Gebuchte Rechnungen dürfen sich bei Änderung eines verwendeten Textbausteins nicht verändern!

Vielen Dank für Ihre wichtige Anmerkung zur Unveränderbarkeit gebuchter Rechnungen. Wir nehmen Ihr Anliegen sehr ernst und möchten Ihnen hierzu gerne eine Einordnung sowie konkrete Empfehlungen geben.

1. Selektiver Einsatz von Textbausteinen
   Wir empfehlen ausdrücklich, Textbausteine sehr selektiv und mit Bedacht einzusetzen. Es ist wichtig, klar zwischen rechtlich rechnungsrelevanten Informationen (sofern sie als Textbaustein eingerichtet sind) und rein informativen Inhalten (z. B. Hinweise auf Betriebsurlaub) zu unterscheiden.
   Rechtlich relevante Informationen sollten in separaten, Textbausteinen hinterlegt werden, welche nicht verändert werden sollten. So stellen Sie sicher, dass diese nach der Buchung der Rechnung nicht mehr verändert werden können, während informative Inhalte weiterhin flexibel bleiben.
   Dies gilt ebenso für Zahlungsbedingungen. Die Beschreibung der Zahlungsbedingung sollte nicht geändert werden, sofern sie nicht mehr verwendet werden, kann der Code entsprechend markiert werden.

2. Archivierung von Rechnungen
   Eine automatische Archivierung der Rechnungen bieten wir nicht direkt im Standard an. Wir empfehlen Ihnen, für die revisionssichere Ablage unsere bewährten Partnerlösungen JobRouter oder DocuWare über die in Finance bereitgestellten Archivierungsfunktionen zu nutzen. Alternativ können Sie natürlich auch einen eigenen, individuell organisierten Archivierungsprozess etablieren. Wichtig ist, dass die Original-PDF der gebuchten Rechnung abgelegt und für etwaige Prüfungen jederzeit unverändert abrufbar ist.
   Für einen erneuten Rechnungsversand sollte ausschließlich dieses archivierte Dokument verwendet werden. Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass ein erneuter Druck einer Rechnung direkt aus der Software nur in Ausnahmefällen erfolgen sollte und Rechnungskopien vorzugsweise auf dem oben beschriebenen Weg erzeugt werden sollten.

3. Revisionssicherheit und GoBD-Konformität
   Unsere Lösung ist durch REVIDATA zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der GoBD. Dort, wo technische Maßnahmen zur Unveränderbarkeit – etwa durch nachträgliche Änderungen an Stammdaten – theoretisch umgangen werden könnten, greift unsere systemseitige Änderungsprotokollierung. Diese kann für alle relevanten Tabellen aktiviert werden und stellt sicher, dass jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert ist.

Wir nehmen Ihren Vorschlag weiterhin sehr ernst und werden weitere technisch Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Prozesssicherheit prüfen.
Wir werden Sie zu gegebener Zeit in diesem Post informieren.

Mit WI 28852 der Andruck der Debitoradresse auf die 'Verk. an' geändert (Report 5143988), ab Version 2025.1.3.