Appendix: Calculation of the Meal Allowance
In my opinion, having the report data entry staff or HR accounting enter the distance for cost centers is not the right approach. If employees with BBA authorization create cost centers, they should also have authorization to enter the distance. This is simply part of the process of creating a work order.
The fact that, after a cost center is created, information must first be sent back to the report data entry clerks just so they can add the distance later only unnecessarily complicates the process and leads to unnecessary errors.
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Comments1
Michael Heitling Nevaris
Sep 9
Hallo Frau Wirbals,
vielen Dank für Ihre Anregung zur Erweiterung der Standard-Benutzerrechte für die Anlage und Pflege von Entfernungen im Zusammenhang mit Kostenstellen.
Wir verstehen Ihren Hinweis: Wenn Mitarbeitende mit Berechtigung zur Baubetriebsabrechnung Kostenstellen bzw. Aufträge anlegen, erscheint es zunächst naheliegend, die für den Verpflegungszuschuss (Wegezeitentschädigung) relevante Entfernung unmittelbar in diesem Arbeitsschritt mit zu hinterlegen. Dadurch könnten nachgelagerte Abstimmungen mit der Personalbuchhaltung bzw. den Berichtsdatenerfassern reduziert und potenzielle Übertragungsfehler vermieden werden.
Aktuell sehen wir die Pflege der Entfernung jedoch vorrangig als abrechnungsrelevante Einstellung. Die hinterlegten Werte können unmittelbar Einfluss auf die Berechnung und Auszahlung von Verpflegungszuschüssen (Wegezeitentschädigung) in der Entgeltabrechnung haben. Daher ist diese Funktion in den Standard-Benutzerrechten bewusst dem Bereich Entgeltabrechnung zugeordnet und nicht standardmäßig den Berechtigungen für Finanzbuchhaltung oder Baubetriebsabrechnung – auch wenn dort die Kostenstellen angelegt werden.
Der Hintergrund ist, dass eine fachlich nicht abgestimmte Neuanlage oder Änderung von Entfernungen zu unerwarteten bzw. fehlerhaften Abrechnungsergebnissen führen kann. Insbesondere bei Änderungen bestehender Entfernungswerte wäre nicht sichergestellt, dass diese durch die für die Abrechnung verantwortliche Person erkannt und geprüft werden, bevor sie sich auf die Lohnabrechnung auswirken.
Eine generelle Änderung der Standard-Benutzerrechte ist daher derzeit nicht vorgesehen.
Individuelle Lösung
Die gewünschte Berechtigung kann jedoch in Ihrem individuellen Berechtigungskonzept problemlos ergänzt werden. So können berechtigte Mitarbeitende aus der Baubetriebsabrechnung die Entfernungen selbst pflegen, während Sie zugleich über die Vergabe der Rechte steuern, welche Personen diese abrechnungsrelevanten Daten ändern dürfen. Für die Erweiterung bzw. Ergänzung der erforderlichen Rechte in Ihrem System unterstützen Sie bei Bedarf gerne unser Support oder Professional Service.
Der Aufruf erfolgt über die Toolbar im Rollencenter Buchhaltung oder Controlling über die Seite: Berichtsdaten Entfernungen (Page 5003175)
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Weg ermöglicht, den gewünschten Prozess in Ihrem Haus praxistauglich abzubilden.