Archivsystem für "interne" Buchungsbelege/Nachweise
Hallo zusammen,
bei anderen Anbietern ist es möglich Buchungsnachweise/Berechnungsnachweise an Sachkontenbuchungen (per Drag + Drop) zu heften. Diese Daten landen in einem revisionssicheren Archiv.
Das würde die Arbeit unglaublich erleichtern, da sich so der Abschlussprüfer/das Finanzamt direkt die Daten mit einem "Prüfer-User" aus dem Programm ziehen können.
Das gilt insbesondere für Rückstellungsberechnungen, Rechnungsabgrenzungen, Verzinsungen etc.
Also überall dort, wo kein externer Beleg (bspw. Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung) erzeugt wird, ist es nicht möglich eine Buchungsgrundlage im System zu hinterlegen.
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Comments2
Sebastian Loff_Depenbrock
Jul 18, 2024
Danke für den Hinweis. Aber nein, meistens werden diese "Abschlussbuchungen" über das virtuelle Buchungsblatt erzeugt. Anschließend vom virtuellen Buchungsblatt ins Fibu-Buchungsblatt übergeben und dort dann "produktiv" gebucht. Mir ist bewusst, dass man von Docuware "verlinken" kann. Das ist aber ein sehr hoher manueller Aufwand. Eine komfortable "Drag + Drop" - Lösung ist das jedenfalls nicht.
Insbesondere ist problematisch, dass auf Docuware möglichweise ein riesiger Personenkreis Zugriff hat. Insbesondere Personalrückstellungen sind sehr sensibel. Solche ins "globale" Docuware Archiv zu legen wäre also nicht zulässig.
Ich habe jedenfalls früher über 10 Jahre mit SAP gearbeitet. Dort gab es eine Drag und Drop Lösung in jedem Buchungsbeleg. Folglich haben unsere Abschlussprüfer sowie die Finanzämter einfach einen SAP Prüferzugang erhalten. Alle Informationen, die sie benötigt haben konnten diese sich selbstständig aus dem System ziehen und wir Buchhalter mussten nicht unzählige Stunden damit verbringen die Prüfer mit Unterlagen zu versorgen. Zudem entfiel auch eine manuelle Dokumentenablage auf Serverlaufwerken, da einfach alles im ERP-System archiviert war.
Max Jakob_Preuss Service GmbH
Jul 18, 2024
Werden diese Buchungen über das Fibu Buchblat erzeugt? Wenn ja, dann kann dort hinter jeder Buchung eine DOK-ID hinterlegt werden. Die DOK ID dient als Schnitsstelle von Nevaris zu DocuWare. In DocuWare kann alles digital archiviert werden.