Gehaltsempfänger & Besonderheiten

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 5 Stunden

Gehaltsverteilung (Grundlagen)

Gehaltskürzung

Gehaltsverteilung und Minderstunden

Die folgende Beschreibung bezieht sich auf Arbeitnehmer mit Gehaltsverteilung, im Beispiel. "MonatMehrMinder", ferner mit einem Arbeitszeitkonto, im Beispiel Ansparkonto monatlich, und auf die Abrechnung von Minderstunden.

/Stammdaten/Personalstamm, Beschäftigung

Sollstunden

Ohne Arbeitszeitkonto gelten die Sollstunden laut Kalender der Arbeitszeitgruppe. Mit Arbeitszeitkonto gelten die Basisstunden laut Konto oder wahlweise die Sollstunden.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Ansparkonto

Minderstunden

Beispiel: 168 Sollstunden, 150 Zeitlohn, 165 Basisstunden laut Konto. Es ergeben sich 165 - 150 = 15 Minderstunden.

Minderstunden-Lohnart

Die Minderstunden bei Gehaltsverteilung werden automatisch ermittelt und automatisch mit einer Lohnart auf die Abrechnung gebracht. Dieses ist die Lohnart mit der Funktion 1463. Diese Lohnart muss also ausdrücklich nicht als Folgelohnart eingetragen werden.

Weitere Definitionen bei der Lohnart:

Bezugsart Bruttolohnart, Funktion 1463, Abzugslohnart Ja, Gesamtbrutto Ja, Steuer- SV- ZVK- und BG-pflichtig, Berechnungseinheit Stunden, Sollentgelt Betrag, keinen Eintrag bei "Gehaltsverteilung nach Stunden" treffen, Soll, Übergabe an Fibu und BBA mit Menge und Betrag, Kontierungen eintragen.

/Stammdaten/Lohnarten.

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Bewertung der Lohnart Minderstunden

Die Lohnart Minderstunden (Funktion 1463) muss bewertet werden. Für die Abrechnungsart der AN mit Gehaltsverteilung eine Bewertung eintragen, z.B. Gehalt|VWL-Zuschuss und AZSTD (d.h. geteilt durch Arbeitsstd. mtl. laut Arbeitszeitgruppe).

/Stammdaten/Lohnarten, Bewertung.

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Kostenstelle bei der Lohnart Minderstunden

Die Lohnart Minderstunden (Funktion 1463) erhält die Kostenstelle der Lohnart, die als Berichtslohnart für die Gehaltsverteilung gilt, wenn eine solche am Tag berichtet wurde. Wenn nicht, die Stammkostenstelle der Personalnummer. Wenn bei der Minderstunden-Lohnart eine feste Kostenstelle in der Kontierung eingetragen ist, dann gilt diese.

Keine Minderstunden

Beispiel: 168 Sollstunden, 150 Zeitlohn, 18 Fehlt entschuldigt, 165 Basisstunden laut Konto.

"Fehlt entschuldigt"

Unbezahlte Fehlzeiten haben im Lohnartenstamm im Feld "Ansparkonto" bzw. "Ausgleichskonto" die passive Steuerung eingetragen (102, 002). Das bedeutet: die Fehlzeiten gelten als passive Stunden für die Konten-Mehr-Minder-Berechnung. Ferner werden diese Fehlzeiten fiktiv für das KuG-Sollentgelt und Istentgelt bewertet.

Die Gründe hierfür sind:Bei monatlichen Konten werden bei unbezahlten Fehlzeiten die Basisstunden des Monats nicht gekürzt, sondern voll gerechnet. Solche Lohnarten fließen mit einer fiktiven Bewertung in die KuG-Berechnung ein, so dass auch diese keine Teilmonatsberechnung ist, sondern Stunden für den vollen Monat berücksichtigt.

/Stammdaten/Lohnarten, Steuerung.

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Unbezahlte Fehlzeiten

Wenn unbezahlte Fehlzeiten zu einer Gehaltskürzung führen sollen, gibt es 2 Fälle:

Die Fehlzeit führt zu einer SV-Unterbrechung. Durch die Definition der anteiligen Berechnung bei der Monatsentgelt-Lohnart (Gehalt, Ausbildungsvergütung) wird das Gehalt gekürzt.
Die Fehlzeit führt nicht zu einer SV-Unterbrechung. (Dabei wäre zu überlegen, ob ein solcher Fall SV-rechtlich überhaupt vorkommen kann). Dann kann das Gehalt durch eine Folgelohnart bei der Fehlzeit gekürzt werden. Beim Folgelohnart-Eintrag eine Abrechnungsart vermerken. Als Folgelohnart eine Lohnart anlegen, als Abzugslohnart, ohne vordefinierte Funktion.

Kürzung durch Folgelohnart

Gehalt kann bei unbezahlten Fehlzeiten mittels einer Folgelohnart gekürzt werden. Die Folgelohnart muss beim Eintrag bei der Fehlzeiten-Lohnart mit einer Abrechnungsart versehen werden. Für die Gehaltskürzung eine besondere Lohnart anlegen: eine Abzugslohnart ohne vordefinierte Funktion.

/Stammdaten/Lohnarten, Bewertung.

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Beispiel Gehaltskürzung wegen KuG

Bei Gehaltsempfängern, und zwar mit oder ohne Gehaltsverteilung, ist es evtl. erforderlich, die KuG Ausfallstunden per Folgelohnart bewertet in Abzug zu bringen. Bei dieser Folgelohnarten-Definition unbedingt die Abrechnungsart eintragen, damit die Kürzung nur für diesen Personenkreis ausgeführt wird.

Zu diesem Zweck nicht die Lohnart zur Gehaltskürzung wegen Minderstunden (Funktion 1463) benutzen, sondern eine neue Lohnart anlegen. Die Lohnart mit der Funktion 1463 darf nicht gebucht werden, die Verwendung als Folgelohnart wäre wie sie zu buchen.

Die Lohnart so definieren: Bruttolohnart, keine Funktion, Abzugslohnart, Gesamtbrutto, Steuer- und SV-pflichtig, Stunden, Entgeltstunden: entweder nichts eintragen oder "passiv"; wir empfehlen die Steuerung "passiv", weil die KuG-Ausfallstunden auch als passiv gekennzeichnet sind. Bei den Kennzeichnungen für Ansparkonto, Ausgleichskonto nichts eintragen. Bei Sollentgelt Betrag eintragen, bei Istentgelt ebenfalls Betrag. BG- und ZVK-pflichtig. Für die Gehaltsverteilung "Betragslohnart" eintragen.

Eine Bewertung eintragen für die Abrechnungsart (Gehalt und AG-Anteil VWL sowie die Angabe SZSTD oder AZSTD), Bewertungsfaktor ungerundet = Ja, Begrenzung auf Sollstunden AZG eintragen, Soll/Haben: Haben, an Fibu und an BBA übergeben, an Fibu mit Betrag, an die BBA mit Menge und Betrag, Kontierung für Haben-Sachkonto.

Weiterer Hinweis dazu: da diese Gehaltskürzung mit Gehaltslohnart plus AG-Anteil VWL geteilt durch Sollstunden oder mtl. Arbeitszeitstd. ermittelt wird, ist es nützlich, bei der Bewertung zusätzlich auszuwählen: Bewertungsfaktor ungerundet, d.h. mit mehreren Nachkommastellen zu rechnen (ganz rechte Spalte im Lohnarten-Bewertungs-Register).

Ferner sollte bei der Lohnart im Register Berechnung eine Begrenzung auf Sollstunden eingetragen werden.

Gehaltskürzung einbeziehen

Die Lohnart Gehaltskürzung wegen KuG, die als Folgelohnart bei Personalnummern mit Gehaltsverteilung benötigt wird, z.B. bei Polieren, muss bei "Gehaltsverteilung nach Stunden" den Eintrag "Betragslohnart" haben. Dieser Abzug wird also auf die berichteten Stunden verteilt.

Kürzung wegen Ende der Entgeltfortzahlung

In der Regel wird bzw. soll das Gehalt automatisch gekürzt, wenn die Entgeltfortzahlung endet, also eine Unterbrechung vorliegt. Dies wird bei der Gehaltslohnart gesteuert, über "Anteilige Berechnung" im Teilmonat.

/Stammdaten/Lohnarten, Bewertung.

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Kürzung wegen Urlaub

Wenn gewerbliche AN mit Monatsentgelt abgerechnet werden, dann ist zu entscheiden, was mit dem ULAK-Urlaubsentgelt auf der Abrechnung geschehen soll. Es kann, wenn nötig, für diesen Personenkreis in Abzug gebracht werden. Dann aber die Folgelohnart einschränken nach Abrechnungsart oder mit Hilfe von "Nur wenn in aktuellen Bezügen".

Tägliches Ansparkonto

Hinweise zu Minderstunden bei einem täglichen Ansparkonto:Tägliches Ansparkonto, Kurzarbeit, Minderstunden

Wenn ein tägliches Ansparkonto geführt wird und eine tägliche Gehaltsverteilung auf die Berichtslohnarten mit Minderstunden-Berechnung, dann werden auch an Tagen, an denen Produktivstunden und Kurzarbeit vorliegt, Minderstunden gebildet.

In diesem Fall führt KuG zu Minderstunden, so wie an den Tagen, an denen nur KuG abgerechnet wurde. Die Minderstunden-Berechnung wird auch ausgeführt, wenn den ganzen Monat Kurzarbeit war. Hinweis: Im Unterschied zum monatlichen Arbeitszeitkonto werden beim täglichen Ansparkonto Gehaltskürzungen wegen KuG durch Minderstunden ausgelöst, also nicht über eine Folgelohnart, die kürzt.

/Stammdaten/Personalstamm, Beschäftigung.

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Gehaltsverteilung und Arbeitszeitkonto

Gehaltsverteilung und Arbeitszeitkonto

Sollstunden

Maßgeblich sind die Basisstunden laut Konto.

Die Basisstunden sollten dennoch der Summe der Sollstunden laut AZG-Kalender entsprechen. Bei täglicher Überstunden-Ermittlung des Kontos gelten die Sollstunden.

Mehrarbeit

Falls im Personalstamm "Ohne Mehrminder" eingetragen ist, werden keine Mehrarbeits-Grundstunden abgerechnet. Ins Konto wird jedoch ein Zugang geschrieben. Beides passt also nicht zusammen. Ebenso wird aufgrund der Konten-Definition Mehrarbeitszuschlag abgerechnet. Also solche Personalnummern auf "MonatMehrMinder" setzen.

Täglich oder monatlich

Die Definitionen zur Gehaltsverteilung und zum Konto müssen im Einklang sein. Wenn das Konto monatliche Überstundenermittlung definiert, dann muss auch die Gehaltsverteilung "MonatMehrMinder" sein. Wenn das Konto tägliche Überstundenermittlung definiert, dann muss auch die Gehaltsverteilung "TagMehrMinder" sein.

"Monat Mehr" und Arbeitszeitkonto

Wenn bei der Personalnummer als Gehaltsverteilung "Monat Mehr" oder "Tag Mehr" eingetragen ist, und wenn ferner ein Arbeitszeitkonto benutzt wird, dann passen diese beiden Definitionen nicht zusammen: Wenn Minderstunden vorliegen, dann wird aus dem Konto auf den Monatslohn aufgefüllt. Dies ist jedoch nicht notwendig, da die Minderstunden nicht negativ auf die Abrechnung gelangen. Denn "Monat Mehr" bedeutet: keine Minderstunden abrechnen.

In diesem Fall so vorgehen:

Für die Personalnummer eine besondere Festlegung für das Arbeitszeitkonto treffen.

/Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Kontodefinitionen.

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Einen Satz anlegen mit der Personalnummer und ab Datum 01.01. des ersten Abrechnungsjahres. Die Häkchen setzen bei: "Auffüllung: statt Konto" sowie bei: "Monatslohnauffüllung beendet". Ansonsten keine weiteren Eingaben treffen.

Beispiel

Gehaltsverteilung und Arbeitszeitkonto

Wenn gleichzeitig Gehaltsverteilung vorliegt und ein Arbeitszeitkonto geführt wird, dann dient der Konten-Aufbau und Abbau dazu, die Stunden anzusparen und in Monaten mit freien Tagen abzubauen.

Die ausgezahlten Beträge ändern sich dadurch nicht. Mehrarbeit wird auf der Abrechnung durch den Abzug des Konten-Zugangs ausgeglichen, Minderarbeit wird durch die Bewertung des Konten-Abbaus ausgeglichen.

Mehr- und Minderarbeit

Auf der Abrechnung müsste dieses erscheinen:

Bewertung der Konten-Abbaus positiv und
Bewertung der Minderstunden negativ.

Dies würde der Abrechnung der Mehrarbeit entsprechen:

Bewertung des Konten-Zugangs negativ und
Bewertung der Mehrarbeit-Grundstunden positiv, so dass beide Lohnarten sich jeweils ausgleichen.

Tägliche Berechnung

Minderstunden bei täglicher Berechnung

Minderstunden fallen in 2 Fällen an:

An Tagen, an denen keine Berichtslohnarten für die Gehaltsverteilung abgerechnet sind, in Höhe der Sollstunden.
An Tagen, an denen Berichtslohnarten für die Gehaltsverteilung abgerechnet sind, nach folgender Berechnungsregel: Wenn die Stunden aller Lohnarten des Tages, die aktive oder passive Entgeltstunden sind, gleich ob sie Berichtslohnarten für die Gehaltsverteilung sind oder nicht, geringer sind als die Sollstunden, dann ergeben sich Minderstunden in Höhe dieser Differenz. Bei dieser Berechnung zählen nur Ausfallstunden nicht mit, so dass sie zu Minderstunden führen.

Bezahlte Fehlzeiten

Bezahlte Fehlzeiten müssen die Steuerung "Berichtslohnart" für die Gehaltsverteilung haben; dann nehmen die KSt dieser Fehlzeiten an der Gehaltsverteilung auf die berichteten KSt teil.

Dies sind bezahlte Fehlzeiten; sie werden aber auf der Abrechnung nicht bewertet. Wenn eine solche Fehlzeit zur Information auf die Abrechnung gebracht werden soll, dann kann eine Informations-Lohnart mit der Funktion A120 "Gesamtstunden, Gesamtbetrag einfließender Lohnarten; oder Zeitraum laut Register Bewertung" verwendet werden (siehe unter L wie Lohnart).

Sonderfälle zu Fehlzeiten

Wenn eine Fehlzeit sofort durch manuellen Abbau aus dem Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden soll, das wäre also "Abbau für Freizeit", dann kann die Abbaulohnart für den Abbau nicht als Fehlzeitenlohnart benutzt werden; denn Stunden aus dem Konto sind keine passiven Entgeltstunden.

Was tun?

Die Fehlzeiten mit einer eigenen Fehlzeitenlohnart berichten. Bei dieser Fehlzeitenlohnart den Fehlzeitengrund eintragen. Die Stunden dieser Lohnart sind passive Entgeltstunden, auch fürs Arbeitszeitkonto, und die Steuerung für die Gehaltsverteilung ist "Berichtslohnart". Bei dieser Fehlzeitenlohnart dann 2 Folgelohnarten eintragen; eine, die Stunden aus dem Arbeitszeitkonto abbaut und eine, die das Gehalt kürzt.

Die Abbaulohnart als Folgelohnart ist eine Lohnart mit der Arbeitszeitkonto-Steuerung 011, 111 "Manueller Abbau Stunden und Wert". Dies sind keine passiven Entgeltstunden und die Lohnart nimmt nicht an der Gehaltsverteilung teil.

Die Abzugslohnart als Folgelohnart kann aus der Lohnart mit der Funktion 1463 "MinderstundenGrundstunde" kopiert werden; sie darf aber diese Funktion nicht haben, denn diese ist für die automatische Berechnung reserviert. Den Faktor für die Abzugsstunden bei der Abzugslohnart selbst definieren.

Tägliche Berechnung und KuG

Im Unterschied zum monatlichen Arbeitszeitkonto werden beim täglichen Ansparkonto Gehaltskürzungen wegen KuG durch Minderstunden ausgelöst, also nicht über eine Folgelohnart, die kürzt.

Kostenstellen

Gehaltsverteilung auf die KSt

Gehalt wird so auf die KSt verteilt:

Im Monat mit Mehrarbeit werden die Mehrarbeitszeitlohnstunden mit Gehalt plus MehrarbeitsGrundstunde bewertet. Die Mehrarbeit wird also ebenfalls auf die berichteten KSt verteilt. Im Monat mit freien Tagen wird auf die berichteten Zeitlohnarten das Gehalt minus Minderstunden verteilt. Es wird also nicht das volle Gehalt verteilt. Denn der Ausgleich der freien Tage mittels der angesparten Stunden wurde bereits im Zugangsmonat auf die KSt verteilt. Weder die Zugangs- noch die Abbau-Lohnart haben also etwas mit der Gehaltsverteilung zu tun.

Gehaltsverteilung und besondere Lohnarten

Lohnart verteilen, Kostenart beibehalten

Bei der Gehaltsverteilung, z.B. bei Polieren, kann gewünscht sein, dass etwa der Arbeitgeberzuschuss VWL-Festbetrag ebenfalls auf die berichteten KSt verteilt wird, dabei aber die Kostenart der VWL-Lohnart beibehalten werden soll.

Dies ist nicht dadurch möglich, indem die Lohnart in die Gehaltsverteilung als Betragslohnart eingebracht wird. Vielmehr so vorgehen:

Die VWL-Zuschuss-Lohnart für die Bruttolohnverteilung festlegen mit der Auswahl "Verteilen". Die Lohnart ohne KSt kontieren oder mit einer KSt, die ansonsten mit Bruttolohnarten nicht berichtet wird. Denn auf die KSt, mit der die zu verteilende Lohnart ursprünglich kontiert wurde, wird grundsätzlich nicht verteilt.

/Stammdaten/Lohnarten, Fibu/BBA.

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Gehaltsverteilung und tägliche Mehrarbeit

Gehaltsverteilung täglich, Grundstunden

Bei der täglichen Gehaltsverteilung, also der Verteilung der Gehaltsbeträge auf die berichteten Kostenstellen bei Ermittlung der Mehrarbeit pro Tag, werden Mehrarbeits-Grundstunden so verarbeitet: Die Kosten der Mehrarbeits-Grundstunden werden, anders als bei der Monatsverteilung, nicht auf alle berichteten KSt verteilt. Denn bei der täglichen Ermittlung sind die Grundstunden bereits denjenigen KSt zugeordnet, auf denen die Mehrarbeit geleistet wurde.

In diesem Fall werden die Mehrarbeits-Grundstunden aus den Berichtsstunden herausgerechnet. Auf diese Stunden werden also die Gehaltsbeträge nur auf die Basis-Grundstunden verteilt.

Dies gilt nur für die Verteilungen "Tag Mehr" und "Tag Mehrminder".

/Stammdaten/Personalstamm, Beschäftigung.

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Berufsgenossenschaft – Stunden bei Gehalt

Berufsgenossenschaft, Stunden bei Gehalt

Bei Gehaltsempfängern, für die keine Zeitstunden berichtet werden, gilt für die Berechnung der Arbeitsstunden zur Meldung an die Berufsgenossenschaft: Stunden laut Gehaltslohnart, also Sollstunden, minus Stunden wegen Kurzarbeit. (Denn ebenso werden bei gewerblichen Arbeitnehmern Stunden wegen Kurzarbeit nicht eingerechnet).

Bei Gehaltsempfängern mit Gehaltsverteilung nach Zeitstunden, die berichtet wurden, gilt: Wenn keine Zeitstunden berichtet wurden, dann wird gerechnet wie bei Gehaltsempfängern.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ergebnis auf Abrechnungslauf: Lohnkonto BG.

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