Dokumentation & Archivierung

Personalakte und DocuWare-Integration

Personalakte, DocuWare-Archiv

Wenn das DocuWare-Archiv benutzt wird, können Dokumente zum Mitarbeiter beim Personalstamm hinterlegt, mit Kennungen versehen und angezeigt werden.

Dazu die Dokumente, die bereits ins Archiv gebracht wurden, in der Personalakte mit ihrer ID eintragen.

Die Dokumentarten zu den Dokumenten können selbst angelegt werden. Diese Angaben werden bei der Verschlagwortung in das DocuWare-Archiv übernommen. Die Dokumente können aus der Übersicht der Personalakte pro Personalnummer angezeigt werden.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Personalakte.

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Vorbereiten: Personalakte.

Berichtsdaten, Dokument-ID suchen

Wenn DocuWare als Archiv benutzt wird und wenn pro Mitarbeiter mehrere Berichte im Monat unter der gleichen Dokument-ID archiviert werden, dann kann eingerichtet werden, dass diese Dokument-ID des Monats in den Berichtsdaten gesucht wird.

Wenn dann im Monat bereits eine Dokument-ID für die Personalnummer berichtet wurde, dann wird sie automatisch für die weiteren Berichtsdaten der Personalnummer im Monat vorgeschlagen.

Hierzu kann eine Einrichtung gesetzt werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen" und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Erfassung Woche.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen" und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Ausführen: Erfassung Woche.

Berichtsdaten, Dokument-ID prüfen

Wenn die Dokument-ID bei Berichtsdaten eingegeben wird, dann wird geprüft, ob die ID genau 10 Ziffern enthält; wenn nicht, wird ein Fehler ausgegeben.

Dies kann in der Baulohn-Einrichtung so vorgegeben werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Prüfen: Dokument-ID suchen, prüfen: Ziffern prüfen und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen": Ziffern prüfen und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten

Berichtsdaten – Dokument-ID Suche

Berichtsdaten – Dokument-ID Prüfung

Ausstattungen und Kennzeichnungen

Qualifikationen von Mitarbeiter können im Personalstamm erfasst werden.

/Stammdaten/Qualifikationen.

Webclient:

Qualifikationen gliedern

Die Qualifikationen, die danach bei einzelnen Personalnummern eingetragen werden, können erfasst werden, indem in der Spalte "Qualifikation" die Übersicht aufgerufen wird. Hier werden die Stammdaten angelegt.

Die Qualifikationen sollen so erfasst werden, dass sie diejenigen Begriffe sind, nach denen später gesucht wird. Also nicht die Schule, den Kurs oder die Prüfung nennen, die absolviert wurde, sondern die Kenntnisse, die erworben wurden und benötigt werden. Details können später im Feld "Beschreibung" pro Personalnummer eingegeben werden.

Qualifikationen eingeben

Für die Personalnummer also die so angelegte Qualifikation eintragen, wenn sie zutrifft. Eine nähere Erläuterung kann im Feld Beschreibung eingetragen werden. Hierbei empfehlen wir, die Qualifikation selbst zu wiederholen und eine kurze Anmerkung dazu einzutragen, wenn nötig. Die Datumsfelder müssen nicht eingetragen werden. Das von-Datum kann nützlich sein, wenn hier auch schon Fähigkeiten eingetragen werden, die erst erworben werden und also in Zukunft zur Verfügung stehen. Dann den Prüfungstag oder ähnliches als von-Datum eintragen.

Das Ablaufdatum sagt, wann die bescheinigte Qualifikation nicht mehr gültig sein wird.

Einige weitere Felder wie die Institution der Ausbildung oder der Ausbildungsgrad können eingegeben werden. Für den Eintrag von Qualifikationen ist die Berechtigung zum Ändern der Daten der Personalnummer erforderlich.

Qualifikationen suchen

In der Übersicht der Qualifikationen kann die Personalnummer gewechselt werden, es kann die Personalnummer nach Name, oder auch nach Vorname, gesucht werden, es kann die Qualifikation vorgegeben und so bei allen Personalnummern gesucht werden.

In der Übersicht können auch neue Einträge zu Qualifikationen erstellt werden.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten.

Webclient:

Qualifikationen, Beschäftigung als

In der Übersicht der Qualifikationen kann eine Spalte "Beschäftigung als" eingeblendet werden, das ist die Berufsbezeichnung wie im Personalstamm im Register SV eingetragen.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, dort ist die Spalte einblendbar.

Webclient:

Qualifikationen, Auswerten

Druck

Die Eingaben können gedruckt werden. Dabei kann auf die Qualifikation und auf die Personalnummer, den Abrechnungskreis, die Niederlassung gefiltert werden.

Anzeige

In einer Matrix-Anzeige werden links alle Personalnummern angezeigt, für die man berechtigt ist. Rechts werden die Qualifikationen angezeigt. Bei den Personalnummern, bei denen die entsprechende Qualifikation eingetragen ist, wird "Ja" angezeigt. Hierauf kann die Übersicht aufgerufen werden, die den Detail-Eintrag zeigt.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Drucken und Qualifikation Matrix.

Webclient:

Personalqualifikationen, nach Excel

Aus der Übersicht der Personalqualifikationen können die Daten nach Excel ausgegeben werden. Die Personalnummern werden als Zeilen, die Qualifikationen als Spalten ausgegeben; wahlweise auch umgekehrt. Die aktuellen Filter der Übersicht werden vorgeschlagen. Ein längerer Text zur Personalnummer, ähnlich wie in der Übersicht, kann ausgewählt werden. Für die Qualifikation wird X für qualifiziert oder A für abgelaufen oder nichts ausgegeben; wahlweise auch der Text, wie er bei der Personalnummer eingetragen wurde.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Ausgabe.

Webclient:

Personalqualifikationen, Matrix, Ausgabe

Wenn aus der Übersicht der Qualifikationen die Matrix angezeigt wird, links die Personalnummern, rechts die Qualifikationen, dann kann der Personalstamm dazu gefiltert werden. Hierzu über die Aktion "Personal filtern" die Filter eingeben. Bei der Ausgabe der Qualifikationen nach Excel kann ausgewählt werden: "Spaltenüberschrift mit Bezeichnung"; dann enthalten die Spaltenüberschriften der ersten Zeile nicht nur das Kürzel der Qualifikation, sondern auch die Bezeichnung dazu.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Qualifikation Matrix, Personal filtern und

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten, Ausgabe, Spaltenüberschrift mit Bezeichnung.

Webclient:

Personalqualifikationen, Personalliste

Bei der Personalliste können die Qualifikationen in einer Spalte ausgegeben werden. Bei einer Definition zur Personalliste dieses auswählen:

• Tabelle: Personal,
• Wert: Ermittlung,
• Tabelle aus Personalstamm: Qualifikation,
• Feld aus Personalstamm: Qualifikation oder Beschreibung.

Zusätzlich können Spalten definiert werden mit:

• Qualifikation 2.Teil,
• Qualifikation 3.Teil, damit insgesamt mehr Qualifikationen ausgegeben werden können.

/Berichte/Personallisten, Definition und Ausgabe.

Webclient:

Weiteres zu Qualifikationen

Gruppe zur Qualifikation

Beim Stammdatum der Qualifikation kann eine Gruppe eingetragen werden. Das sind Gruppen, die für den Bereich der Qualifikationen angelegt werden können. Bei einem besonderen Bericht: dem Mitarbeiterausweis mit der (Report 5143304) werden die Qualifikationen nach Gruppe sortiert und sozusagen als Überschrift ausgegeben, z.B. "Unterweisungen:", "Lehrgänge und Fortbildungen:", bevor die Qualifikationen des Arbeitnehmers kommen, und auch wenn keine zur Gruppe vorhanden sind.

Einfügen aus Excel

Wenn Einträge zu Qualifikationen aus einem Excel-Dokument eingefügt werden sollen, dann empfehlen wir, zunächst ein Muster in Excel zu erstellen, indem eine aktuelle Anzeige nach Excel ausgegeben wird.

Wenn dann dieses Muster tatsächlich Daten enthält, die mit Strg-C in Excel und Strg-Shift-V in die Übersicht des Qualifikationen eingefügt werden sollen, dann ist es am besten, zunächst die Übersicht so zu filtern, dass sie leer ist. Dann einfügen.

Merkmale pro Kostenstelle

Wenn eine Ausstattung nicht für den einzelnen Arbeitnehmer ist, sondern für eine Gruppe von Arbeitnehmern, die außerdem die gleiche Kostenstelle haben, dann können bei den Qualifikationen, Ausstattungen und Merkmalen die Merkmale pro Kostenstelle aufgerufen werden. Dort können Einträge pro Kostenstelle erstellt werden.

/Stammdaten/Qualifikationen, Merkmale pro KSt.

Webclient:

Qualifikation, kopieren

Wenn eine Qualifikation für eine Personalnummer erfasst wurde, dann kann sie für weitere Personalnummern kopiert werden. Dazu kann der Personalstamm gefiltert werden. Dabei wird nicht weiter geprüft, ob ein solcher Eintrag für die Personalnummern, für die kopiert wird, bereits vorhanden ist; es wird kopiert, was aktuell eingegeben wurde.

/Stammdaten/Qualifikationen, Bearbeiten und

dort auf eine Zeile: Kopieren.

Webclient:

Führerscheine

Qualifikationen, Führerscheine

In der Personal-Karte kann bei den Daten zum Führerschein eine weitere Eingabe aufgerufen werden; dann wird die Übersicht der Qualifikationen angezeigt, die zur Erfassung von Führerscheindaten vorbereitet ist.

Bei den Qualifikationen gibt es ein Feld "Bedeutung". Nötig ist es, Qualifikationsschlüssel mit der Bedeutung "Führerschein" zu erstellen. Sind solche nicht vorhanden, wird angeboten, diese automatisch zu erstellen. Es werden Qualifikationsschlüssel mit dem Namen FklasseA, FklasseB bis D und L, M , T angelegt.

Die Übersicht der Qualifikationen des Arbeitnehmers enthält dann die Führerschein-Einträge. Wenn der Arbeitnehmer den Führerschein nicht besitzt, dann die Zeile löschen oder keine Beschreibung eintragen. Wenn er die Fahrerlaubnis hat, dann eine Beschreibung eintragen. Dieser Text kann z.B. einfach Ja sein oder auch Details zum Führerschein nennen.

/Stammdaten/Personalstamm, Führerschein, zu Führerscheinklasse.

Webclient:

Qualifikationen, Führerscheine, in Personallisten

Um Führerschein-Einträge in Personallisten auszugeben, eine Personallisten-Definition so erstellen:

• Tabelle: Personal.
• Wert: Ermittlung.
• Tabelle aus Personalstamm: Qualifikation.
• Feld aus Personalstamm: Beschreibung. "Filter auf Qualifikation, Ausstattung, Merkmal": den Qualifikationsschlüssel eingeben, z.B. FklasseA.

Für jede der vorhandenen und möglichen Führerschein-Qualifikationen eine solche Spalten-Definition anlegen. In der Spaltenüberschrift die Führerscheinklasse eintragen, die ausgewertet wird. Bei der Ausgabe der Personalliste enthält jede dieser Spalten den Text laut Qualifikation.

/Berichte/Personallisten, Definition und Ausgabe.

Webclient:

Dateiverwaltung (FileService)

Bitte beachten Sie: Dateibehandlung - Hilfe für NEVARIS Finance - Confluence

File Service, Besonderheit für die Personalbuchhaltung (Baulohn), wenn der File Service eingerichtet wurde

Wenn der File Service eingerichtet wurde, müssen alle untergeordneten Pfade, also pem\recv und pem\recv\axx\dat ebenfalls vorhanden sein. Das ist notwendig!

Für die Personalsachbearbeitung ist es zusätzlich notwendig, folgende Verzeichnisse pro Mandant einmal zu entfernen und einmal die Ausführung ohne Verzeichnisse ausführen:

• Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, SV-Rückmeldungen (dort die beiden Verzeichnisse auf "leer" setzen) und Senden an (nicht nur Vorschau), anschließend den Menüpunkt erneut aufrufen. Die Verzeichnisse werden automatisch korrekt entsprechend den Speicherorten eingesetzt: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, SV-Rückmeldungen
• Sofern Sie auch Betriebsrentner abrechnen: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, Rückmeldungen Versorgungsbezüge, Ausführen, Import (dort das Verzeichnis auf "leer" setzen) und OK, anschließend den Menüpunkt erneut aufrufen. Das Verzeichnis wird automatisch korrekt entsprechend den Speicherorten eingesetzt: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, Rückmeldungen Versorgungsbezüge, Ausführen, Import

Archiv und DocuWare-Integration