FIBU elektronische Rechnungen - Arbeiten mit 'Zusatzinformationen E-Beleg'
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Stunden
Arbeiten mit den Zusatzinformationen E-Beleg
Voraussetzungen
Bevor Sie Zusatzinformationen E-Beleg einrichten und nutzen können, müssen folgende Schritte abgeschlossen sein:
Die elektronischen Belegformate sind angelegt, idealerweise über die Aktion DE-Standard erstellen in den Belegsendeprofile.
Ein Debitor verfügt über ein gültiges Belegsendeprofil mit Versandweg Elektronischer Beleg und Format Peppol oder XRechnung.
Die Grundangaben für die elektronische Rechnung (Firmendaten, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Verkäufercode) sind vollständig hinterlegt.
Funktionsweise der Zusatzinformationen E-Beleg
Die Zusatzinformationen E-Beleg ermöglichen es, der XRechnung Angaben mitzugeben, für die es kein oder kein eindeutig definiertes Feld im Verkaufskopf gibt. Dazu wählen Sie aus einer festgelegten Menge an Business Terms (BTs) aus – standardisierten Datenfeldern der elektronischen Rechnung, die jeweils durch Nummer, Namen und Definition eindeutig bestimmt sind und die maschinenlesbare Vergleichbarkeit von Rechnungen sicherstellen.
Mehrere Business Terms lassen sich zu einem Bündel unter einem gemeinsamen Code zusammenfassen und diesem Bündel dann bei einem Debitor zuordnen. Die hinterlegten Werte sind reine Vorschlagswerte: Sie werden bei der Rechnungserstellung automatisch vorgeschlagen, können aber in der jeweiligen Ausgangsrechnung jederzeit überschrieben werden. Viele Business Terms sind optional und daher im Einzelfall mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen, andere transportieren rechtlich notwendige Angaben, für die es im Verkaufskopf keinen eigenen Platz gibt.
Folgende Business Terms stehen aktuell zur Auswahl:
Zusatzinformationen E-Beleg einrichten
Öffnen Sie den Bereich Einrichtungsverwaltung → Stammdaten → Einrichtung → Zusatzinformationen E-Beleg und legen Sie ein neues Bündel an.
Wählen Sie Neu, um die Karte der Zusatzinformationen zu öffnen.
Vergeben Sie einen Code zur Identifikation des Bündels, z. B. Standard.
Nutzen Sie die Aktion Standard erstellen, um die verfügbaren Business Terms als Zeilen anzulegen.
Füllen Sie die einzelnen Business Terms gemäß den folgenden Regeln.
BT-11 Projektreferenz
In der elektronischen Rechnung kann mit BT-11 eine Projektreferenz mitgegeben werden. Der Business Term wird nicht automatisch übergeben, sondern muss über die Zusatzinformationen E-Beleg gezielt befüllt werden. Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Steuerungswerte.
[INFO] Wird die E-Rechnung im Standard CII erstellt, wird für BT-11 zusätzlich ein Projektname übergeben. Ist der Business Term nicht mit der Projektnummer gefüllt, enthält dieses Feld den Wert NA (nicht angewendet); ist er mit %1 gefüllt, wird stattdessen der zugehörige Projektname übergeben.
[INFO] Im UBL-Standard wird als Projektreferenz ausschließlich eine ID übergeben. Bei Ausgabe im CII-Standard ist die separate Angabe %2 daher nicht notwendig, da der Projektname in diesem Fall bereits automatisch mitgeliefert wird.
BT-13 Bestellreferenz
Standardmäßig wird der Inhalt des Feldes Bestellnr. des Kunden übernommen, sofern gefüllt. Mit der Angabe %1 wird alternativ das Feld Ihre Referenz herangezogen.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist dieser Business Term verpflichtend.
BT-22 Freitext zur Rechnung
Dieses Feld transportiert ergänzende Informationen oder freie Texte zur gesamten Rechnung, etwa Korrekturgründe oder Zuordnungsvermerke. Da ein Textfeld in Finance auf 1.024 Zeichen begrenzt ist, die XRechnung jedoch mehr Zeichen aufnehmen kann, steht der Freitext in zwei getrennten Eingabefeldern zur Verfügung.
Ist der Ausgangsrechnung eine Zahlungsaufstellung als Anhang beigefügt, wird hierzu automatisch ein programmseitiger Hinweistext ausgegeben.
BT-33 Zusatzinformationen
Hinterlegen Sie zusätzliche rechtliche Angaben zum Verkäufer, etwa zur Rechtsform, zum Gerichtsstand oder zum Handelsregistereintrag. Dieser Business Term wird auch genutzt, um auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG hinzuweisen.
Für die Kleinunternehmerregelung existiert derzeit kein eigenständiger Steuercode. Der Business Term steht als Freitext für die Gründe der Steuerbefreiung zur Verfügung, kann in der Regel aber nur zusammen mit einem zugehörigen Code befüllt werden.
Für die Kleinunternehmerregelung existiert derzeit kein eigenständiger Steuercode. Der Business Term steht als Freitext für die Gründe der Steuerbefreiung zur Verfügung, kann in der Regel aber nur zusammen mit einem zugehörigen Code befüllt werden.
BT-71 Ort der Leistung
Der Leistungsort wird nicht automatisch aus dem Verkaufskopf ermittelt. Soll er in der XRechnung erscheinen, tragen Sie ihn hier manuell ein.
BT-72 Liefer- oder Leistungsdatum
Im Verkaufskopf existieren sowohl das automatisch gefüllte Feld Lieferdatum als auch das Feld Leistungsdatum. Über diesen Business Term legen Sie fest, welches Datum in die XRechnung übernommen wird.
BT-120 Begründung Steuerbefreiung
Die Begründung für die USt-Steuerbefreiung kann für die Erstellung der elektronischen Rechnung auch über die Zusatzinformationen E-Beleg manuell erfasst werden, als Alternative zum Weg über die MWSt-Buchungsmatrix. Legen Sie hierfür einen Business Term mit dem Namen Freitextbegründung für USt-Steuerbefreiung an und ordnen Sie ihn dem Business Term BT-120 zu.
Ist BT-120 in den Zusatzinformationen E-Beleg leer, wird weiterhin der Text aus der MWSt-Buchungsmatrix anhand des dort hinterlegten Klauselcodes übernommen; hierbei wird nun der vollständige zugeordnete Text herangezogen. Ist BT-120 dagegen gefüllt, gilt dieser Wert und überschreibt den Text aus der MWSt-Buchungsmatrix.
Es ist nicht notwendig, dass in der Verkaufszeile eine Angabe im Feld MWSt-Klausel vorhanden ist, wenn BT-120 über die Zusatzinformationen E-Beleg gefüllt ist. Der Text kann auch ausschließlich zusammen mit der Steuerkategorie in die XML-Rechnung übernommen werden.
Bei der Steuerkategorie S oder Z ist keine Begründung zulässig. Bei Steuerkategorie O wird entweder eine Begründung oder der Text erwartet, nicht beides.
Einrichten lässt sich die Zuordnung an zwei Stellen: beim einzelnen Debitor unter Debitor → Verkauf → Zusatzinformation E-Beleg oder zentral über RABU → Vorbereiten → Zusatzinformationen E-Beleg.
BT-14 Auftragsreferenz
BT-14 (Sales Order Reference) ist ein zentrales Referenzfeld der E‑Rechnung und enthält die vom Verkäufer oder Käufer verwendete Kennung des zugrunde liegenden Auftrags. BT-14 wird standardmäßig aus dem Feld 'alte Auftragsnummer' übernommen. Für eine flexiblere Ausgabe kann BT-14 auch über die „Zusatzinformationen E‑Beleg“ gesteuert werden. Mit Platzhalter %1 kann der Inhalt des Feldes 'Ihre Referenz' in BT-14 ausgegeben werden. Alternativ kann ein eigener Text direkt in den „Zusatzinformationen E‑Beleg“ hinterlegt und für BT-14 verwendet werden.
BT-12 Vertragsreferenz
In BT-12 (Contract Reference)wird die Vertragsnummer übernommen, wenn vorhanden. Für eine flexiblere Ausgabe kann BT-12 über die „Zusatzinformationen E‑Beleg“ gesteuert werden. Mit Platzhalter %1 kann die Rahmenvertragsnummer übernommen werden, mit %2 die Wartungsvertragsnummer.
Zusatzinformationen E-Beleg einem Debitor zuordnen
Damit ein angelegtes Bündel bei der Rechnungserstellung automatisch greift, muss es dem jeweiligen Debitor zugewiesen werden.
Öffnen Sie die Debitorenkarte des gewünschten Kunden.
Navigieren Sie zum Feld Zusatzinformationen E-Beleg und wählen Sie den gewünschten Code aus.
Alternativ können Sie an dieser Stelle über den Lookup auch ein neues Bündel anlegen.
Die dem Debitor zugeordneten Werte werden bei jeder neuen Ausgangsrechnung als Vorschlag übernommen, bleiben in der einzelnen Rechnung aber änderbar.
Zusammenspiel mit anderen Einstellungen
Die Zusatzinformationen E-Beleg wirken nur, wenn beim Debitor ein Belegsendeprofil mit Versandweg Elektronischer Beleg und Format Peppol oder XRechnung hinterlegt ist; ohne diese Einrichtung wird keine elektronische Rechnung erzeugt und die Zusatzinformationen bleiben ohne Wirkung. Die eigentliche Validierung der für die eRechnung notwendigen Pflichtfelder erfolgt beim Buchen, unabhängig von den hier hinterlegten Vorschlagswerten.
Bei BT-120 besteht darüber hinaus eine direkte Abhängigkeit von der Steuerkategorie und dem MWSt-Klauselcode in der Verkaufszeile: Die Zusatzinformation wird nicht isoliert geprüft, sondern immer im Zusammenspiel mit diesen beiden Feldern validiert.
Nach dem Buchen einer Rechnung ist eine Änderung nicht mehr möglich. Wird das Belegsendeprofil oder die Zuordnung der Zusatzinformationen erst nach dem Buchen ergänzt, können fehlende Pflichtangaben nicht mehr nachträglich in die bereits gebuchte Rechnung übernommen werden.
Ergebnis in der XRechnung
Ein Debitor mit zugeordnetem Bündel Standard, bei dem BT-11 auf %1 (Projektnummer) gesetzt ist, führt bei Ausgabe im UBL-Standard dazu, dass die XRechnung die Projektnummer aus dem Verkaufskopf als Projektreferenz-ID enthält. Bei Ausgabe im CII-Standard wird zusätzlich automatisch der zugehörige Projektname als Projektname übergeben, ohne dass hierfür %2 gesondert gesetzt werden muss.