Allgemein

Elektronische Rechnung für Deutschland (XRechnung)Entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind ab dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes und der Hansestadt Bremen verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen. Weitere Bundesländer und Kommunen werden vermutlich in der nächsten Zeit folgen und nur noch elektronische Rechnungen annehmen.In NEVARIS Finance können Ausgangsrechnungen in dem für die XRechnung definierten Standard erzeugt werden. Dieser unterstützt elektronischen Rechnungen als XML-Datei im UBL 2.1 oder UNCEFACT Format, derzeit nach ‘urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.0‘Informationen dazu z.B. auf: https://www.xoev.de/Im ersten Umsetzungsschritt ist die in Finance erzeugte XML-Datei extern an den Empfänger zu übermitteln. Dieses kann z.B. per E-Mail erfolgen. Rechnungsrelevante Anhänge können in die eRechnungsdatei eingebettet werden. Alternativ kann derzeit auch dieses Portal genutzt werden: E-Rechnung - Senden  https://www.e-rechnung.bremen.de/senden-1459

Einrichtung

Einrichtungsverwaltung, Stammdaten,

Elektronische Belegformate

Menüpfad: Einrichtungsverwaltung, StammdatenElektronische Belegprofile und -formate anlegenDie nachfolgend beschriebene Funktionalität wird derzeit nur für die in Deutschland gültige XRechnung unterstützt. Die Funktionalität für elektronische Verkaufsrechnungen an Österreich bleibt unverändert.Die elektronische Rechnung ist in Deutschland als XML-Datei im UBL 2.1 Format oder UNCEFACT zu erstellen. Finance unterstützt beide Formate. Über den Menüpunkt ‘Belegsendeprofile‘ in Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein sind zunächst die ‘Belegsendeprofile‘ mit den jeweiligen ‘Belegformaten‘ anzulegen. Dieses sollte über die Aktion ‘DE-Standard erstellen‘ vorgenommen werden. Damit ist gewährleistet, dass alle für die XRechnung möglichen Profile mit den dazu notwendigen Formaten angelegt werden.Die nachfolgenden Belegsendeprofile und dazugehörigen Formate sind anschließend vorhanden:

PEPPOL

UNCEFACT

Zurzeit wird das Versenden der eRechnungen noch nicht unterstützt. Es wird die Datei erzeugt und gespeichert. Diese ist dann außerhalb von NEVARIS Finance an den Empfänger zu senden.

Zusatzinformationen E-Beleg (ab Version 2025.2)

Einrichtungsverwaltung, Stammdaten, Einrichtung, Zusatzinformationen E-Beleg

In den Zusatzinformationen können der XRechnung Informationen mitgegeben werden, die kein oder kein definiertes Feld im Verkaufskopf haben. Hierzu können einige ‘Businessterms’ ausgewählt werden.

Die ‘Zusatzinformationen’ können zu unterschiedlichen Bündeln gruppiert und dann einem Debitor zugewiesen werden. Es handelt sich um Vorschlagswerte, die genutzt werden können, aber nicht müssen. Alle Vorgaben können in der Ausgangsrechnung noch geändert werden.

Business Terms (BTs) sind Bausteine oder Datenfelder, die eine elektronische Rechnung im Standardformat enthalten kann. Jeder BT hat eine Nummer, einen Namen und eine Definition, sie sorgen dafür, dass Rechnungen einheitlich, vergleichbar und maschinenlesbar sind. Viele Businessterms sind keine Pflicht, sondern optional. Sie sind ggf. mit dem Empfänger der Rechnung zu vereinbaren, oder können genutzt werden, um rechtlich notwendige Informationen in die XRechnung zu stellen. Nachfolgende BTs können daher flexibel genutzt werden.

Einrichten

‘Neu’ öffnet die Karte der Zusatzinformationen. Es ist im ersten Schritt ein ‘Code’ anzugeben, z.B. Standard. Anschließend mit ‘Standard erstellen' die möglichen Variablen anlegen. Dies sind derzeit nachfolgende Businessterms:

Projektreferenz, BT-11

Im Businessterm BT-11 werden Verweise zum Projekt erwartet. Diese können entweder als Text je Rechnung mitgegeben werden oder aus einem Feld im ‘Verkaufskopf’ entnommen werden. Hier muss der Anwendung mitgeteilt werden, aus welchem Feld die Angabe erfolgen soll.

Mit der Angabe %1 wird der Inhalt des Feldes ‘Projektnr.’ in die xml übernommen.Mit der Angabe %3 wird der Inhalt des Feldes ‘Ihre Referenz’ in die xml übernommen.

Bestellreferenz, BT-13

Im Businessterm BT-13 werden Verweise zur Bestellung erwartet. Grundsätzlich wird hier der Inhalt des Feldes ‘Bestellnr. des Kunden’ übernommen, wenn gefüllt.

Mit der Angabe %1 wird alternativ der Inhalt des Feldes ‘Ihre Referenz’ in die xml übernommen.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das Feld verpflichtend.

Freitext zur Rechnung, BT-22

Das Feld BT-22 in der XRechnung ist ein ‘Bemerkungsfeld’. Es dient dazu, ergänzende Informationen oder freie Texte zur Rechnung anzugeben – beispielsweise Hinweise, den Grund für eine Korrektur, Zuordnungsvermerke oder andere relevante Informationen, die für die Rechnung als Ganzes wichtig sind. Hier werden per Programm Hinweise zur beiliegenden ‘Zahlungsaufstellung’ ausgegeben, wenn diese in den Anhang der XRechnung gehängt wurde.

Es können zusätzlich Informationen erfasst werden.

Ein Textfeld in NEVARIS ist auf 1024 Zeichen begrenzt. Die X-Rechnung kann mehr Zeichen aufnehmen. Deshalb wird der Freitext in zwei Auswahlen angeboten.

Zusatzinformationen BT-33

BT-33 ist in der XRechnung der Term ‘Seller additional legal information’. Es sind zusätzliche rechtliche Angaben zum Verkäufer, z.B. Hinweise zur Rechtsform, Sitz/Gerichtsstand oder Angaben zum Handelsregistereintrag. Es wird auch genutzt, um auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG hinzuweisen. Hierfür gibt es derzeit noch keinen eigenständigen Steuercode, es gibt zwar einen Businessterm, der als ‘Freitext’ für die Gründe der Steuerbefreiung angegeben werden kann, er kann aber i.d.R. nur mit einem zugehörigen Code befüllt werden.

Ort der Leistung BT-71

Der Ort der Leistung wird aktuell nicht aus Angaben im Verkaufskopf ermittelt. Soll er mit der XRechnung aufgenommen werden, ist er hier einzutragen.

Liefer- oder Leistungsdatum BT-72

Im BT-72 ist das Liefer- oder das Leistungsdatum zu füllen. Im Verkaufskopf gibt es sowohl die Angabe ‘Lieferdatum’, die immer automatisch gefüllt wird, als auch die Angabe ‘Leistungsdatum’. Wenn statt des Lieferdatums das ‘Leistungsdatum’ in die XRechnung übernommen werden soll, ist dieser Term zu nutzen.

Hier kann mit der Angabe von %1 gesteuert werden, dass das Leistungsdatum in die X-Rechnung übernommen wird. Alternativ kann mit der Angabe von %2 das Belegdatum gesteuert werden.

Keine Angabe besagt, dass weiterhin das Lieferdatum durchgereicht wird.

Verkaufseinrichtung

Menüpfad: Verkauf, EinrichtungIn Register ‚RABU‘ ist das ‚Ablageverzeichnis eRechnung‘ mit dem Speicherpfad im UNC-Format zu füllen. Ein separates Verzeichnis für die einzelnen Mandanten ist hier empfehlenswert.

Stammdaten

Firmendaten

Menüpfad: Stammdaten, Einrichtung, FirmendatenFolgende Angaben müssen für eine elektronische Rechnung vorhanden sein:• Name mit Anschrift und Ländercode• E-Mailadresse• Umsatzsteuer-ID• Steuernummer• Verkäufercode mit Telefonnummer und E-Mail. Damit dieser vorgeschlagen wird, kann er als Adressat bei der Firmenadresse angelegt und hier zugeordnet werden:

Debitoren

Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, DebitorenIn der Debitorenkarte gibt es für die Erzeugung der elektronischen Rechnung die Felder ‚Belegsendeprofil‘ und ‚LeitwegID‘.

Belegsendeprofil:

• Damit für einen Debitor eine elektronische Rechnung erzeugt werden kann, ist in der Rubrik Verkauf ein Belegsendeprofil (PEPPOL/UBL bzw. UNCEFACT) einzutragen. Dieses wird bei der Beleg- bzw. Dateierzeugung vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. Bei der Buchung der Rechnung bzw. Gutschrift an Debitoren mit einem hier hinterlegten Belegsendeprofil wird eine Validierung auf die für die eRechnung notwendigen Daten ausgeführt. Sind diese nicht vorhanden, wird die Rechnung bzw. Gutschrift nicht gebucht. Ohne hinterlegtes Belegsendeprofil erfolgt das Buchen ohne diese Validierung. Die Änderung einer gebuchten Rechnung bzw. Gutschrift ist nicht mehr möglich.

LeitwegID:

• In diesem Feld erfolgt die Eingabe der für die Öffentlichen Auftraggeber festgelegten LeitwegID. Diese wird bei der Erfassung der Ausgangsrechnung vorgeschlagen. Zusätzlich können weitere LeitwegIDs über den Lookup zu dem Debitoren erfasst werden.

Zu der LeitwegID gibt es seitens der Kosit folgende Informationen (aus einem Dokument von der Kosit):

Einleitung: Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) muss folglich alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen. Das schließt das eindeutige Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der elektronischen Eingangsrechnung vom Rechnungssender über den zentralen Rechnungseingang des Bundes bis zum nachgelagerten Rechnungsfreigabeworkflow (ERP-System), die Leitweg-ID, mit ein. Zielsetzung der Leitweg-ID: Die Leitweg-ID soll die Adressierung und Weiterleitung der eingegangenen eRechnung zu den nachgelagerten Rechnungsfreigabesystemen der an einen zentralen Rechnungseingang angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen.Des Weiteren sind folgende Angaben zum Erstellen einer elektronischen Rechnung notwendig:• Ansprechpartner• Umsatzsteuer-ID• E-Mailadresse• Ländercode und Währung sind ebenfalls Pflichtangaben. Ist hier nichts angegeben, wird als Land das in den Firmendaten im Feld ‚Ländercode‘ angegebene Land und als Währung die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld ‘Mandantenwährungscode‘ angegebene Währung angenommen.

Belegsendeprofil (ab Version 2025.2)

Künftig wird nicht mehr auf das Vorhandensein eines Belegsendeprofils geprüft, sondern auf die Einrichtung im Belegsendeprofil.

In den ‘Sendeoptionen’ im Feld ‘Datenträger' muss ‘Elektronischer Beleg’ gesetzt sein und im Feld ‘Format’ muss ‘Peppol’ oder ‘XRechnung’ angegeben sein.

Sofern die Angaben gesetzt sind, werden die Pflichtfelder, die für die elektronische Rechnung als Pflichtfeld definiert wurden, geprüft und die elektronische Rechnung erstellt.

Zusatzinformationen E-Beleg

Den Debitoren kann hier der Code von angelegten ‘Zusatzinformationen E-Beleg’ zugewiesen werden. Sie können auch hier angelegt werden. Ab Version 2025.2

MWSt-Buchungsmatrix

Menüpfad: Stammdaten, Einrichtung, Buchungsmatrix, MWSt Buchungsmatrix EinrichtungDie MWSt Buchungsmatrix ist um das Feld Kategorie (VATEX) ergänzt. Die Codes sind entsprechend der Vorgaben der ‘EN16931 code lists values‘ definiert. Über den VATEX werden die entsprechenden Steuerdefinitionen innerhalb der EU gekennzeichnet. Es können auch die Codes AA und AC gewählt werden. Inwieweit diese von der empfangenden Stelle unterstützt werden, ist mit dieser zu klären.

Steuerkategorie (ab Version 2025.1.1)

Die Steuerkategorie beschreibt die Art der Steuer, die auf eine Rechnungsposition angewendet wird. (z.B. Standardsteuersatz 'S').Die einzurichtenden Codes müssen in der Codeliste UNTDID 5305 enthalten sein. Folgendes Codes aus dieser Codeliste sind nach der 'Spezifikation Standard XRechnung, Version XRechnung 3.0.2 sind folgende Codes zu verwenden:

S (Standard rate)Z (Zero rated goods)E (Exempt from tax)AE (VAT Reverse Charge)K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)G (Free export item, tax not charged)O (Services outside scope of tax)L (Canary Islands general indirect tax)M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

MWSt Klauselcode (ab Version 2025.1.1)

Der MwSt.-Klauselcode gibt in kodierter Form den Grund für eine Steuerbefreiung an. Hier muss der VAT exemption reason code (VATEX) angegeben. werden.  

D.h. für Steuerkategorien, die auf eine Steuerbefreiung verweisen, ist ein MwSt.-Klauselcode anzugeben. Die Codeliste VATEX „VAT exemption reason code list“ wird von der Connecting Europe Facility gepflegt und herausgegeben.

Der Kategorie  'AE' ist der 'VAT-EU-AE' als MwSt.-Klauselcode zuzuordnen.

Neben diesen Strukturvorgaben ist zu beachten, dass das Umsatzsteuergesetz textliche Angaben zum Grund für die Steuerangaben verlangt. Diese sind jedem MwSt.-Klauselcode als Textbaustein zuzuordnen, z.B. 'Umkehr der Steuerschuldnerschaft' oder 'Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG'.

Einheiten

Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, EinheitenHier sind in der Spalte ‘Mengeneinheit eRechnung‘ für die Mengeneinheiten, die nach der Vorgabe ‘EN16931 code lists values‘ definierten Einheiten einzutragen. Das sind zum Beispiel:• H87 Piece (Stück)• HUR Hour (Stunde)• KGM Kilogram (Kilogramm)• LS Lump sum (Pauschal)• LTR Litre (Liter)• MTR Metre (Meter)

Währungen

Menüpfad: Verkauf, Stammdaten, WährungenIst bei den entsprechenden Feldern innerhalb der Belegerfassung keine Währung angegeben, d.h. die Felder sind blank, wird als Währung die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld ‘Mandantenwährungscode‘ angegebene Währung herangezogen. Die Währungen müssen nach ISO 4217 angelegt sein.

Ländercode

Wird bei den entsprechenden Feldern innerhalb der Belegerfassung keine Eingabe getätigt, d.h. die Felder sind blank, wird als Land der in den Firmendaten im Feld ‚Ländercode‘ angegebene Ländercode herangezogen. Die Ländercodes müssen nach ISO 3166-1 ALPHA-2 in der Ländercode Verwaltung im Feld ‚Untergliederung ISO 3166-2' eingegeben werden.

Einrichtungsverwaltung, Einrichtung, Zusatzinformationen E-Beleg

Belegerfassung

Die Funktionalität für die XRechnung wird nur für im Modul ‘Verkauf‘ erfasste Rechnungen, Stornos (Rechnungskorrekturen) und Gutschriften unterstützt. Dieses beinhaltet auch aus dem Verkaufsauftrag über die Aktion ‘Buchen‘ fakturierte Ausgangsrechnungen bzw. Gutschriften. Folgende Punkte sind bei der Belegerfassung/-erstellung zu beachten:Rechnungen werden mit dem ‚InvoiceTypeCode 380‘, Gutschriften mit dem Code ‚381‘ und Stornos mit dem Code ‚384‘ erzeugt. Mengen und Beträge sind positiv.Berücksichtigung von Zahlungsbedingung/Fälligkeiten:• Das eRechnungsformat verfügt momentan noch nicht über die Möglichkeit, Skontofälligkeiten zu verarbeiten. Daher wird dieses wie nachfolgend beschrieben als Text im ‘BT20‘ ausgegeben:#SKONTO#TAGE=‘Feld Skontotage‘#PROZENT=‘Skonto %‘#BASISBETRAG=Bruttobetrag• Es kann nur das Skontoziel 1 berücksichtigt werden. Die Nettofälligkeit wird aus dem Fälligkeitsdatum herangezogen.• Bitte beachten Sie, dass wenn im Beleg das Skontodatum geändert wird, die Skontotage nicht automatisch angepasst werden.• Bei Rechnungen wird der Zahlungscode (30) für Überweisung inkl. Bankverbindung übergeben, bei Gutschriften wird keine Definition (1) ohne Bankverbindung übergeben.• Angaben zum Lastschriftverfahren werden momentan nicht unterstützt.Im Rechnungskopf sind die Felder ‘LeitwegID‘, ‘Verkäufercode‘ und ‘Verkauf an Kontaktperson‘ anzugeben. Letztere müssen Namen, E-Mail und Telefonnummer beinhalten.Wird eine Ausgangsrechnung aus einem Auftrag heraus fakturiert, wird die LeitwegID aus der Debitorenkarte in die Rechnung übernommen.Derzeit können Artikel mit Legierungszuschlägen für elektronische Rechnungen noch nicht erfasst werden.

Lieferdatum

BT-72 ‘Actual delivery date’: Die XRechnung wird mit dem Lieferdatum erstellt.

Das Actual delivery date ist lt. der Spezifikation Standard XRechnung, Version XRechnung 3.0.2 das ‘Datum, an dem die Lieferung tatsächlich erfolgt bzw. die Dienstleistung tatsächlich erbracht wird’.

Lieferdatum (ab Version 2025.1.1)

BT-72 ‘Actual delivery date’: Die XRechnung wird mit dem Lieferdatum erstellt. Wenn dieses leer ist, wird das Leistungsdatum in die XRechnung übernommen.

Leistungszeitraum (ab Version 2025.1.1)

BT-73 und BT-74. Sofern ein Leistungszeitraum angegeben wird, ist dieses im Format tt.mm.jjjj - tt.mm.jjjj anzugeben.Der Leistungszeitraum wird dann in die elektronische Rechnung  (BT-73 und BT-74) übernommen.

Erhaltene Anzahlungen

BT-113 Paid amount: Sofern Ausgangsrechnungen mit einem Anzahlungsvorgang erstellt werden, gilt:

• Kumulation: Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Anzahlungen werden in der eRechnung als ‚Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‚ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Nein (kein Haken): Es werden keine Abschlagszahlungen ausgegeben.

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Ja (gesetzter Haken): Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Abschlagszahlungen werden in der eRechnung als ‘Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‘ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen. Dieses ist an die Funktionalität der Page 5143988 mit der Option ‘Abschlagszahlungen anzeigen‘ angelehnt. Die bereits getätigten Abschlagszahlungen werden als ‘bereits bezahlt‘ in die XML-Datei übergeben und der Wert ‘Ausstehender Zahlbetrag‘ entsprechend ermittelt und übergeben. Der ‘Ausstehende Zahlbetrag‘ kann hierbei nur korrekt ermittelt werden, wenn im RABU kumuliert erstellt wird und über die Aktion ‚Korrekturzeile erstellen‘ die vorhergehenden Anforderungen rausgerechnet werden.

Erhaltene Anzahlungen (ab Version 2025.1.1)

Ab Version 2025.1.1 wird die Implementierungsempfehlung des BVBS (Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen) für die Zahlungsaufstellung in der eRechnung unterstützt.

Sofern in der Rechnung bereits gezahlte Beträge ausgewiesen werden sollen, sind diese über ‘Vorbereiten, Druckdefinitionen Anzahlungen' zu definieren. In der Page ‘Druckdef. Anzahlungen’ gibt es die Aktion ‘Zahlungsaufstellung erstellen' mit dieser Aktion wird die ‘Zahlungsaufstellung’ als Anhang in die ungebuchte Ausgangsrechnung erstellt. Der Anhang kann in der Ausgangsrechnung in der Infobox eingesehen (und ggf. natürlich auch gelöscht) werden.

Die Zahlungsaufstellung wird dann als Anhang in die XRechnung übernommen.

Verkaufsrechnungen mit Anzahlungsvorgang

Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Anforderungen gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘875‘ für Abschlagsrechnungen erzeugt.Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Schlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘877‘ für Schlussrechnungen erzeugt.Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in 'Belegart Anz. Vorgang' als Teilschlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode '876' für 'Teilschlussrechnungen erzeugt.Verkaufsrechnungen mit einem Bezug auf einen Anzahlungsvorgang werden wie folgt verarbeitet:Debitorischer Anzahlungsvorgang mit Betragseingabe

• Kumulation: Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Anzahlungen werden in der eRechnung als ‚Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‚ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen.

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Nein (kein Haken): Es werden keine Abschlagszahlungen ausgegeben.

• Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Ja (gesetzter Haken): Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Abschlagszahlungen werden in der eRechnung als ‘Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‘ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen. Dieses ist an die Funktionalität der Page 5143988 mit der Option ‘Abschlagszahlungen anzeigen‘ angelehnt. Die bereits getätigten Abschlagszahlungen werden als ‘bereits bezahlt‘ in die XML-Datei übergeben und der Wert ‘Ausstehender Zahlbetrag‘ entsprechend ermittelt und übergeben. Der ‘Ausstehende Zahlbetrag‘ kann hierbei nur korrekt ermittelt werden, wenn im RABU kumuliert erstellt wird und über die Aktion ‚Korrekturzeile erstellen‘ die vorhergehenden Anforderungen rausgerechnet werden.

Einbetten von Anhängen

Das Schema der XRechnung bietet die Möglichkeit, rechnungsrelevante Anhänge in die XML-Datei einzubetten. Finance unterstützt hierbei die folgende Typen:• applikation/pdf

• image/png

• image/jpg oder jpeg

• text/csv

Es werden alle Dokumente bzw. Dateien der o.g. aufgeführten Typen, die über 'Anhänge', 'Angehängte Belege' an Verkaufsrechnungen angehängt sind, bei der Erzeugung der XRechnung in die XML-Datei eingebettet.

Erfassung des Belegs

Eine elektronische Rechnung bzw. Gutschrift wird wie gewohnt in den entsprechenden Menüpunkten der Verkaufsbelege erfasst und gebucht. Sofern in der Debitorenkarte ein Sendeprofil eingetragen ist, wird softwareseitig vor Ausführung des Buchens die Validierung für die eRechnung aufgerufen. Werden hier keine Fehler festgestellt, wird die Rechnung gebucht und die XML-Datei erzeugt. Ist die Validierung nicht erfolgreich, wird ein Hinweis eingeblendet. Nach Klick auf Ok wird ein Fenster mit den gefundenen Fehlern und Warnungen eingeblendet.Über die Aktion ‘Offener verknüpfter Datensatz‘, wird in den Beleg bzw. den betreffenden Menüpunkt zurückverzweigt. Werden ausschließlich Warnungen gefunden, wird das o.g. Fenster nicht eingeblendet.

Wenn alle Angaben für eine eRechnung korrekt sind, kann die Rechnung gebucht werden. Im Anschluss wird die XML-Datei automatisch mit der Frage, ob der Datenpfad (und die Datei) geöffnet werden soll, erzeugt.

Erfassung von Stornobelegen

Zur Erstellung von Stornobelegen (Rechnungskorrekturen) ist die nachfolgende Vorgehensweise notwendig:• Schritt 1: Neue Verkaufsrechnung anlegen• Schritt 2: Feld 'Storno' anhaken• Schritt 3: Beleg kopieren und hier die zu stornierende Rechnung angeben. Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum werden als Referenzangaben in die XML-Datei übergebenHinweis: Wurde in der zu stornierenden Rechnung Skonto gewährt, dann wird die Frage gestellt, ob die Skontobedingungen aus der Rechnung in den Stornobeleg der XRechnung übertragen werden soll. Diese Erweiterung betrifft nur die Erstellung der XRechnung. Die bestehende Funktionalität der Belegverarbeitung bleibt unverändert bestehen.

Elektronische Belegdateien aus gebuchten Belegen

Über

Buchhaltung\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als BelegVerkauf\Posten\Gebuchte Rechnungen bzw. Gebuchte Gutschriften\Berichten\Senden als Beleg

kann die Elektronische Rechnung (erneut) erstellt werden.Dies gilt nur, sofern bei Erstellung der Ausgangsrechnung sämtliche notwendigen Informationen mitgegeben wurden.

Senden als Beleg

Datenträger

Mögliche Optionen sind: Nein, PDF, Elektronsicher Beleg, PDF und Elektronischer Beleg

Format

Die Elektronische Rechnung kann in den Formaten Peppol oder XRechnung erstellt werden.Vorgeschlagen wird das Format des Debitoren

Bei den Belegpositionen wird bei der elektronischen Rechnung unter Informationen zum Rechnungsposten folgendes aufgeführt:Beschreibung = Zeilennummer_zugehörige Zeilennummer (falls nicht vorhanden = 0)Kennung des Verkäufers: Angabe aus dem Feld ‘Nummer (Nr.)‘ der jeweiligen RechnungspositionKennung des Käufers: ‘Debitoren-Artikelnr. ‘Bei Bedarf wird die XML-Datei durch erneuten Aufruf von ‘Senden‘ nochmals erzeugt.Bei Klick auf ‘Ja‘ wird die XML-Datei geöffnet. Der Dateiname der XML-Datei ist folgendermaßen aufgebaut:_Mandantenkurzbez_RG-Nr_JJJJMMTTTimestamp_FormatFür gebuchte Rechnungen ist es möglich, in der Ansicht ‚Gebuchte Rechnungen‘ über ‚Bericht‘ die die XML-Datei erneut zu erzeugen. Hier kann eine eRechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn kein ‘Belegsendeprofil‘ angegeben ist. Dazu wird ‘Senden‘ und in dem Feld Datenträger ‘Elektronischer Beleg‘ eingegeben. Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden auch hierbei geprüft.Zu beachten ist, dass das Ändern von gebuchten Rechnungen nicht mehr möglich ist, d.h. wird die eRechnung wie zuvor beschrieben erzeugt oder das ‘Belegsendeprofil‘ erst nach dem Buchen bei dem Debitor hinterlegt, können ggf. notwendige Pflichtangaben nicht mehr nachgetragen werden.

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