MAWI AutAr-Abrechnung

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat

Allgemein

In der AutAr-Abrechnung (p5143925) kann selektiert werden, welche Ursprungsbelege abgerechnet werden sollen.

Es ist möglich, Ausgangsrechnungen für folgende abzurechnende Teilleistungen zu erzeugen:

· Verkaufslieferungen

· Materiallieferungen

· Gebuchte Eingangsrechnungen

· Geräteergebnisse

· Mandantenverrechnung Gerät

· Mandantenverrechnung Artikel

· Werkstattberichte

· Mandantenverrechnung Werkstattberichte

· Lohnverrechnung (OMEGA)

Verkaufslieferungen aus Aufträgen oder Baumarkt

Gebuchte Verkaufslieferungen aus Verkaufsaufträgen oder Baumarktaufträgen können entweder manuell in eine Ausgangsrechnung geholt werden oder auch über die Sammelrechnungsfunktion fakturiert werden. In diesen Fällen wird zuerst eine neue Ausgangsrechnung angelegt (mit Vergabe der nächsten Rechnungsnummer). Anschließend werden die Positionen ausgewählt und danach in die Rechnung übertragen.

Um nicht fakturierte Verkaufslieferungen in AutAr zu ermitteln ist die Option Verkaufslieferschein zu aktivieren. Die Auswahl kann weiter eingegrenzt werden, um z.B. nur die Lieferungen an einen bestimmten Debitoren oder eine Kundengruppe zu berücksichtigen. Entsprechend kann auch nur auf bestimmte Kostenstellen gefiltert werden.

Über Vorbereiten, Daten ermitteln werden die ermittelten Daten als Positionen angeboten.

Ermittelt werden können Daten, die

Eine Kostenstelle besitzen (Feld Kosten <> ´´

Nicht komplett fakturiert sind (Feld ‚Lief. Nicht fakt. Menge (Basis)‘ <>0)

Nicht von AutAr gesperrt sind (Feld ‚AutAr Verarbeitung sperren‘ im Positionsteil = False)

Zusätzlich werden die gewählten Optionen (Debitor, Kostenstelle, Buchungsperiode) berücksichtigt.

Die Belegart der Verkaufszeile muss Rechnung oder Gutschrift sein.

Nicht übernommen werden Verkaufslieferzeilen, die

· bereits einer Rechnung oder Gutschrift zugeordnet sind (hierzu werden die Felder Lieferungsnr. und Lieferungszeilennr. der Verkaufszeilen mit denen der Lieferzeilen abgeglichen.

· im Verkaufslieferkopf als Interner Auftrag definiert sind (Feld ‚Interner Auftrag‘ = True)

· lt. Verkaufslieferkopf bereit fakturiert sind (Feld ‚Geliefert nicht fakturiert‘ = FALSE)

· keinen Artikel enthalten (Feld ‚Art‘ <> Artikel)

· bereits als Eintrag im AutAr Protokoll existieren

· bereits in der AutAr Historie zu finden sind

· keine Menge haben (Feld ‚Menge fakturiert‘ = 0)

AutAr ermittelt alle noch nicht fakturierten Lieferungen, die den Kriterien entsprechen und zeigt sie in der Form an.

Über die Auswahl Zeile übernehmen kann entschieden werden, welche Zeilen in die Rechnung übernommen werden sollen.

Die Infobox zeigt die Summen je Art und den Gesamtbetrag.

Die Infobox kann nach den eigenen Bedürfnissen über Personalisieren angepasst werden.

Eingangsrechnung

Um gebuchte Eingangsrechnungszeilen in AutAr zu ermitteln ist das Kennzeichen Einkauf zu aktivieren.

Damit können gebuchte Einkaufszeilen aus einer Eingangsrechnung zur Erzeugung einer Ausgangsrechnung herangezogen werden. Dazu sind die Felder VK-Lieferung, VK-Preis, VK-Debitor und VK-Rabatt % in die Einkaufsrechnungszeile aufgenommen worden.

Die Verarbeitung ist jedoch nur möglich, wenn im Rechnungseingangsbuch mit Artikelnummer gebucht wird.

VK-Lieferung

Ist das Feld aktiviert, dann ist die Position für die Abrechnung in AutAr vorgesehen. Die Kennzeichnung muss vor dem Buchen im REBU gesetzt sein. Ohne eine Aktivierung des Feldes VK-Lieferung werden die Einkaufsrechnungen nicht in Verkaufsrechnungen übernommen.

VK-Preis

Der Preis wird über die Verkaufspreisfindung ermittelt, entweder wird ein spezieller Kundenpreis, oder der VK-Preis aus der Artikelkarte vorgeschlagen. Der Preis bezieht sich auf die Einheit in Verbindung mit dem Feld ‚Preis gilt pro‘.

Der Vorschlagswert kann überschrieben werden. Für die Ausgangsrechnung wird der Preis dann mit der Menge multipliziert.

VK-Debitor

Der VK-Debitor wird aus der Kostenstellen ermittelt und in der REBU-Zeile vorgeschlagen. Der Debitor könnte vor dem Buchen noch überschrieben werden.

VK-Rabatt %

Dieser Prozentsatz wird in der Ausgangsrechnung in das Feld ‚Zeilenrabatt %‘ übertragen. Der berechnete Betrag wird in der Ausgangsrechnung im Feld ‚Zeilenrabattbetrag‘ ausgewiesen.

Es werden über Vorbereiten, Daten ermitteln alle REBU Zeilen aus Rechnungseingangsbuchzeilen (T5004188) und Rebu Zeile Historie (T5003333) ermittelt, die

· eine Kostenstelle besitzen (Feld ‚Kostenstelle‘ <> ´´)

· das Kennzeichen VK-Lieferung gesetzt haben

· einen Debitoren im Feld ‚VK-Debitor‘ haben

· mit Artikelnummer erfasst wurden

· bereits gebucht sind

· nicht von AutAr gesperrt sind (Feld ‚AutAr Verarbeitung sperren‘ = FALSE)

Zusätzlich werden die erfassten Optionen für Debitor, Kostenstelle und Buchungsperiode berücksichtigt.

Bereits über AutAr erzeugte Einkaufzeilen mit Einträgen in AutAr-Protokolle (T5003818) und AutAr-Historie (T5143860) werden nicht berücksichtigt, ebenso wie Zeilen ohne Menge (Feld ‚Menge zu buchen‘ =0).

Materiallieferschein

Mit dieser Verarbeitung werden interne Materiallieferscheine (aus dem Lager oder aus der Materialabrechnung) einer Kostenstelle an einen Debitor fakturiert. Hierzu ist die Option ‚Materiallieferschein‘ zu aktivieren.

Für interne Rechnungen können in dieser Auswahl auch interne Datensätze ermittelt werden, wenn in der AutAr-Einrichtung markiert wurde, dass diese Option ausgeführt werden soll. Andernfalls werden nur die Datensätze für externe Abrechnungen ermittelt.

Über Vorbereiten, Daten ermitteln werden die Zeilen für die gebuchten Materialbuchungszeilen gefüllt, wenn sie

· zu einem Lieferschein gehören, also die Belegart der Materialbuchungszeilen = Lieferschein ist

· aus dem aktuellen Mandanten stammen (Feld ‚Mandant des Materials‘ = Companyname)

· eine Kostenstelle belasten haben und diese aus dem aktuellen Mandanten ist (Feld ‚Mandant KSt belasten‘ = Companyname) und die Kostenstelle mit einem Debitoren versehen ist

· die Zeilenart ‚Material‘ oder ‚Arbeitskosten‘ haben, andere Zeilenarten werden hier nicht berücksichtigt

· noch keinen Verkaufsbezug haben (Feld ‚Verkauf Herkunftsnr.‘ = 0)

· gebucht sind, also ein Buchungsdatum besitzen

· nicht von AutAr gesperrt sind (Feld ‚AutAr Verarbeitung sperren‘ = FALSE)

Zusätzlich gelten die gewählten Filter Optionen.

Wenn das Feld ‚MATLS Intern übernehmen‘ in der AutAr-Einrichtung aktiviert ist, dann können auch Materialbuchungszeilen ohne Debitor übernommen werden und auch solche, die bereits eine Verkaufsbezug für eine externe Berechnung haben.

Nicht übernommen werden Materialbuchungszeilen, die bereits über AutAr übertragen wurden (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) und AutAr-Historie (T5143860) und solche, die keine Menge (Feld ‚Std. km Tage‘ bei Leistungsgeräten, sonst Menge2 =0). Außerdem muss die Einsatzart die Bedeutung Einsatz haben.

Geräteergebnis

Mit AutAr können Geräteergebnisse an Debitoren fakturiert werden. Dieser Bereich ist mandantenbezogen, mandantenübergreifende Verarbeitungen sind im Bereich Mandantenverrechnung Gerät beschrieben.

Für die Ermittlung der Daten muss die Option Geräteergebnis aktiviert werden. Die Eingrenzung kann über die Buchungsperiode erfolgen.

Über Vorbereiten, Daten ermitteln werden die Daten ermittelt.

Für die Verarbeitung sind externe Geräteergebnisse erforderlich (Feld Intern/Extern als ‚Extern‘ gekennzeichnet). Zusätzlich können auch interne Geräteergebnisse für interne Rechnungen herangezogen werden, wenn das in der AutAr-Einrichtung aktiviert ist.

Um externe Geräteergebnisse zu erhalten ist es erforderlich, dass in der Kostenstelle im Bereich ‚Gerät‘ eine Gerätekondition extern hinterlegt ist und entweder das Feld ARGE Kostenstelle oder Externe Geräteergebnisse erstellen aktiviert ist. Damit werden im Rahmen der Geräteabrechnung die externen Geräteergebnisse ermittelt.

Für AutAr werden zusätzlich eine Preisliste und eine externe Kontierungshilfe im Gerät erforderlich. Nur damit kann AutAr die Werte und die Kostenarten für die Ausgangsrechnung ermitteln und fakturieren.

Ausnahme: Wenn in der AutAr-Einrichtung das Feld Geräte Sachkonten aus Buchungsmatrix aktiviert ist, dann wird die Kostenart nicht aus der Kontierung ermittelt, sondern aus der Buchungsmatrix auf Basis von Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe ermittelt.

Die ermittelten Daten werden nicht in eine Rechnung übernommen, wenn kein Erlöskonto ermittelt werden kann, weil die Gerätekontierung unvollständig ist oder am Gerät keine Produktbuchungsgruppe hinterlegt ist.

Über Daten ermitteln werden alle Geräteergebnisse (T5004132) ermittelt, die aus dem aktuellen Mandanten kommen und deren Kostenstelle aus dem aktuellen Mandanten kommt.

Die Buchungsart muss Vorhaltung, Leistung oder Korrektur sein (Feld Buchungsart).

Zusätzlich können Kostenstellen und Buchungsperiode eingegrenzt werden.

Geräteergebnisse ohne Betrag werden nur übernommen, wenn in der AutAr-Einrichtung ‚Geräte mit Betrag 0 verarbeiten‘ aktiviert ist.

Bereits übernommene Daten (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) und AutAr-Historie (T5143860)) werden nicht erneut übernommen.

Damit die Geräteergebnisse in die Rechnung übernommen werden können, müssen gültige Geräteposten existieren (Feld Lfd Nr. Geräteposten muss in der Tabelle Geräteposten existieren).

Wenn die Felder AuV Betrag, Reparatur Betrag, Sonstiges Betrag, Ladekosten Betrag jeweils einen Betrag haben, dann wird für jeden dieser Werte eine Verkaufszeile angelegt.

Mandantenverrechnung Geräte

Wenn das Feld ‚Mandantenverrechnung‘ aktiviert ist, dann werden die Daten für die Mandantenverrechnung der Geräteergebnisse ermittelt.

Zusätzlich kann nach Debitor, Verrechnungskostenstelle und Buchungsperiode gefiltert werden.

Zur Einrichtung der mandantenübergreifenden Geräteverschiebung siehe auch FIBU Mandantenverrechnung über das RABU .

Über Vorbereiten, Daten ermitteln erfolgt die Ermittlung der Daten.

Voraussetzung für die Ermittlung sind:

· Geräteergebnis aus dem aktuellen Mandanten (Mandant Geräteergebnis = Companyname)

· Kostenstellen sind nicht aus dem eigenen Mandanten (Mandant der Kostenstelle <> Companyname)

· Buchungsart ist Vorhaltung, Leistung oder Korrektur

· das Geräteergebnis ist intern

Zusätzlich werden die in den Optionen hinterlegten Filter und Einstellungen beachtet.

Geräteergebnisse werden übernommen, wenn die im Debitor im aktuellen Mandanten hinterlegte Adressnummer übereinstimmt mit der Adressnummer aus den Firmendaten des Mandanten, der im Feld ‚Mandant Kostenstelle‘ eingetragen ist.

Zusätzlich muss in der Tabelle ‚Kontierungshilfe Mandant‘ das Feld ‚Zielmandant‘ dem Feld ‚Mandant der Kostenstelle‘ des Geräteergebnisses entsprechen.

Das Feld ‚Herkunft‘ in der Kontierungshilfe muss entweder leer oder BBAGER sein und das Feld ‚Kostenstelle belasten‘ in der Kontierungshilfe muss gefüllt sein.

Bereits übernommene Daten (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) und AutAr-Historie (T5143860)) werden nicht erneut übernommen.

Damit die Geräteergebnisse in die Rechnung übernommen werden können, müssen gültige Geräteposten existieren (Feld Lfd Nr. Geräteposten muss in der Tabelle Geräteposten existieren).

Wenn die Felder AuV Betrag, Reparatur Betrag, Sonstiges Betrag, Ladekosten Betrag jeweils einen Betrag haben, dann wird für jeden dieser Werte eine Verkaufszeile angelegt.

Die Kostenart für die Rechnung ermittelt sich aus der Kontierungshilfe Gerät Mandant (T5004068), über das Feld ‚Kontierungshilfe Gerät extern‘ des Gerätestammes (T5004000) und Mandant Kostenstelle belasten und Mandant des Geräts aus dem Geräteergebnis. Dort sind die Feld für die Kostenarten entscheidend:

· Kar entl. AuV M.

· Kar entl. Reparatur M.

· Kar entl. Sonstiges M.

· Kar entl. Ladekosten M.

Mandantenverrechnung Artikel

Um die Daten für die Mandantenverrechnung von Materiallieferungen zu ermitteln, muss das Feld ‚Mandantenverrechnung für Artikel‘ aktiviert sein.

Anschließend kann nach Debitor, Verrrechnungskostenstelle und Buchungsperioden gefiltert werden.

Die Datenermittlung erfolgt über Vorbereiten, Daten ermitteln.

Zur Einrichtung und zum Buchen von mandantenübergreifenden Materiallieferungen beachten Sie auch FIBU Mandantenverrechnung über das RABU .

Die Ermittlung der Materialbuchungszeilen setzt folgende Bedingungen voraus:

· Belegart ist Lieferschein

· Feld ‚Kostenstelle belasten‘ ist gefüllt und nicht aus dem aktuellen Mandanten

· Feld ‚Kostenstelle entlasten‘ ist gefüllt und aus dem aktuellen Mandanten

· Zeilenart ist Material oder Arbeitskosten

· Buchungsdatum ist gefüllt

· AutAr gesperrt ist nicht aktiviert

· die im Debitor im aktuellen Mandanten hinterlegte Adressnummer stimmt überein mit der Adressnummer aus den Firmendaten des Mandanten, der im Feld ‚Mandant Kostenstelle belasten‘ eingetragen ist

· es gibt eine Kontierungshilfe Mandant wo für den Mandant Kst belasten aus der Materialbuchungszeile ein Eintrag existiert. Die Herkunft dieser Zeile muss BBAMAT oder leer sein. Das Feld ‚Kostenstelle belasten‘ der Kontierungshilfe darf nicht leer sein.

· die Menge muss gefüllt sein.

· die Zeile darf noch nicht mit AutAr übernommen worden sein (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) oder AutAr-Historie (T5143860))

Zusätzlich werden die gesetzten Optionen zum Filtern berücksichtigt.

Werkstattberichte

Um die Daten für Werkstattberichte zu ermitteln muss das Feld ‚Werkstattberichte‘ aktiviert sein. Anschließend kann noch nach Debitor, Verrechnungskostenstelle und Buchungsperiode gefiltert werden.

Die Datenermittlung wird gestartet über Vorbereiten, Daten ermitteln.

Berücksichtigt werden Materialbuchungszeilen (T5004140), die

· aus dem eigenen Mandanten sich (Feld ‚Mandant des Materials‘ = Companyname)

· im Feld Belegart Werkstattbericht sind

· eine Kostenstelle belasten eingetragen haben und diese aus dem aktuellen Mandanten kommt (Feld ‚Mandant KSt belasten‘ = Companyname)

· einen Debitoren eingetragen haben (Feld ‚AutAr Debitor‘ <>0)

· Zeilenart Material oder Arbeitskosten sind

· eine Menge haben

· noch keinen Verkaufsbezug haben (Feld ‚Verkauf Herkunftsnr.‘ = 0

· ein Buchungsdatum haben

· AutAr Verarbeitung sperren ist nicht aktiviert

· die Zeile noch nicht mit AutAr übernommen wurde (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) oder AutAr-Historie (T5143860)

Zusätzlich können Filter auf Debitor, Kostenstelle und Buchungsperiode gesetzt werden.

Über die AutAr-Einrichtung ‚Werk Int. Übernehmen‘ können auch interne Werkstattaufträge ohne Debitor übernommen werden.

Über die AutAr-Einrichtung ‚MatLS Geräte übergeben‘ können auch Vorhalte- und Leistungsgeräte berücksichtigt werden, sofern für Leistungsgeräte eine Menge im Feld ‚Std. km Tage‘ hinterlegt ist und die Einsatzart die Bedeutung Einsatz hat.

Mandantenverrechnung Werkstattberichte

Um die Daten für die Mandantenverrechnung von Werkstattberichte zu ermitteln muss das Feld ‚Mandantenverrechnung Werkstattberichte‘ aktiviert sein. Anschließend kann noch nach Debitor, Verrechnungskostenstelle und Buchungsperiode gefiltert werden.

Die Datenermittlung wird gestartet über Vorbereiten, Daten ermitteln.

Berücksichtigt werden Materialbuchungszeilen (T5004140), die

· aus dem eigenen Mandanten sich (Feld ‚Mandant des Materials‘ = Companyname)

· im Feld Belegart Werkstattbericht sind

· eine Kostenstelle belasten eingetragen haben und diese nicht aus dem aktuellen Mandanten kommt (Feld ‚Mandant KSt belasten‘ <> Companyname)

· eine Kostenstelle entlasten eingetragen haben, die aus dem aktuellen Mandanten kommt (Feld ‚Mandant KSt entlasten‘ = Companyname)

· einen Debitoren eingetragen haben (Feld ‚AutAr Debitor‘ <>0)

· Zeilenart Material oder Arbeitskosten sind

· eine Menge haben

· noch keinen Verkaufsbezug haben (Feld ‚Verkauf Herkunftsnr.‘ = 0

· ein Buchungsdatum haben

· die Menge muss gefüllt sein.

· AutAr Verarbeitung sperren ist nicht aktiviert

· die Zeile noch nicht mit AutAr übernommen wurde (Einträge in AutAr-Protokoll (T5003818) oder AutAr-Historie (T5143860)

Zusätzlich können Filter auf Debitor, Kostenstelle und Buchungsperiode gesetzt werden.

Über die AutAr-Einrichtung ‚Werk Int. Übernehmen‘ können auch interne Werkstattaufträge ohne Debitor übernommen werden.

Übernahme Lohnleistung (Österreich)

Lohnleistungen werden in die Tabelle PZE-Zeitposten (T1024213) geschrieben.

Diese werden je Kostenstelle und Periode in die Ausgangsrechnungen übernommen.

In der Tabelle PZE-Zeitposten steht im Feld ‚Personalgruppe‘ die Qualifikation (Auszubildender, Arbeiter, Meister usw), hierfür muss jeweils ein gleichlautender Artikel mit Typ Lohn angelegt werden. Zusätzlich ist das Kennzeichen ‚Listenpreis Verkauf schreiben‘ zu setzen, damit der Listenpreis für den jeweiligen Debitor automatisch geschrieben wird, wenn ein Angebot in einen Auftrag gewandelt wird oder eine Auftragsbestätigung gedruckt wird. So wird bei der späteren Ermittlung des Verkaufspreises auf diese Verkaufslistenpreise zurückgegriffen. Damit ist gewährleistet, dass die Preise aus Angeboten und Aufträgen berücksichtigt werden.

Wenn kein Listenpreis vorhanden ist, dann wird der VK-Preis aus dem Artikel oder aus dem Artikel/Lagerort gezogen, je nach Einrichtung im Lager.

Beschreibung der Spalteninhalte in den Zeilen

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