FIBU elektronische Rechnungen Österreich

Allgemein

Mit der EU-Richtlinie 2010/45/EU zur rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen, dem Abgabenänderungsgesetz 2012 sowie dem § 5 IKTKonG wurden in Österreich die rechtlichen Grundlagen für die Umsetzung der eRechnung an den Bund geschaffen. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Stellen der öffentlichen Verwaltung aller Mitgliedsländer ab November 2018 eRechnungen zu akzeptieren. Neben dem Bund erwarten einige Verwaltungen in Österreich, wie z.B. die ÖBB, die Rechnungen bereits jetzt in elektronischer Form. Zur Einbringung der elektronischen Rechnungen steht in Österreich für private Unternehmen das sogenannte Unternehmensserviceportal (USP) zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden sich unter https://www.erechnung.gv.at/NEVARIS unterstützt dazu das Erzeugen von Rechnungen in elektronischer Form. Hierbei wird pro Rechnung eine Datei nach PEPPOL im Format UBL 2.1 erzeugt. Diese Datei kann anschließend manuell in das USP Portal geladen werden. Das USP übernimmt die weitere Verarbeitung. Weitere Details dazu finden sich ebenfalls auf der oben genannten Seite.

Einrichtung

Generell sind die seitens des USP vorgegebenen Voraussetzungen an elektronische Rechnungen sowie die Anforderungen des PEPPOL-Formates, wie z.B. die Angabe von Ländercodes nach ISO 3166-1, zu beachten. Die für die eRechnungen erforderlichen Daten werden wie nachfolgend beschrieben ermittelt:

Firmendaten

Die Angaben zum Rechnungssteller werden aus der in den Firmendaten hinterlegten Adresse sowie aus den relevanten Feldern der Firmendaten ermittelt. Neben Name und Anschrift inkl. Ländercode sind die USt-IdNr, Telefonnummer sowie Emailadresse und Bankverbindung Pflichtangaben. Die Emailadresse sowie Telefonnummer werden aus der in den Firmendaten angegebenen Adresse, Register Kommunikation herangezogen. Die USt-IdNr sowie die Bankverbindung (IBAN und ggf. BIC) sind in den Firmendaten anzugeben.

Debitoren Verkauf Einrichtung, Register RABU

Für die Einbringung von elektronischen Rechnungen in das Unternehmensservice-Portal wird die sogenannte 'USP Teilnehmer-Identifikation' benötigt. Diese erhält der Nutzer durch eine Registrierung beim USP. Anschließend ist diese im Register 'RABU' im gleichnamigen Feld einzutragen. Des Weiteren ist hier im Feld 'Ablageverzeichnis eRechnung' das Verzeichnis, in dem die Dateien gespeichert werden, anzugeben. 

Debitorenkarte

Die Daten des Rechnungsempfängers werden generell aus dem Verkaufskopf herangezogen. Hierbei wird aus den im gewählten Debitor hinterlegten Stammdaten zugegriffen. Neben Name und Anschrift inkl. Ländercode sind die USt-IdNr, Telefonnummer sowie Emailadresse Pflichtangaben. Die Emailadresse sowie Telefonnummer werden aus der beim Debitor angegebenen Adresse, Register Kommunikation herangezogen. Die USt-IdNr sowie die Bankverbindung (IBAN und ggf. BIC) sind in den Debitorendaten anzugeben.Als Lieferantennummer (Nummer unter welcher der Debitor beim Rechnungsempfänger geführt wird) wird die in Debitorenkarte, Register Verkauf im Feld 'Unsere Kontonr.' eingegebene Nummer an die eRechnung übergeben. Ist hier kein Eintrag vorhanden, wird die Debitornummer übergeben.

Mengeneinheiten

Unter Verkauf/Stammdaten/Einheiten ist im Feld 'Mengeneinheit eRechnung' für jede Mengeneinheit der nach der Codeliste vonhttp://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.0/cl/gc/cefact/UnitOfMeasureCode-2.0.gcgültige Code anzugeben.

Verkaufsrechnung

Rechnungskopf

Generell werden die Daten für den Rechnungsempfänger sowie der Lieferanschrift aus den angezeigten Daten ermittelt. Zusätzlich sind für eine elektronische Rechnung noch die nachfolgenden Angaben relevant:

Auftragsreferenz (Orderreferenz)

Als Auftragsreferenz wird die Eingabe des Feldes 'Bestellnr. des Kunden' an die eRechnung übergeben. Sollte dieses Feld in Ihrer Erfassungsmaske nicht sichtbar sein, so ist dieses ggf. per Anpassung des Inforegisters als sichtbares Feld zu definieren bzw. über die Aktion Registerwechsel auf einer weiteren Maske zu erreichen. Hinweis: Die Eingabe der Bestellnr. des Kunden ist zwingend notwendig, ansonsten kann die Rechnung nicht als eRechnung erzeugt werden. Die Nummer muss vor Buchung der Rechnung geprüft werden. Des Weiteren müssen die Vorgaben des USP zur Auftragsreferenz beachtet werden.

Lieferantennummer (SupplierAssignedAccountID)

Als Lieferantennummer wird die in Debitorenkarte, Register Verkauf im Feld 'Unsere Kontonr.' eingegebene Nummer an die eRechnung übergeben. Ist hier kein Eintrag, wird die Debitorennummer übergeben. Hinweis: Beachten Sie bitte die Vorgaben des USP zur Lieferantennummer. Ist in der Debitorenkarte, Register Verkauf, Feld 'Rech. An Deb.-Nr.' ein abweichender Debitor angegeben, wird dieser für die Ermittlung der Lieferantennummer herangezogen.

E-Mail Adresse

Die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers ist anzugeben. Sie ist zu hinterlegen in der Debitorenkarte, Register Verkauf, Feld 'Debitoren E-Mailadresse'. Ist in der Debitorenkarte, Register Verkauf, Feld 'Rech. An Deb.-Nr.' ein abweichender Debitor angegeben, wird die E-Mail Adresse aus diesem gezogen.

Zahlungsbedingung

Die Art der Zahlung wird als Überweisung gekennzeichnet. Zusätzlich wird das Fälligkeitsdatum übertragen.

Rechnungspositionen

Bei der Erfassung der Positionen ist zu beachten, dass die Angabe einer Mengeneinheit notwendig ist. Fehlt diese oder wird ein ungültiger Code übergeben, kann die Datei vom USP nicht verarbeitet werden. Bei Positionen der Art 'Sachkonto' wird standardmäßig der Code 'LS' übergeben, sofern keine andere Eingabe erfolgt. Stücklisten, Zwischensummen und Textbausteine werden nicht in die Datei der eRechnung übergeben.

Erzeugen der Datei

Elektronische Rechnungen können nur für gebuchte Verkaufsrechnungen erstellt werden. Zum Erzeugen der Datei wird z.B. über den Menüpfad Verkauf, Lieferung unter Aufgaben Rechnung aufgerufen. Hier wird zunächst die Aktion Rechnungen, anschließend Bericht gewählt.Nachdem die relevante Ausgangsrechnung gewählt wurde, wird per Aktion Drucken die nachfolgende Maske aufgerufen.Zur Erzeugung der Datei ist der Haken im Feld 'eRechnung' zu setzen. Zusätzlich zur gewählten Ausgabe wird die Datei in dem in der Verkaufseinrichtung angegebenen Verzeichnis generiert.