel

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Monaten

Allgemein

Gerätebelege können auch aus einem Excel-Dokument übernommen werden. Der Aufruf erfolgt aus dem Rollencenter Geräteabrechnung, über die Aktionen Import/Export, Import Belege aus xslx.

Es wird nicht verhindert, wenn irrtümlich das gleiche Dokument mehrmals übernommen wird. Es wird jedoch am Ende eine Information ausgegeben mit der Anzahl der Belege, die bereits mit Gerät, Kostenstelle, Einsatzart und Belegdatum vorhanden sind, so dass dieses danach geprüft werden kann.Die Belege werden in ein Buchungsblatt mit dem Namen jhjj-mmXLS gestellt. Dort können sie geprüft und gebucht werden.

Optionen

Excel-Importdatei

Auswahl der Excel Datei zum Import.

Von Zeile, Bis Zeile

Hier werden die zu verarbeitenden Zeilen der Datei angezeigt. Zeile 1 enthält die Überschrift, somit ist die Zeile 'Von' in der Regel '2'.

Buchungsperiode

Die Buchungsperiode muss bei Ausführen des Imports vorgegeben werden.

Gerätefilter, Belegdatumsfilter

Die Übernahme kann nach Belegdatum oder nach Gerät eingegrenzt werden.

Geräte aus Geräteset

Wenn in der Schnittstelle ein Gerät aus einem Geräteset enthalten ist, dann können über diese Option alle weiteren Geräte aus dem Geräteset ergänzt werden. Diese Funktion wird nur dann ausgeführt, wenn die Gerätemenge des Gerätes in der Schnittstellendatei der Menge eines Gerätesets entspricht, die Set-Menge also 1 entspricht. Wenn die Menge ungleich der Set-Menge ist, dann wird nur das Gerät aus der Datei übernommen. Das Verhalten entspricht dann dem Import mit nicht aktivierter Option Geräte aus Geräteset.

Diese Option steht ab Version 2022.2 zur Verfügung.

Von KSt ermitteln

Wenn die 'Von Kostenstelle' in der Datei nicht gefüllt ist, dann kann sie für Vorhaltegeräte über den Standort automatisch ermittelt werden.

Poliz. Kennz. statt Gerät

Wenn dieses Kennzeichen aktiviert ist, dann wird in der Spalte B der Datei das Polizeiliche Kennzeichen an Stelle der Gerätenummer erwartet.

Spaltenaufbau

Die Excel Datei muss den nachfolgenden Aufbau haben, Pflichtfelder sind besonders gekennzeichnet.

Eine Muster-Datei kann bei Bedarf über den Support angefordert werden.

Spalte	Name	Pflicht	Beschreibung
A	Belegdatum	Ja
B	Gerät	Ja	Gerätenummer, kann auch Polizeiliches Kennzeichen enthalten, wenn Kennzeichen bei der Übernahme gesetzt ist.
C	Auf Kostenstelle	Ja	Kostenstelle, auf die das Gerät verschoben wird, die Kostenstelle muss als Code existieren.
D	Einsatzart	Ja	Die Einsatzart muss existieren.
E	Von Kostenstelle	Ja	Für Vorhaltegeräte kann die Kostenstelle, auf von der das Gerät kommt, auch über die Gerätestandorte beim Import ermittelt werden.
F	Gerätemenge	Ja	Für Mengengeräte kann hier die Anzahl der zu verschiebenden Geräte hinterlegt werden.
G	Blank		Dieses Feld wird z.Z. nicht genutzt.
H	Buchungsart	Nein	Vorhaltung, Leistung; Wenn statt Vorhaltebelegen Leistungsbelege übernommen werden sollen, dann ist hier die Buchungsart 'Leistung' zu wählen. Das Feld ist ansonsten vorbelegt mit 'Vorhaltung'.
I	Leistungsbuchung in	Nein	Wenn die Buchungsart 'Leistung' ist, dann kann hier die Einheit definiert werden: Stunden, Tage, km, Einheit.
J	Menge	Nein	Menge, z.B. Stunden, Tage oder Kilometer für Leistungsbuchungen.
K	Einheit	Nein	Einheit der Leistungsbuchung, z.B. Stunden, Tage, KM.
L	Blank		Dieses Feld wird z.Z. nicht genutzt.
M	Buchungsperiode	Nein	Die Buchungsperiode wird beim Import gewählt, sie kann aber in der Datei, unterschiedlich pro Beleg, festgelegt werden.
N	Belegnummer	Nein	Angabe einer Belegnummer für den Geräteposten.
O	BAS	Nein	Angabe eines Bauarbeitsschlüssels, der ggf. zum Geräteposten ausgewiesen werden soll.
P	Artikel	Nein	Angabe eines Artikels, der ggf. zum Geräteposten ausgewiesen werden soll.
Q	Gerätekondition intern	Nein	Angabe einer abweichenden Gerätekondition.
R	Gerätekondition extern	Nein	Angabe einer abweichenden Gerätekondition.
S	Blank		Dieses Feld wird z.Z. nicht genutzt.
T	Mandant des Geräts	Nein	Angabe des Gerätemandanten, wenn keine Angabe erfolgt, dann wird das Gerät im Import-Mandanten gesucht.
U	Zusatzkennung	Nein	Für Gerätezusätze ist hier die Zusatzkennung zu hinterlegen.
V	Mandant der Auf Kostenstelle	Nein	Wenn die empfangende Kostenstelle einen zum Import abweichenden Mandanten hat, dann ist der Mandant hier zu hinterlegen.
W	Mandant der Von Kostenstelle	Nein	Wenn die abgebende Kostenstelle einen zum Import abweichenden Mandanten hat, dann ist der Mandant hier zu hinterlegen.
X	Fahrzeugtyp	Nein	Zusatzinformation für die Übernahme.
Y	Ladung to	Nein	Zusatzinformation für die Übernahme.
Z	km Information	Nein	Zusatzinformation für die Übernahme.
AA	Buchungstext	Nein	Buchungstext für den Geräteposten.
AB	Zählerstand	Nein	Zusatzinformation für die Übernahme.