Workflow Import Urlaubsanträge

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat

Ab Version 2024.1

Ab der Version 2024.1 wird für den Datenaustausch der Middleware Connector Workflow Konfiguration Middleware Connector benötigt.

Tabellenstruktur

Feldname	Feldtyp	Feldgröße	Besonderheiten	Feld in Finance
bisdatum	datetime		Ermittlung des Zeitraums	Keine direkte Zuordnung
bk_status	varchar	50	Pflichtfeld, wird beim Import geprüft. Kennzeichen „_uebernommen“ darf nicht ergänzt sein.	Keine direkte Zuordnung
client	varchar	50		Keine direkte Zuordnung
dokumentid	varchar	20		Dokument-ID
halbertag	int		Ermittlung Fehlzeitengrund	Keine direkte Zuordnung
mandant	varchar	30	Pflichtfeld, Zuordnung der Urlaubsanträge zum richtigen Mandanten	Keine direkte Zuordnung
personalnummer	varchar	20	Pflichtfeld	Personalnummer
processid	varchar	50	Pflichtfeld, systemweit eindeutige Kennung (GUID)	Keine direkte Zuordnung
sonderurlaub	int		Ermittlung Fehlzeitengrund	Keine direkte Zuordnung
status	int		Pflichtfeld, frei wählbare Zahl	Keine direkte Zuordnung
statuspersonal	varchar	50	Nicht weiter verwendet	Keine direkte Zuordnung
step	int		Pflichtfeld, frei wählbare Zahl	Keine direkte Zuordnung
step_id	varchar	50	Pflichtfeld, systemweit eindeutige Kennung (GUID)	Keine direkte Zuordnung
steuerung	varchar	10	Nicht weiter verwendet	Keine direkte Zuordnung
storno	int		Übergebener Eintrag wird gelöscht	Keine direkte Zuordnung
vondatum	datetime		Pflichtfeld, Ermittlung des Zeitraums	Keine direkte Zuordnung

Was wird importiert?

Beim Import werden die Kopfdaten aus der URLAUBSANTRAG-Tabelle (oder alternativ dem Tabellennamen aus der Workflow Konfiguration Middleware Connector) in der SQL-Datenbank gefiltert. Der Filter ergibt sich dabei aus der Baulohn Steuerung. Das Feld "Status" entspricht dem Feld "bk_status" auf SQL-Ebene, die Felder "Step 1/2" entsprechen dem SQL-Feld "step". Die Werte in der SQL-Tabelle müssen dabei genau den Werten in der Baulohn Steuerung entsprechen. Beispiel:

In der Baulohn Steuerung ist im Feld "Status" der Wert "Erfasst" hinterlegt und in den Feldern "Step 1/2" eine "1" im ersten Feld und eine "2" im zweiten Feld.

Zeile wird importiert:

bk_status: Erfasst

step: 1

Zeile wird nicht importiert:

bk_status: Erfasst_alt - Status entspricht nicht der Einrichtung

step: 3 - Status entspricht nicht der Einrichtung

Import eines Urlaubsantrages

Beim Import eines Urlaubsantrages werden im Fehlzeitenkalender ein oder mehrere Einträge erstellt. Ist kein Eintrag im Feld „bisdatum“ vorhanden, wird nur für das Datum im Feld „vondatum“ ein Eintrag erstellt. Ist „bisdatum“ gefüllt, werden für alle Tage zwischen „vondatum“ und „bisdatum“ Einträge erstellt.

Bereitgestellte Stammdaten

Zusätzlich zu Mandant, Personalnummer und Name werden vom Baulohn für den JobRouter folgende Daten bereitgestellt:
- Das Bundesland und die Arbeitszeitgruppe zur Personalnummer.
- Die Feiertage pro Bundesland und die Nicht-Arbeitstage pro Arbeitszeitgruppe.
Aus diesen Informationen können im JobRouter, die Arbeitstage im Zeitraum der Urlaubsbeantragung errechnet werden sowie Informationen zum generellen Urlaubsanspruch ausgegeben werden.

Zum Urlaubsanspruch

Im Urlaubsantrag werden Daten angezeigt, die aus dem Baulohn stammen:

Urlaubsanspruch lfd. Jahr.
Resturlaub aus Vorjahr.
Gesamtanspruch lfd. Jahr.
Bereits genommen.
Bereits beantragt.
Resturlaub lfd. Jahr.
Zeiten genommen
Zeiten beantragt
Zeiten für Sonderurlaub

Es sind Daten, wie sie der Gehaltsabrechnung vorliegen, also Daten, wie sie bereits abgerechnet wurden oder im Fehlzeitenkalender des Baulohns sind. Dabei gilt:

Bereits genommen ist die Anzahl Urlaubstage, die abgerechnet wurden. Bereits beantragt ist die Anzahl Urlaubstage, für deren Monat noch keine Gehaltsabrechnung ausgeführt wurde, die aber bereits im Fehlzeitenkalender des Baulohns enthalten sind.

Zusätzlich zu diesen Daten wird angezeigt:

Informationen über die Zeiträume, in denen im aktuellen Kalenderjahr Urlaub abgerechnet oder beantragt wurde.

Urlaubsantrag bestätigt

Nach der Freigabe des Urlaubsantrages werden die Daten vom JobRouter an den Baulohn übertragen:

Urlaubstage werden in den Fehlzeitenkalender geschrieben.
Wenn im Fehlzeitenkalender bereits ein Feiertag eingetragen ist, wird für diesen Tag kein Urlaubstag geschrieben. Wenn im Fehlzeitenkalender bereits ein Eintrag mit Entgeltersatzleistung ist, wird für diesen Tag kein Urlaubstag geschrieben.
Werden Urlaubstage für Tage am Ende des Monats beantragt und die Gehaltsabrechnung wurde bereits ausgeführt, wird eine Rückrechnung für den nächsten Monat vorgemerkt.
Wenn ein Storno angefordert wird, muss die Art des Urlaubs (Urlaub, halber Tag, Sonderurlaub), der storniert werden soll, vorgegeben werden.
Es kann ein Teil-Storno ausgeführt werden, also auf einen Teil des Zeitraums, der bereits beantragt wurde.
Wenn Urlaubstage storniert werden, werden ihre Einträge im Fehlzeitenkalender gelöscht.
Stornierte Urlaubstage nach abgeschlossener Gehaltsabrechnung werden für die Rückrechnungen vorgemerkt.
Wenn Sonderurlaub bestätigt ist, dann werden keine Urlaubstage in den Fehlzeitenkalender geschrieben, sondern Tage mit dem Fehlzeitengrund, der die Bedeutung "Freistellung" hat; dabei wird ein Fehlzeitengrund bevorzugt mit der Lohnart 5055.

Organisatorisch bedeutet das

Feiertage sollen zu Beginn des Jahres pro Bundesland, für die Personalnummern für den Fehlzeitenkalender und für neue Personalnummern bei Eintritt für den Fehlzeitenkalender generiert werden.
Die Sollstunden pro Arbeitszeitgruppe sollen zu Beginn des Jahres fürs ganze Jahr generiert werden.

Empfehlung: Erstellung der Sollstunden für zwei Jahre. Dies entspricht dem Zeitraum, in dem Urlaub beantragt werden kann.

Bis Version 2024.1