Übergabe an Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung (Übergabe – Grundlagen)

Übergabeprotokoll und Differenzen

Differenzen im Übergabeprotokoll

Differenzen bei Übergabe an die Fibu

Wenn das Übergabeprotokoll an die Fibu Differenzen ausweist, dann kann dies folgende Ursachen haben. Aufruf des Protokolls:

Nach der Abrechnung, Buchhaltung, Übergabe an die FIBU

Übergabe an die Fibu, Zusammenfassung mit Fehlerkennzeichnung

Wenn die Übergabe an die Fibu ausgeführt wird, wird nun eine Zusammenfassung am Ende des Berichtes ausgegeben. In dieser Zusammenfassung wird die Zeile der jeweiligen Berichte <abstimmung soll="" haben=""> mit dem Soll- und Haben-Betrag ausgegeben und eine Kennzeichnung ob noch Fehler bestehen. Sofern eine Differenz zwischen Soll und Haben besteht oder andere Buchungsfehler, die die Übergabe verhindern, wird dies mit einem Sternchen <> in der Zusammenfassung gekennzeichnet, wie schon bei anderen fehlerhaften Buchungszeilen auch.Wenn keine Differenz zwischen Soll und Haben besteht, aber noch fehlerhafte Buchungszeilen vorliegen und deshalb der Bericht nicht übergeben werden kann, wird dies in der Zusammenfassung auch mit einem Sternchen <> gekennzeichnet.

Die Kennzeichnung mit einem Sternchen <*> wird nun auch in den jeweiligen Berichten vorgenommen, wenn ausschließlich eine Differenz zwischen Soll und Haben besteht. Danach kann gesucht werden.

Nach der Abrechnung, Buchhaltung, Übergabe an die FIBU

Mögliche Ursachen

• AG-Anteile wurden mit einer Kontierungshilfe kontiert, die nur ein Sachkonto und nicht, wie richtig, sowohl ein Sachkonto "Soll" als auch ein Sachkonto "Haben" hat.
• Es sind Lohnarten mit "Übergabe an Fibu" gekennzeichnet, die nicht an die Fibu gehen sollen.
• Es sind Lohnarten nicht mit "Übergabe an Fibu" gekennzeichnet, die aber an die Fibu gehen sollen.
• Es liegt Gehaltsverteilung vor und die Berichtslohnarten sind nicht richtig definiert.
• Es liegt Gehaltsverteilung vor und es wurden automatische Lohnarten der Gehaltsverteilung, also Lohnarten mit den Funktionen 1460, 1461, 1462, 1463 (Mehr- und Minderstunden) berichtet.
• Lohnarten für Sonn- und Feiertags-Zuschläge wurden zuviel an die Fibu übergeben.
• Der Rückrechnungs-Übertrag konnte nicht richtig übertragen werden.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Kontierung AG-Anteile und

/Stammdaten/Lohnarten, Register Fibu/BBA und Register Steuerung.

Webclient:

Anzeigen zum Vergleich

Um die Abrechnungsdaten und die an die Fibu gehenden Daten zu vergleichen, folgende beiden Anzeigen heranziehen:

Baulohn, Abrechnung, Monat, Zeile Abrechnungslauf, Button Ergebnis, noch einmal Button Ergebnis, Lohnkonto Kostenstelle: "Lohnkonto KSt Übersicht", das ist die Übergabe an die Fibu und gleicher Aufruf, aber stattdessen Lohnkonto Lohnart: "Lohnkonto Lohnart Übersicht", das sind die abgerechneten Lohnarten.

AG-Anteile

In der "Lohnkonto KSt Übersicht" die Spalte "Sachkonto Gegenbuchung" einblenden, wenn noch nicht vorhanden. Alle AG-Anteile müssen hier ein Sachkonto Gegenbuchung eingetragen haben. Die Ausnahme von dieser Regel sind die Lohnarten für die AG-Zuschüsse zur freiwilligen und privaten SV, diese haben nur ein Sachkonto.

Lohnarten vergleichen, 1.Schritt

In der "Lohnkonto KSt Übersicht" die Zeile mit "Auszahlung" in der Spalte Lohnart suchen. Dann alle Lohnarten filtern, die keine AG-Anteile sind. Diese sind in der Spalte Lohnart am Text erkennbar. Übrig bleiben die Lohnarten und die AN-Anteile. Die Spalte "Summe" davon gegen die Auszahlung gegenrechnen, z.B. nach Excel ausgeben und dort Summen gebildet werden.

Lohnarten vergleichen, 2.Schritt

Wenn die Summen nicht gleich sind, die "Lohnkonto Lohnart Übersicht" zu Hilfe ziehen. Hier überprüfen: sind Lohnarten enthalten, die in der "Lohnkonto KSt Übersicht" nicht enthalten sind? Die Lohnarten überprüfen, ob sie in die Fibu einfließen müssen.

Lohnarten für SFN

Von den jeweils 3 Lohnarten: SFN-Zuschlag Tarif, SFN-Zuschlag Steuer, SFN-Zuschlag steuerfrei darf nur eine an die Fibu übergeben werden. Wir empfehlen, die SFN-Zuschlag-Tarif-Lohnart an die Fibu zu übergeben. Die anderen beiden Lohnarten dürfen dann im Lohnartenstamm im Register Fibu/BBA keinen Eintrag in Soll/Haben und Übergabe an Fibu haben.

Gehaltsverteilung, Übersichten

Bei Gehaltsverteilung sind in den beiden genannten Übersichten die Beträge genau gegensätzlich: The "Lohnkonto Lohnart Übersicht" zeigt Beträge bei den Gehaltslohnarten und bei den Mehrarbeits-Lohnarten (Grundstunde, Zuschlag).

Gehaltsverteilung, Lohnarten mit Funktionen

Auch für Rückrechnungen bei Personalnummern mit Gehaltsverteilung nicht die Lohnarten mit den Funktionen 1460, 1461, 1462, 1463 (Mehr- und Minderstunden) berichten. Diese Lohnarten werden automatisch gebildet.

Gehaltsverteilung, Berichtslohnarten

In der Lohnarten-Karte werden die Berichtslohnarten für die Gehaltsverteilung in "Gehaltsverteilung nach..." definiert.

Berichtslohnarten für die Gehaltsverteilung sind Zeitlohn und andere Stundenlohnarten, die anstelle Zeitlohn berichtet werden und selbst keine Bewertung auf der Abrechnung haben. Sie sind mit KSt berichtet. Auf diese KSt werden die Betragslohnarten der Abrechnung verteilt.

Dabei ist dieses zu beachten:

/Stammdaten/Lohnarten, Register Steuerung, "Gehaltsverteilung nach..." und Register Fibu/BBA.

Webclient:

Rückrechnungs-Übertrag

In der "Lohnkonto KSt Übersicht" die Lohnart "Vortrag aus RR" (Lohnartfunktion 9941) überprüfen. Sie muss, wenn Rückrechnung, mit Betrag und Sachkonto vorhanden sein. In der gleichen Anzeige, wenn sie aus der Zeile "Rückrechnung ausführen" aufgerufen wird, muss die entsprechende Lohnart "Übertrag in lfd. Abrechnung" (Lohnartfunktion 9940) mit Betrag und Sachkonto vorhanden sein.

Änderung der Kontierung

In der "Lohnkonto KSt Übersicht" kann der Cursor in die zu ändernde Zeile gesetzt werden, dann Funktionstaste 2 drücken. Betrag und die Kontierung können auf diese Weise geändert werden. Nach der Änderung unten rechts auf die Differenz-Anzeige achten. Dies ist die Differenz, die auch im Fibu-Übergabeprotokoll ausgewiesen wird.

Aufruf der Neu-Kontierung

Wenn Lohnarten geändert werden mussten, kann auch die Kontierung neu ausgeführt werden, ohne dass die Abrechnung selbst neu ausgeführt werden muss.

/Abrechnung/Abrechnungen, Monat, Kontierung für Fibu/BBA ausführen.

Webclient:

Hinweise zur Neu-Kontierung

Wenn z.B. im Personalstamm bei der Abrechnung die Stammkostenstelle nicht eingetragen war, dann diese nachtragen. Und ebenso in der Historie des Personalstamms für den Monat die Stammkostenstelle ebenfalls nachtragen (Personalstamm, Button Historie, Zuordnung). Gleiches gilt, wenn die Kostenstelle im Personalstamm bei den Bezügen bei der Lohnart selbst eingetragen wurde; dann ebenfalls die Historie ändern (Personalstamm, Button Historie, Lohnarten).

Bei Lohnarten gilt die Kontierung, wie aktuell eingetragen. Bei Änderungen der Kontierung muss also die Historie der Lohnart nicht geändert werden.

Verbindlichkeiten und Lohnsteuer-Anmeldung (Abgleich)

Vergleich Verbindlichkeiten und Lohnsteuer-Anmeldung

Verbindlichkeiten und LSt-Anmeldung

Die Verbindlichkeiten, die an die Fibu übergeben werden, sind gesondert ermittelt. Diese Werte können angezeigt werden über Abrechnung, Ausführen, Abrechnungslauf (bzw. Rückrechnung ausführen) Ergebnis-Button und in der folgenden Anzeige Ergebnis-Button und "Lohnkonto Kostenstelle" ausführen. Die LSt-Anmeldung andererseits basiert auf den Werten, die, wie beschrieben, aber dann über die Untermenüpunkte "Lohnkonto Lohnart" und "Lohnkonto AG-Anteile" angezeigt werden.

Es kann nützlich sein, diese Werte gegenüberzustellen. Hierzu folgendes Beispiel: Personalliste dafür definieren

Personalliste, Definition

Personalverwaltung, Personalliste, Button Definition. Einen Namen frei wählen und Definitionen für Spalten erstellen, hier aus der Tabelle Lohnkonto Lohnart und AG-Anteile.

Hier in der Reihenfolge aufgeführt: Spaltenüberschrift, Lohnartenfilter, Tabelle

• Lohnsteuer, LOHNSTEUER, Lohnkonto Lohnart
• Soli, SOLDZ, Lohnkonto Lohnart
• Kirchensteuer, KIRCHENSTEUER, Lohnkonto Lohnart
• Pauschalsteuer, PS10:VERPFLEG..PS9:ERHOL.BEIH, Lohnkonto AG-Anteile
• Pauschalsteuer DirektVers, 465|466|467, Lohnkonto Lohnart
• LSt-JahresAusgleich, 9190|9290|9390, Lohnkonto Lohnart

Personalliste ausgeben

Diese Definition bei der Ausgabe einer Personalliste, z.B. von "Standard", im Optionen-Register auswählen.

Vergleichswerte

Personalverwaltung, Personalliste, Button Definition. Einen anderen Namen wählen und Definitionen für Spalten erstellen, hier aus der Tabelle Lohnkonto Kostenstelle.

Hier in der Reihenfolge aufgeführt: Spaltenüberschrift, Lohnartenfilter, Tabelle

• Lohnsteuer, LOHNSTEUER, Lohnkonto Kostenstelle
• Soli, SOLDZ, Lohnkonto Kostenstelle
• Kirchensteuer, KIRCHENSTEUER, Lohnkonto Kostenstelle
• Pauschalsteuer, PS10:VERPFLEG..PS9:ERHOL.BEIH, Lohnkonto Kostenstelle
• Pauschalsteuer DirektVers, 465|466|467, Lohnkonto Kostenstelle
• LSt-JahresAusgleich, 9190|9290|9390, Lohnkonto Kostenstelle.

Abrechnungsmonat

Wenn aber die Werte pro Abrechnungsmonat ermittelt werden sollen? Dann die Anzeigen der Werte aufrufen, wie oben beschrieben, und so vorgehen:

Jeweils den Filter ändern. Nur den Abrechnungsmonat filtern. Und zusätzlich:

• Bei Lohnkonto Lohnart:

Den genannten Filter setzen. Mit Ausnahme der Pauschalsteuer- und LStJahresausgleichs-Lohnarten: bei diesen den Filter auf das Feld "Lohnart" setzen.

• Bei Lohnkonto AG-Anteile:

Den genannten Filter setzen.

• Bei Lohnkonto Kostenstelle:

Den genannten Filter setzen.

Die so angezeigten Daten können nach Excel ausgegeben werden.

Buchungstext (Definitionen und Steuerung)

Buchungstext

Welcher Buchungstext an die Finanzbuchhaltung übergeben wird, hängt davon ab, wie kumuliert wird. Das wird in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Übergabe an Fibu, festgelegt. Zunächst werden allgemeine Texte genommen:

• Ein fester Text: "Bruttolohn" bei Bruttolohnarten, "Nettolohn" bei Nettolohnarten, "Netto-Abzug" bei Nettolohnarten, die Abzugslohnarten sind.
• Oder die Bezeichnung des Sachkontos, etwa bei AG-Anteilen.

Wenn aber mit Lohnart übergeben wird, (zum Beispiel "Übergabe an Fibu: ohne Personalnummer"),

• dann wird die Bezeichnung der Lohnart Teil des Buchungstextes.
• Bei AG-Anteilen wird eine Kurzform benutzt, etwa "AG-ANT-KV".

Werden Verbindlichkeiten an die Krankenkassen mit Kreditor gebucht,

• dann wird der Kreditorname Teil der Bezeichnung.

Bei Lohnarten mit der Kennung "Übergabe unverdichtet" wird die Personalnummer dem Buchungstext vorangestellt (Lohnart, Register Fibu/BBA), dazu kommt die Nummer der Lohnart.

Wenn in der Einrichtung vorgegeben, dann stattdessen der Personalname (Einrichtung, Übergabe Fibu Personalname).

Daten an die Fibu, weiter verdichten, Buchungstext

Wenn die Abrechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben werden und zwar, wenn sie ohne Personalnummer, ohne Lohnart verdichtet werden, dann kann die Anzahl der Posten noch vermindert werden, indem die Bezeichnung des Sachkontos als Buchungstext genommen wird.

Statt "Verbindlichkeiten SV-Beiträge" und "Netto-Abzug" ergibt sich dann nur noch: Verbindlichkeiten SV-Beiträge. Das gilt nicht für Lohnarten, die laut Lohnartenkarte unverdichtet bleiben.

Mit der Auswahl "Bezeichnung aus Sachkonto" vermindert sich die Anzahl der Posten.

/Nach der Abrechnung/Übergabe an die Fibu, <dtafibu bereitstellen="" für="" fibu="">: Bezeichnung aus Sachkonto.

Webclient:

Personalname in Buchungen

Personalname

Übergabe an Fibu, BBA, Personalname

Für die Übergabe an die Fibu und an die BBA kann bestimmt werden, dass der Personalname nicht im Buchungstext mit übergeben wird. Also auch nicht bei den Lohnarten, die im Stamm mit "Übergabe unverdichtet" (VWL, Abschlag) gekennzeichnet sind.

Stattdessen werden die Personalnummer und die Lohnart in den Buchungstext übernommen.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA.

Webclient:

Niederlassung an Fibu

Niederlassung an Fibu

Niederlassung, Übergabe an Fibu

Wenn in der Finanzbuchhaltung Auswertungen pro Niederlassung erstellt werden, dann ist es erforderlich, die vom Baulohn an die Fibu übergebenen Belege mit Niederlassung zu kennzeichnen.

Dieses ist grundsätzlich die Niederlassung der Personalnummer.

Um die Kennzeichnung aller Teilbuchungen der Baulohn-Belege mit NL zu erreichen, in der Baulohn-Einrichtung die Einrichtung treffen:

• Niederlassung an Fibu: "NL in Fibu-Beleg schreiben". Dann wird ein Baulohn-Beleg pro NL erstellt und die NL wird in jeder Teilbuchung des Belegs vermerkt.
• Die andere mögliche Einrichtung "ein Beleg pro NL erstellen" bedeutet, dass zwar ebenfalls ein Baulohn-Beleg pro NL erstellt wird, aber die NL selbst nicht im Beleg vermerkt wird.

Wenn Lohnarten mit KSt an die Fibu übergeben werden und die NL der KSt entspricht nicht der NL der Personalnummer, dann wird dies im Übergabe-Protokoll bei der Übersicht nach Sachkonten in der Spalte "Buchungstext" vermerkt.

In diesem Fall sollte durch eine KSt pro NL bei der Kontierungshilfe der Lohnart von vorneherein mit einer KSt kontiert werden, deren Niederlassung die gleiche wie die der Personalnummer ist (Baulohn, Stammdaten, Kontierungshilfen Baulohn, Button Kontierungshilfe, Untermenüpunkt Niederlassung).

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA.

Webclient:

Übergabe an Fibu, an BBA, Filter auf Niederlassung

Wenn die Daten, die abgerechnet wurden, an die Fibu oder an die BBA übergeben werden und wenn dabei die Niederlassung gefiltert wird, dann wird geprüft, ob für eine Niederlassung im Filter die Übergabe für den Monat bereits ausgeführt wurde.

Wenn schon bereitgestellt und wenn an die Fibu, dann wird ein Fehler ausgegeben.

Wenn schon bereitgestellt und wenn an die Baubetriebsabrechnung, dann wird ein Hinweis ausgegeben, im Falle der BBA aber nicht, wenn die Verarbeitung in der Zeitsteuerung oder in der Aufgabenwarteschlange ausgeführt wird.

Beispiel: erste Übergabe mit Niederlassung 205*, zweite mit der Niederlassung 2051. Dazu wird geprüft, wie die Filter auf Abrechnungskreis gesetzt waren. Das Protokoll dazu kann beim Aufruf der Übergabe über einen Link angezeigt werden.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Buchhaltung, <dtabba, dtafibu="">.

Webclient:

Pro Niederlassung, wie wird verdichtet

Die Übergaben der Abrechnungsdaten des Baulohns an die Baubetriebsabrechnung und an die Finanzbuchhaltung werden pro Niederlassung ausgeführt.

Dies, wenn der Baulohn in einem eigenen Mandanten ist und die Daten also in andere Mandanten der Buchhaltung gelangen.

Wenn zum Beispiel die Niederlassungen 1501, 1502, 1503 zum Mandanten 15 gehören, dann wird die Übergabe in drei Schritten ausgeführt, für 1501, dann für 1502 und für 1503.

Wenn etwa in der Einrichtung "ohne Pers. ohne Lohnart" als Verdichtung ausgewählt wird, dann wird pro Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle verdichtet (abgesehen von Lohnarten, die laut Lohnartenkarte unverdichtet übergeben werden), allerdings je einmal pro Niederlassung. An die Fibu gelangen im Beispiel drei Soll- und Haben-Sätze zum Beispiel für Verbindlichkeiten an die Sozialversicherungsträger.