MAWI Anfragevorgang

Allgemein

Unter dem Begriff Anfragevorgang werden Preisanfragen und Preisspiegel zusammengefasst.

Der Vorgang umfasst das Erstellen von Massenauszügen, um Bedarfsmengen zu ermitteln, die Übermittlung der Anfragen an Lieferanten oder Subunternehmer, das Erstellen eines Preisspiegels anhand der eingehenden Angebote, die Information der Kalkulations-Abteilung über die Einkaufspreise, das Festlegen von Rahmenverträgen und das Auslösen von Bestellungen.

Anfragevorgang Karte

Allgemein

Der Belegkopf ist in mehrere Register gegliedert; das Register Allgemein muss immer ausgefüllt werden.

Anfragevorgang

Geben Sie im Feld Anfragevorgang eine Nummer ein. Diese Nummer kann frei gewählt werden oder wird vom Nummernzähler vergeben.

Bezeichnungen

Es können beliebig viele Anfragen zur gleichen Zeit vorbereitet und bearbeitet werden. Deshalb erhält der einzelne Vorgang einen Namen sowie einen Suchbegriff.

Anfrageart

Anfragevorgänge können danach unterschieden werden, ob es reine Materialanfragen an Lieferanten oder Anfragen nach Subunternehmer-Leistungen sind. Dies verbessert die Übersicht über die Vorgänge.

Lieferanten und Subunternehmer werden im folgenden kurz "Lieferanten" genannt.

Terminiert zu

Um die rücklaufenden Angebote überprüfen zu können, insbesondere, um noch ausstehenden Angeboten nachzufassen, kann das Datumsfeld Terminiert zu benutzt werden. Ob noch Angebote ausstehen, kann im folgenden Feld Erledigt sofort gesehen werden.

Erledigt

Wenn die Anfragen erstellt, die rücklaufenden Angebote geprüft und Bestellungen ausgelöst wurden, sollte der Vorgang auf erledigt gesetzt werden. Die Übersicht der Anfragevorgänge kann nach Terminiert zu und Erledigt gefiltert werden, um gezielt bei den Lieferanten nachzufassen.

Dokument-ID

Dokument-ID für die Archivierung im Archivsystem

Projekt

Im Bereich Projekt werden Informationen gepflegt, für welches Projekt der Kalkulation die Anfragen erfolgen.

Projekt

Wenn Massenauszüge aus der Kalkulation in den Anfragevorgang einfließen, ist dies die Nummer, unter der das Projekt dort geführt wird.

Projektart

Wenn die Grundlage des Anfragevorgangs ein Massenauszug aus der Kalkulation ist, kann dies in der Angebotsphase oder nach Auftragserteilung sein.

Für Angebotsprojekte sollen durch den Einkauf die erzielbaren Einkaufspreise ermittelt werden. Für Auftragsprojekte werden Rahmenverträge festgelegt und Bestellungen ausgelöst.

Mandant der Kalkulation

Mandant der Kalulation aus BUILD

Projekt der Kalkulation

Projekt der Kalkulation aus BUILD

Kostenstelle

Für Auftragsprojekte kann eine Anfrage einer Kostenstelle zugeordnet werden. Die Kostenstelle sollte eingetragen werden, wenn sich die Einkaufspreise auf ein bestimmtes Bauvorhaben beziehen. In der Preisdatenbank sollte später erkennbar sein, dass die Preise nicht allgemein, sondern für dieses Bauvorhaben gelten. Das Feld wird auch gefüllt, wenn ein Lagerortcode ausgewählt wird, auf dem eine Kostenstelle hinterlegt ist.

Kostenträger

Unternehmen, die Bauvorhaben als Kostenträger führen, können die Anfragen für Auftragsprojekte dem entsprechenden Kostenträger zuordnen.

Kostenart

Kostenart des Projekts

Branche

Branche zum Anfragevorgang

Einkäufer

Für den Anfragevorgang zuständiger Einkäufer kann aus der Tabelle Verkäufer/Einkäufer ausgewählt werden.

Gewerk

Gewerk zum Anfragevorgang

Niederlassung

Niederlassung zum Anfragevorgang

Über Auswählen, Registerwechsel stehen weitere Felder zur Verfügung.

Beleg

Lieferung

Bereits im Anfragevorgang können Informationen zur Lieferung hinterlegt werden, die für die Übermittlung der korrekten LIeferantenpreise relevant sein können.

Lagerortcode

Auswahl eines Lagerortes. Bleibt leer, wenn auf eine Baustelle geliefert werden soll.

Erwartetes Lieferdatum

Wenn das Lieferdatum bereits bekannt ist, z.B. für ein anstehendes Projekt oder Bauvorhaben, dann kann es in diesem Feld hinterlegt werden.

Format Lieferdatum

Zur Auswahl stehen Lieferdatum, KW, KW auf Abruf, Auf Abruf

Lieferzeit

Vorgabe einer Uhrzeit für die Lieferung

Lieferbedingungscode

Auswahl einer angelegten Lieferbedingung

Lief. an Name (u. ff.)

Aus der Adressübersicht kann eine abweichende Lieferadresse ausgewählt werden. Die Adressdaten werden dann ebenfalls in die folgenden Felder Lief. an Adresse, Lief. an Adresse 2, Lief. an PLZ Code, Lief. an Ort, Lief. an Ländercode und Lief. an Kontaktperson übernommen, die allerdings ihrerseits noch einmal überschrieben werden können.

Texte

Wenn eine Anfrage auf einem Leistungsverzeichnis basiert, erhält sie aus der Kalkulation, die das Angebotsprojekt bearbeitet, Texte, die zur Anfrage gehören. Dies sind der Vorspann, der der Anfrage vorangestellt wird, und der Nachspann, der die Anfrage abschließt.

Diese Texte können um besondere Texte ergänzt werden, die Kopftexte, die nach dem Vorspann folgen, und die Fußtexte, die nach dem Nachspann folgen.

Die Texte des Einkaufs können über Textbausteine aufgerufen und geändert werden. Siehe hierzu den Abschnitt Belegtextbausteine.

Vor- und Nachspann, Positionstexte

Die in der Kalkulation festgelegten Texte werden im Einkauf normalerweise nicht mehr verändert. Es kann festgelegt werden, ob sie gedruckt werden sollen.

Beim Erstellen einer Anfrage aus einem Anfragevorgang werden die Kennzeichen, ob Vor- und Nachspann gedruckt werden sollen, in die Anfrage übernommen. Beim Erstellen eines Rahmenvertrages oder einer Bestellung werden diese Kennzeichen auf „Nein" gesetzt. Es wird angenommen, dass die Texte hier nicht noch einmal wiederholt werden müssen, weil sie bereits bei der Anfrage gedruckt wurden. In Rahmenvertrag und Bestellung besteht jedoch die Option, die Texte erneut zu drucken.

Auf die gleiche Weise werden Texte zur LV-Position gehandhabt.

Angebote

Berechnete Felder zur Anzeige einer Gesamtübersicht über die bisher erfolgte Angebotsabgabe. Diese Informationen können auch im Preisspiegel ermittelt werden.

Bestes Gesamtangebot

Für jede Position wird der über alle Lieferanten günstigste Preis angenommen. Die Summe des Gesamtpreises aller Positionen, also das optimale Gesamtangebot, wird angezeigt.

Gesamtangebot bester Lieferant

Die Angebotssumme des Lieferanten, dessen Gesamtangebot im Vergleich zu den anderen Lieferanten am günstigsten ist, wird angezeigt.

Lieferant

Lieferant des besten Gesamtangebots

Kalkulierter VK

Der Gesamtpreis, der sich aus den Verkaufspreisen der Kalkulation ergibt, wird berechnet.

Kalkulierter EK

Der Gesamtpreis, der sich aus den Einkaufspreisen der Kalkulation ergibt, wird berechnet.

Fehlende Preise zu Lieferanten

Falls Lieferanten noch keine Preise abgegeben haben, ist dies auf "Ja" gesetzt.

Anfragevorgangszeilen

Die Positionszeilen des Anfragevorgangs sind in MAWI Anfragevorgangszeile detailliert beschrieben.

Menüband

Folgende Aktionen können im Anfragevorgang ausgelöst werden:

Auswählen

Registerwechsel

Über Registerwechsel kann im Kopf des Anfragevorganges zwischen den Bereichen Allgemein und Beleg gewechselt werden. 

Vorbereiten

Anfragelieferanten

In der Anfragelieferanten Übersicht können die Lieferanten für den Anfragevorgang verwaltet werden. 

Vor- und Nachspann

Die in der Kalkulation festgelegten Texte werden normalerweise im Einkauf nicht mehr verändert. Es kann festgelegt werden, ob sie gedruckt werden sollen.

Beim Erstellen einer Anfrage aus einem Anfragevorgang werden die Kennzeichen, ob Vor- und Nachspann gedruckt werden sollen, in die Anfrage übernommen. Beim Erstellen eines Rahmenvertrages oder einer Bestellung werden diese Kennzeichen auf „Nein" gesetzt. Es wird angenommen, dass die Texte hier nicht noch einmal wiederholt werden müssen, weil sie bereits bei der Anfrage gedruckt wurden. Beim einzelnen Rahmenvertrag und bei der Bestellung kann jedoch angekreuzt werden, dass die Texte gedruckt werden sollen.

Auf die gleiche Weise werden Texte zur LV-Position gehandhabt.

Belegtextbausteine

Über diese Funktion können Belegtextbausteine zum Anfragevorgang verwaltet werden. 

Listenpreise in Anfragepreise

Füllt die Anfragelieferantenpreise mit den Einkaufslistenpreisen, soweit verfügbar.

Zielpreisermittlung

Öffnet einen Dialog, in dem verschiedene Parameter zur Preisermittlung ausgewählt werden können, anhand derer die Zielpreise der einzelnen Positionen berechnet werden. Der Zielpreis wird dann in das namensgleiche Feld der Anfragevorgangszeilen geschrieben.

Positionspreise

Zeigt die Preise der ausgewählten Position, sowohl die angebotenen Lieferantenpreise als auch die Listenpreise, falls diese herangezogen wurden.

Bemerkung

Möglichkeit, einen Bemerkungstext zu hinterlegen.

Externe Bemerkung

Möglichkeit, einen externen Bemerkungstext zu hinterlegen.

Ausführen

Anfragen erstellen, Bestellung erstellen, Rahmenvertrag erstellen

Aus dem Anfragevorgang können die Belege Anfrage, Bestellung und Rahmenvertrag erstellt werden. 

Auswerten

Preisspiegel

Öffnet den Preisspiegel, der die angebotenen Preise in einer Matrix darstellt, inkl. Ranking sowie Möglichkeiten zur Filterung und Hervorhebung der besten Preise.

Positionsstatistik

In der Ansicht Statistik Einkauf werden die statistischen Werte der ausgewählten Position angezeigt. 

Dokument anzeigen

Zeigt das Dokument im Archivsystem an.

Verwendung

Über diese Seite kann nachvollzogen werden, in welche Tabellen der aufgerufene Belegkopf zurückgeschrieben wurde. 

Nacharbeiten

Anfragevorgang kopieren

Die Daten eines (neuen) Anfragevorgangs können aus einem anderen Anfragevorgang übernommen werden. Hierbei kann entschieden werden, ob Kopfdaten, Preise, Lieferanten und Verfolgungszeilen mit kopiert werden sollen. 

Berichten

Verhandlungsprotokoll

In MS Word kann ein Verhandlungsprotokoll erstellt werden, dass dann als Vorlage in den Benutzerdefinierten Berichtslayouts hinterlegt wird. Wird das Verhandlungsprotokoll im Anfragevorgang oder aus den hinterlegten Anfragelieferanten aufgerufen, werden die Feldinhalte in die passenden Steuerelemente der Wordvorlage übergeben.

Dazu wird der Report Anfragelieferant Word Startbenötigt, siehe MAWI Word Vorlagendruck.

Aktionen

Belege

Positionen

Zur ausgewählten Position können die Referenzpositionen aus Belegen, die mit dem Anfragevorgang verknüpft sind, angezeigt werden.

Belege

Es können Belege angezeigt werden, die mit dem Anfragevorgang verknüpft sind.

Zeilen

Folgende Felder finden Sie in der Anfragevorgangszeile:

Art

Auswahl zwischen Artikel und Sachkonto (für Pauschalpositionen). Bleibt das Feld leer, kann eine Textzeile erfasst werden.

Nr.

Nr. des Artikels/Sachkontos oder Zugriff auf die Standardtextcodes

Projekt

Projekt aus dem Vorgangskopf

Beschreibung

Beschreibung des Artikels/Sachkontos

Beschreibung 2

Beschreibung 2 des Artikels/Sachkontos

LV-Position

Positionsnummer des Leistungsverzeichnisses: Ist ein Projekt angegeben, kann hier die LV-Position eingetragen werden. In Kombination mit der Positionsnr. ist eine eindeutige Zuordnung zwischen dem Leistungsverzeichnis und den daraus resultierenden Einkaufsprozessen möglich. Für eine vollständige Weiterverfolgung sind alle genannten Felder zu füllen.

Menge Einkauf

Anzufragende Menge für den Einkauf. Wird in die Anfragen übernommen.

Erwartetes Lieferdatum

Vorgabe, zu wann die Lieferung am Lager bzw. auf der Baustelle eintreffen soll

Format Lieferdatum

Zur Auswahl stehen Lieferdatum, KW, KW auf Abruf, Auf Abruf

Lieferzeit

Vorgabe einer Uhrzeit für die Lieferung

Lagerortcode

Auswahl eines Lagerortes. Bleibt leer, wenn auf eine Baustelle geliefert werden soll.

Lagerfachcode

Ausgewähltes Lagerfach der Zeile. Das Lagerfach muss auf dem Lagerort vorhanden sein.

Kalkulierte Menge

Menge der Kalkulation aus BUILD

Anfragenr. Lieferant

Anfrage des Lieferanten mit dem besten Gesamtangebot

Positionstext drucken

Der Positionstext wird gedruckt.

Kalkulierter Einkaufspreis

Vorläufiger Einkaufspreis der Kalkulation aus BUILD

Kostenstelle

Für Auftragsprojekte kann eine Anfrage einer Kostenstelle zugeordnet werden. Die Kostenstelle sollte eingetragen werden, wenn sich die Einkaufspreise auf ein bestimmtes Bauvorhaben beziehen. In der Preisdatenbank sollte später erkennbar sein, dass die Preise nicht allgemein, sondern für dieses Bauvorhaben gelten. Der Feldinhalt wird aus den Kopfdaten vorbelegt und ebenfalls gefüllt, wenn ein Lagerortcode ausgewählt wird, auf dem eine Kostenstelle hinterlegt ist.

Optimaler EK rabattiert

Günstigster angebotener Einzelpreis inkl. aller Rabatte

Optimaler Gesamtpreis

Günstigster angebotener Gesamtpreis inkl. aller Rabatte

Zielpreis

Im Vorfeld des Anfrageprozesses kann ein Zielpreis definiert werden. Er kann pro Zeile manuell erfasst oder per Funktion Zielpreisermittlung berechnet werden.

Belegart Material

Belegart aus der Materialabrechnung

Belegnr. Material

Belegnr. eines verknüpften Materialbeleges

Zeilennr. Material

Zeilennr. aus einem verknüpften Materialbeleg

Bemerkung intern

Pro Zeile kann ein freier Bemerkungstext erfasst werden.

LV Position intern

Positionsnr.

Bei Vorhandensein eines Projektes ist in Kombination mit der LV-Position eine eindeutige Zuordnung zwischen dem Leistungsverzeichnis und den daraus resultierenden Einkaufsprozessen möglich. Für eine vollständige Weiterverfolgung sind alle genannten Felder zu füllen. Die Positionsnr. wird aus der Zeilennr. vorbelegt, kann aber per Funktion Artikel ändern geändert werden.

Kalkulierter Artikel

Artikel (Betriebsmittel) der Kalkulation aus BUILD

Kalkulierte Mengeneinheit

Mengeneinheit des kalkulierten Artikels

Kalkulierter Verkaufspreis

Verkaufspreis der Kalkulation aus BUILD

Kalkulierter Wert VK

Verkaufswert der Kalkulation aus BUILD

Kalkulierter Wert

Vorläufiger Gesamtwert der Kalkulation aus BUILD

Einheitencode

Einheit der Zeile. Wird mit der Basiseinheit des Artikels vorbelegt, kann aber geändert werden, sofern Umrechnungen zu anderen Einheiten im Artikel angelegt sind.

Preis gilt pro Menge

Der EK-Preis gilt pro Menge des aktuellen Einheitencodes.

EK-Preis Rückgabe

Lieferant

Lieferant des besten Gesamtangebots

Kurztext

Kurztext 2

Kurztext 3

Materialansatz (Menge)

Zeitansatz (Menge)

BAS

Auswahl eines Bauarbeitsschlüssels

Gruppenstufe, Gruppenstufe2, Gruppenstufe3, Gruppenstufe4, Gruppenstufe5

Eingruppierung in Warengruppen. Kann immer detaillierter und tiefer fortgeführt werden.

Kostenartengruppe

Gruppe der Kostenart

Projektart

Übernahme von Angebots/-Auftragsprojekt aus dem Vorgangskopf

Mandant der Kostenstelle

Mandant der ausgewählten Kostenstelle

Kostenträger

Kostenträger dieser Zeile, aus dem Kopf vorbelegt.

Urspr. Anfragevorgang

Wird beim Kopieren des Anfragevorgangs befüllt

Urspr. Artikel

Artikelnr. vor Änderung

Urspr. Anfrageprojekt

Wird beim Kopieren des Anfragevorgangs befüllt

Urspr. LV-Position

LV-Position vor Änderung

Urspr. Positionsnr.

Positionsnr. vor Änderung

Anfrage-Herkunftsnr.

Anzeige der Herkunftsnummern der Anfragen

Postionstext

Positionstext des Leistungsverzeichnisses

Datum Abschluss

Abschluss

Sachkonto

Sachkonto Nr.

Zeilennr.

Aktuelle Zeilennr.

Gehört zu Zeilennr.

Bei abhängigen Zeilen wird hier angezeigt, zu welcher Zeilennr. diese Zeile gehört.

Optimaler Rabatt

Höchster angebotener Rabatt

Optimaler EK-Preis

Günstigster angebotener Einzelpreis ohne Berücksichtigung von Rabatten

Belegnr. Rahmenvertrag

Belegnr. einer Rahmenbestellung, die aus dem Anfragevorgang erstellt wurde

Belegnr. Bestellung

Belegnr. einer Bestellung, die aus dem Anfragevorgang erstellt wurde

Positionstext vorhanden

Zeigt an, ob ein Positionstext angelegt wurde.

Kumuliert in Zeilennr.

In welche Zeile wurde die Zeile kumuliert

Kumulationszeile

Die Zeile auf der kumuliert wird

Menge Einkauf (Basis)

Anzufragende Menge für den Einkauf in der Basiseinheit. Relevant, wenn z.B. mit Umrechnungen gearbeitet wird.

Reservierte Menge

Anzeige der reservierten Menge anhand der Reservierungsposten

Reservieren

Optionen zur Reservierung der Mengen im Lager. Auswahl zwischen Nie, Optional und Immer

Reservierte Menge (Basis)

Reservierte Menge in der Basiseinheit, wenn z.B. mit Umrechnungen gearbeitet wird.

Artikelvariantencode

Ausgewählte Variante des Artikels

Niederlassung

Vorschlagswert aus dem Vorgangskopf. Die Niederlassung kann aus der gleichnamigen Tabelle ausgewählt oder durch die Kostenstelle ermittelt werden.

EAN Nr.

EAN-Nr. des Artikels

Menüband Zeilen

Folgende Aktionen können in den Bestellzeilen ausgelöst werden:

Verwalten

Neue Zeile, Zeile löschen

Erstellt bzw. löscht eine Zeile.

Auswählen

Markieren

Markiert die ausgewählte(n) Zeile(n)

Nur Satzmarkierte ein/aus

Nur bereits markierte Zeilen werden eingeblendet / ausgeblendet

Spalte Markierung ein/aus

blendet die Spalte zum Markieren ein/aus

Vorbereiten

Artikel einfügen

Öffnet eine Abfrage, die die Auswahl bietet, Artikel aus einer gespeicherten Satzmarkierung oder aus dem Artikelstamm einzufügen.

Positionstexte, Textbausteine anzeigen

Zeigt die ggf. verschiedenen Positionstexte bzw. Textbausteine der aktuellen Zeile an.

Textbausteine einfügen, Textbaust. einf. alle Posit.

Fügt den Positionstextbaustein der aktuellen, bzw. aller Positionen ein.

Ausführen

Reservieren

Reserviert die Menge der ausgewählten Position im Lager.

Alle Zeilen kumulieren

Alle Zeilen mit gleicher Artikelnummer werden zusammengezogen und als Gesamtsummenzeile in die Anfragen übertragen.

Zeile kumulieren

Nur die Zeilen mit der der gleichen Artikelnummer, wie die Zeile, auf der man sich befindet, werden zusammengezogen und als Gesamtsummenzeile in die Anfrage übertragen.

Artikel ändern

Öffnet einen Dialog zum Ändern der aktuellen Zeile. Damit können Artikel direkt oder durch Eingrenzung auf bestimmte LV-Positionen geändert werden. Zudem ist es möglich, LV-Positionen und Positionsnummern anzupassen.

Auswerten

Reservierungsposten

Zeigt die reservierten Positionen an, gefiltert auf den aktuellen Anfragevorgang.

Reservierungsverfolgung

Zeigt die Verknüpfungen zur reservierten Zeile an.