Allgemein

Es lassen sich zur Zeit X-Rechnungen in den Syntaxen UBL und CII als auch ZUGFeRD-Rechnungen direkt importieren.

Der Import kann in der Rechnungseingangsübersicht unter Vorbereiten und dann "E-Rechnung Import" ausgeführt werden. Die Daten aus der XML werden in den REBU-Kopf bzw. die REBU-Zeilen übernommen.

Einrichtung

Die Einrichtung des Imports wird über die Mandanteninitialisierung der FIBU FIBU Einrichtungen gezogen. Dadurch wird eine Datenaustauschdefinition für jeden Mandanten erstellt. Zudem wird das Feld "E-Rechnung Import Format"  in der globalen Einrichtungstabelle gefüllt. Diese müssen gefüllt sein, damit der Import die richtige Datenaustauschdefinition für die Zuordnung nimmt. Diese Felder sind für den Anwender nicht eingeblendet und nicht editierbar.

Datenaustauschdefinition

Die Datenaustauschdefinition erreicht man über das Rollencenter Einrichtungsverwaltung.

Allgemein

Hier stehen die allgemeinen Einrichtungen zum Import. Hier sollten keine Änderungen vorgenommen werden.

Zeilendefinitionen 

Hier werden jeweils die Spaltendefinitionen zugeordnet, der Datenzeilen-Tag bestimmt und der Namespace verwaltet. Der Namespace verhindert, dass eine falsche Datei eingelesen wird. Die Zeilendefinition für die Rechnungszeilen hat zudem eine Kennung, dass der Header übergeordnet ist.

Spaltendefinition

Die Spaltendefinition spiegelt im wesentlichen die Pfade in der Datei. Daraus werden die Werte ermittelt und erstmal allgemein im System eingelesen. Mit dem Datenformat und der Datenformatierungskultur kann z.B. mitgegeben werden, in welchem Format das Datum importiert werden soll (gilt nur für Datumsfelder und Dezimalfelder).

Achtung: Der Datentyp in der Spaltendefinition sagt nichts darüber aus, dass in der Rechnung das Feld dementsprechend gleich sein muss. Hier steht der Datentyp immer auf "Text", weil die Daten später in einer Zwischentabelle mit dem Datentyp Text eingelesen werden. Das Datenformat bezieht sich somit auf die endgültige Rechnungstabelle entsprechend des Datentyps des Feldes. Das Feld "Kennzeichen mit negativem Zeichen" ist für diesen Import nicht relevant und wird auch nicht unterstützt.

Achtung: Wenn es kein gültigen Pfad gibt, dann kann der Wert auch nicht eingelesen werden.

Feldzuordnung

Über die Zeilendefinition, Verwaltung, Feldzuordnung kommt man zum eigentlichen Mapping der Daten. Diese gibt es einmal für den Header und einmal für die Zeilen. Im Kopf der neu aufgerufenen Seite stehen Grundinformationen, die nicht geändert werden sollten. Das Kennzeichen "Als E-Rechnung Import verwenden" muss gesetzt sein. 

Spaltennr.
Gibt die Spalte der Spaltendefinition mit den Pfaden wieder und bezieht sich auf die Zuordnung der Daten zur Zwischentabelle. 

Feld-ID
Bezieht sich auf die Zuordnung der Daten zur Zwischentabelle. Der Wert muss immer 6 sein.

E-Rechnung Zieltabellen-ID
Gibt die Zieltabellen-ID an. 

E-Rechnung Zielfeld-ID
Gibt das Feld an, in welchem der Wert validiert werden soll.

E-Rechnung Zielfeldbeschreibung
Beschreibung des Feldes aus der Zieltabelle.

E-Rechnung nur überprüfen
Gibt an, ob ein Wert aus der Datei nur überprüft werden soll. Wenn dieses Feld angehakt ist, dann werden nur bestimmte Tabellen in der Zieltabellen-ID akzeptiert. Zur Zeit sind dies Kreditor, Firmendaten und Kreditor Bankkonto. Der Wert aus der Datei wird dann gegen das hinterlegte Zielfeld geprüft.

E-Rechnung Fehlertyp
Gibt an ob ein Fehler oder eine Hinweismeldung angezeigt werden soll, falls das Überprüfen nicht erfolgreich war. 

Optional
Gibt an, ob ein Feld in der Datei vorhanden sein muss. Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, gibt es einen Importfehler, wenn das Feld in der XML nicht vorhanden ist.

Wert überschreiben
Gibt an, dass ein validierter Wert durch den Wert aus der Importdatei überschrieben werden soll.

Priorität
Gibt an, in welcher Reihenfolge die Werte gefüllt und dementsprechend validiert werden sollen. Die Zeile mit der höchsten Priorität wird zuerst gefüllt.

Importverhalten

Das hier Beschriebene bezieht sich auf die standardmäßig ausgelieferten Datenaustauschdefinitionen. Wurden dort Änderungen vorgenommen, kann das Verhalten beim Import evtl. abweichen.

Allgemeines

Die Felder werden tabellenseitig validiert. Wenn die Rechnungseingangsseite eine Besonderheit bei der Validierung aufweist, wird diese nicht mit beachtet. 

Rechnungseingangsbuchkopf

Ermittlung des Kreditoren

Der Kreditor wird mit der USt-IdNr. aus dem Import ermittelt. Das bedeutet, dass die USt-IdNr. immer in der Import Datei vorhanden sein muss. Konnte kein Kreditor mit der USt-IdNr. gefunden werden, wird eine Abfrage geöffnet, ob man einen Kreditor anlegen möchte. Beim Bestätigen mit "Ja" wird die Kreditorenübersicht aufgerufen. Der Import wird abgebrochen, wenn man zuerst einen Kreditor anlegen möchte. 

Ermittlung der Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird automatisch aus der hinterlegten Nummernserie gezogen.

Prüfung der externen Belegnummer

Die Prüfung auf die externe Belegnummer richtet sich nach der in der Kreditoren Einkauf Einrichtung MAWI Kreditoren Einkauf Einrichtung unter dem Punkt ext. Belegnr. eindeutig gewählten Einrichtung. Ist diese auf Ja mit Fehler gestellt, wird der Import abgebrochen, falls eine Rechnung bereits importiert wurde. 

Ermittlung des Bankkontos

Nachdem der Kopf und die Zeilen importiert wurden, startet die Überprüfung der Felder in anderen Tabellen. Hier gibt es eine Besonderheit. Sobald eine Zeile mit einem Feld aus dem Kreditor Bankkonto überprüft werden soll, wird automatisch mit der IBAN aus der Datei die passende Bankverbindung ermittelt und im Kopf validiert. Das bedeutet, dass die Datei sobald die Überprüfung gewollt ist, eine IBAN besitzen muss, ansonsten kommt eine Fehlermeldung.

Währungscode

Der Währungscode wird grundsätzlich aus der Datei übernommen. Es wird allerdings geprüft, ob es sich dabei um die Mandantenwährung handelt. Ist dies der Fall, wird der Währungscode im REBU-Kopf = blank gesetzt

Rechnungseingangsbuchzeilen

Sobald in der Import-Datei Zeilen vorhanden sind, kommt eine Abfrage, ob die Zeilen wirklich importieren werden sollen, da eine automatische Zuordnung zu Einkauflieferungszeilen noch nicht unterstützt wird. 

Ermittlung der Artikel

Durch die Kred.-Artikelnr. wird der Artikel ermittelt und in den Zeilen validiert.

Ermittlung der Mengeneinheiten

Zur Ermittlung der Mengeneinheiten wird zunächst mit der Einheit aus der Datei in den Mengeneinheiten gesucht. Gibt es hier keinen Treffer, wird als nächstes im Feld Mengeneinheit eRechnung in den Mengeneinheiten gesucht. Es wird jeweils der erste Treffer ermittelt. Sollte es keinen Treffer geben, wird die Mengeneinheit aus der Datei übernommen und es erscheint eine Hinweismeldung beim Import. Die ggf. aus Listenpreisen oder dem Artikelstamm ermittelte Einheit wird in jedem Fall überschrieben. (siehe Import von digitalen Rechnungen#Wert überschreiben)

Zuordnung von Lieferzeilen

Ab der Version 2024.2.x wird beim Import versucht, passende Lieferzeilen den Rechnungszeilen zuzuordnen. 

In den gebuchten Einkaufslieferungen wird wie folgt gesucht:

• Zahlung an Kreditor

• Bei Zeile mit Artikelnr: Artikelnr.

• Bei Sachkontenzeile: Nr.

• Kred. Artikel Nr. optional

• Lagerort optional

• Lagerfach optional

• Bestellnr. aus REBU-Kopf optional

• Lief. nicht fakt. Menge <> 0

• Zahlung gesperrt = false

• Menge: Es wird mit der Menge der REBU-Zeile gesucht. Gibt es keinen exakten Treffer, erfolgt keine Zuordnung