Berechtigungen & Datenschutz

Berichtsdaten pro Benutzer einschränken

Berichtsdaten pro Benutzer einschränken

Berichtsdaten sperren

Um für einen Monat das Erfassen von Berichtsdaten durch bestimmte Benutzer zu beenden, kann dieses definiert werden:

In der Benutzer-Einrichtung der Systemadministration wird einmal pro Benutzer festgelegt, dass für ihn ein Berichtsmonat als abgeschlossen gilt, sobald dies für den Monat festgelegt wird. In der Abrechnungs-Übersicht des Baulohns wird durch den Aufruf einer Funktion das Erfassen der Berichtsdaten für diesen Monat beendet.

Wenn also diese beiden Einrichtungen getroffen sind, dann dürfen die so festgelegten Benutzer keine Berichtsdaten dieses Monats ändern oder erfassen oder löschen. Dies gilt für alle Berichtsdaten des Monats, ohne Einschränkung nach Personalnummer oder Niederlassung oder Abrechnungskreis. Diejenigen Benutzer, bei denen die Kennung in der Benutzer-Einrichtung nicht gesetzt ist, dürfen die Berichtsdaten weiter bearbeiten.

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung, Benutzereinrichtung: "Baulohn-Berichtsdaten begrenzt" (diese Spalte ist einblendbar) und

/Abrechnung/Abrechnung, Funktion, Berichtsdaten-Erfassung beenden.

Webclient:

Bestimmte Benutzer berichten bestimmte Lohnarten

Welche Lohnarten bestimmte Benutzer berichten können, kann über die Feldberechtigungen der Systemverwaltung eingeschränkt werden.

Diese Einschränkung gilt dann für die Übersicht der Lohnarten, die Karte der Lohnarten und das Berichten der Lohnarten. Für die Auswertung durch Berichte gilt die Einschränkung nicht; sie zielt auf die Berichtsdaten.

Das ist eine Berechtigungsprüfung; der Benutzer kann also z.B. nicht einen Filter lösen, um doch alle Lohnarten zu sehen.

Was tun?

Bei der Feldberechtigung wird eine Gruppen-ID (Rolle) eingetragen. Am besten ist es, nur für diesen Zweck Rollen anzulegen. Die Rolle dann bei den Benutzern eintragen. Weiter muss nichts zur Rolle definiert werden. Dann bei den Feldberechtigungen zu dieser Rolle die Tabelle Lohnart Baulohn, als Feld Lohnart und als Anzeigen-Filter einen Filter der erlaubten Lohnarten eintragen. Sollten viele Lohnarten berechtigt sein, dann eine weitere Rolle anlegen. Für Benutzer ohne Einschränkung keinen Eintrag erstellen.

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung oder Suchen: Zugriffsrechte, Berechtigungen und Feldberechtigungen definieren.

Webclient:

Berichtsdaten, zusammenstellen (Zusammenfassung)

Berichtsdaten, Zusammengefasste Berichtsdaten anzeigen

Aus der Haupt-Berichtsdatenerfassung kann eine besondere Übersicht von Berichtsdaten aufgerufen werden, in der pro Personalnummer die bereits erfassten Berichtsdaten zusammengefasst dargestellt werden, damit sie geprüft werden können. Zunächst muss oben in der Übersicht die Personalnummer ausgewählt werden; dabei kann der Suchbegriff eingetragen werden, die Personalnummer wird dann gesucht. Als Monat wird der aktuelle Abrechnungsmonat vorgeschlagen. Die Berichtsdaten, die für die Personalnummer und den Monat vorhanden sind, werden dann automatisch zusammengefasst dargestellt. Wenn bereits zusammengestellt wurde, also noch geprüft wird, dann wird gefragt, ob die Daten bleiben oder neu ermittelt werden sollen. Die Daten, die so dargestellt werden, sind pro Benutzer getrennt, so dass jeder Anwender seine eigene Sicht erhält und andere Anwender in seiner Übersicht nicht ändern.

Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten, Ausführen, Zusammenfassung.

Berichtsdaten, Zusammenfassung

Für diese Anzeige wird so zusammengefasst:

Pro Personalnummer, Kostenstelle, Belegtag und außerdem: für jede Stunden-Lohnart für die Personalnummer auf der KSt, am Tag und nach dem Prüfkennzeichen, das ist hier eine Zahl in "Anzahl Umläufe", für jeden Buchungstext, wenn erfasst und unterschiedlich, eine eigene Zeile. In dieser Zusammenfassung sind außerdem automatisch Leer-Einträge pro Personalnummer und Kalendertag eingefügt, für Tage, an denen nicht berichtet wurde, auch für Wochenenden, für den Abrechnungsmonat.

Berichtsdaten, Zusammenfassung Spalten

Die Spalten der Zusammenfassung sind:

Kostenstelle, Datum, Stunden, Geprüft, Buchungstext, Symbol der Fehlzeit-Lohnart, eine weitere Lohnart, Menge dieser weiteren Lohnart, Faktor dieser weiteren Lohnart, und zur Information: Betrag der Lohnart, Betrag der weiteren Lohnart.

Dabei gelten die Besonderheiten: "Geprüft" ist eine Zahl, hilfsweise wird das Feld der Berichtsdaten: "Anzahl Umläufe" benutzt. Geprüft wird nur dann mit einer Zahl dargestellt, wenn alle Berichtsdaten des Eintrags bereits geprüft sind. Die KSt-Nummer wird nur beim ersten Mal angezeigt, bis sich die KSt-Nummer ändert.

Die weitere Lohnart ergibt sich so: wenn für die Personalnummer, die Kostenstelle, den Tag außer der Stunden-Lohnart eine weitere Lohnart berichtet wurde, die keine Entgeltstunden darstellt, dann wird diese hier angezeigt, also in der Zeile der Stunden-Lohnart. Das kann nur 1 weitere Lohnart sein. Aus dem Berichtsdatensatz dieser weiteren Lohnart kommen außerdem: Menge, Faktor. Der Betrag der Stunden-Lohnart ergibt sich aus den Stunden und dem Faktor, mit dem die Lohnart für diese Personalnummer bewertet wird. Der Betrag der weiteren Lohnart ergibt sich aus Menge mal Faktor.

Berichtsdaten, Zusammenfassung Änderung ab 05.21

Die besondere Verarbeitung für Lohnarten mit dem Berichtssymbol U oder GZ wird nicht mehr ausgeführt.

Das bedeutet jetzt: Die Lohnarten gelten als Stundenlohnarten nach den gleichen Bedingungen wie andere Lohnarten (aktive oder passive Entgeltstunden oder Zuordnung zu einer Fehlzeit oder Funktion zu Urlaub oder Kurzarbeit). Die Mengen (und Beträge) dieser Lohnarten werden nicht mehr auf 0 gesetzt.

Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten, Aufteilung, Zusammenfassung.

Berichtsdaten, Zusammenfassung weiteres zur Anzeige (bis zur Version 2020.30)

Die Anzeige ist ähnlich gestaltet wie die Wochenerfassung pro Personalnummer. Oben links werden z.B. die Iststunden angezeigt. Bei den Iststunden ist am Ende eine Zeile mit den Gesamtstunden der Iststunden, wie angezeigt, enthalten.

Berichtsdaten Zusammenfassung, Anzeige der Info-Box: Wochentag, Sollstd., Iststd. ab Version 2023.2

Die Anzeige der der Info-Box: Wochentag, Sollstd., Iststd. ist nun auch in der Zusammenfassung möglich, dies wie in der Wochenerfassung. Die Anzeige ist wöchentlich. Die Anzeige der Box ist nur möglich, wenn man sich in der Zusammenfassung auf einem Datensatz mit einem Datum befindet.

Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten, Ausführen, Zusammenfassung: Info-Box rechts

Berichtsdaten FactBox, Gesamtstunden des Monats anzeigen

In der Wochenerfassung ist eine neue zusätzliche FactBox enthalten. Diese FactBox zeigt in Bezug auf den in der Page eingestellten Erfassungsmonat die Gesamt-Sollstunden und die Gesamt-Iststunden zum jeweiligen Mitarbeiter an, zu dem jeweils erfasst wird.Damit kommen wir einem vielfachen Wunsch nach, diese Gesamtstunden wieder anzuzeigen.Eine Ist-Stunden-Anzeige, wie sie im Windowsclient vorhanden war, ist aber weiterhin technisch nicht mehr möglich.

Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Ausführen, Erfassung Woche, FactBox:

Berichtsdaten, Zusammenfassung bearbeiten

In der Übersicht der für eine Personalnummer zusammengefassten Berichtsdaten können die Daten geändert und ergänzt werden.

Geändert werden können diese Daten: Die Kostenstelle, die Geprüft-Zahl, der Buchungstext, die weitere Lohnart, Menge und Faktor der weiteren Lohnart.

Aus der Anzeige können auch die Berichtsdaten aufgerufen werden: Wenn der Berichtsdaten-Button ausgeführt wird, dann werden die Berichtsdaten, aus denen sich die aktuelle Zeile zusammensetzt, angezeigt.

Danach ergibt sich: Falls die Stunden dieser Berichtsdaten jetzt anders sind, werden sie auch in der Zusammenfassung geändert; ebenso der Buchungstext; ebenso die Kostenstelle; andere Eingaben nicht.

Berichtsdaten, Zusammenfassung, Ausführen

Die Änderungen der zusammengefassten Anzeige werden in die Berichtsdaten übernommen, wenn der Ausführen-Button gedrückt wird. Dann werden die Berichtsdaten, die der Zusammenfassung zugrunde liegen, so geändert:

In allen Berichtsdaten werden die Kostenstelle, der Buchungstext geändert und die Geprüft-Zahl gesetzt, wenn eingegeben. Der Berichtsdaten-Satz der weiteren Lohnart wird geändert, wenn vorhanden; wenn noch nicht vorhanden, und jetzt die Lohnart eingegeben wurde, wird er eingefügt, und zwar im Buchungsblatt der zugehörigen Stunden-Lohnart; wenn die Lohnart auf leer gesetzt wurde, wird ihr Berichtsdaten-Satz gelöscht. Leer-Einträge, die für nicht-berichtete Tage eingefügt waren, bewirken keine Änderung von Berichtsdaten. Nach dem Ausführen werden die zusammengefassten Daten für die Personalnummer und den Monat gelöscht.

Berichtsdaten, Zusammenfassung, Druck

Eine Druckausgabe der Berichtsdaten für einen Monat listet pro Personalnummer folgende Zeilen: jeder Kalendertag wird aufgeführt. Dazu die Spalten:

Kostenstelle; wenn sich die KSt wiederholt, wird sie nur beim ersten Mal gedruckt, Datum; z.B. in der Form 28 Mi, die Produktivstunden, also aktive Entgeltstunden, der Buchungstext wie eingegeben, ein Hinweis, wenn Eintritt oder Austritt am Tag, das Berichtssymbol der Lohnart, wenn die Lohnart eine Fehlzeit ist, Lohnart, Menge, Faktor, Betrag, wenn eine solche Lohnart berichtet ist; nur eine Lohnart pro Tag. Weitere Ausgaben: ein * wird neben dem Datum gedruckt, wenn eine Eingabe in "Anzahl Umläufe" getroffen wurde. Dazu die Summe der aktiven Entgeltstunden und Fehlzeitstunden pro Woche und für den Monat. Es wird 1 Blatt pro Personalnummer ausgegeben. Es kann die Sortierung der Personalnummern vorgegeben werden, z.B. nach Suchbegriff. Die Schriftart ist größer als bei den sonstigen Berichten.

Berichte, Berichte drucken,

Berichtsdaten, Zusammenfassung, Tastenkombination nutzen

Ein Wechsel zwischen den Personalnummern ist mit der Tastenkombination ALT+N möglich. Gewechselt wird nach dem Filterkriterium, das ist die Niederlassung und dem Sortierkriterium, das ist der Suchbegriff.

Sperren

Siehe zu Tabellensperren auch im Handbuch: BLO Tabellensperren.

Sperre bei: Abrechnung in mehreren Mandanten

Wenn eine Abrechnung in mehreren Mandanten gleichzeitig ausgeführt wird, kann es zu gegenseitigen Sperren der Abrechnungen kommen.

Sperre bei: Abrechnung in einem Mandanten

Im gleichen Mandanten kann es zu Sperren von Stammdaten und Berichtsdaten kommen. Ferner ist in einem Mandanten zur gleichen Zeit nur eine Abrechnung möglich.

Sperre bei: bei Stammdaten

Personalstamm

Während der Abrechnung wird die Personalstamm-Historie geschrieben. Ferner wird der Abrechnungsstatus im Personalstamm vermerkt. Dies führt dazu, dass der Personalstamm während der Abrechnung nicht bearbeitet werden kann. Dies bezieht sich auf Personalnummern des aktuellen Mandanten.

Freigeben

Wenn dies nicht gewünscht ist, dann kann unter Baulohn, Einrichtung im Prüfen-Register "Bei Abrg Personalstamm freigeben" ausgewählt werden. Dann ist der Personalstamm für kurze Zeit gesperrt, aber während des größeren Teils der Abrechnung frei.

Allerdings wird gegen Ende der Abrechnung der Abrechnungsstatus pro Personalnummer festgestellt, so dass es erneut zur Sperre auf den Personalstamm kommen kann.

Lohnarten

Lohnarten werden durch die Abrechnung nicht gesperrt. Das Schreiben der Lohnarten-Historie erfolgt beim Abschluss des Monats über Aktuelle Abrechnung, Monat abschließen.

Sperre bei: bei Berichtsdaten

Abrechnungsschritt

Wenn die Abrechnung mit "Standard ausführen" ausgeführt wird, sind in der Regel die Teilschritte "Fehlzeiten prüfen" und "Berichtsdaten prüfen" enthalten.

Während dieser Verarbeitung werden Fehlzeiten in Berichtsdaten übertragen oder Berichtsdaten in den Fehlzeitenkalender, je nachdem, an welcher Stelle Fehlzeiten erfasst wurden. Während dieser Zeit sind beide Eingaben für andere Benutzer gesperrt. Dies bezieht sich auf Berichtsdaten des aktuellen Mandanten.

Freigabe

Nach diesen "Prüfen"-Schritten werden während der Abrechnung die Berichtsdaten und Fehlzeiten wieder zur Erfassung freigegeben.

Hinweise

"Fehlzeiten prüfen" und Berichtsdaten prüfen" sind nicht unbedingt bei jeder Abrechnung erforderlich. Wenn dieses einmal für den Monat ausgeführt wurde und danach keine Ergänzungen oder Änderungen in den Berichtsdaten vorgenommen wurden, ist es nicht nötig, diese Teilschritte erneut auszuführen.

Sperre bei: bei Daten anFIBU/BBA

Daten an Fibu und BBA

Die Daten, die von der Baulohnabrechnung für die Fibu und die Baubetriebsabrechnung kontiert und übergeben werden, sind in einem mandantenübergreifenden Topf. Dies ermöglicht es Auswertungen im Baulohn, z.B. den Lohnverteilungs-Listen, ähnliche Auswertungen auszuführen, wie in der Baubetriebsrechnung.

Mehrere Mandanten

Deshalb kann es in diesem Abrechnungsschritt zu Sperren zwischen verschiedenen Mandanten kommen, wenn Abrechnungen mehrerer Mandanten gleichzeitig ausgeführt werden.

Vorgehensweise

Um dies zu verhindern, kann unter Baulohn, Einrichtung, im Register Abrechnung "Kontierung getrennt ausführen" ausgewählt werden.

Dies hat ferner den Vorteil, dass die Abrechnung selbst beschleunigt wird. Die Kontierung ist nur nach der letzten, definitiven Abrechnung des Monats wichtig. Dann aber muss sie ausgeführt werden. Die Kontierung kann auch unabhängig von der Abrechnung unter Aktueller Abrechnung, "Kontierung für Fibu/BBA ausführen", für sich, also z.B. nachdem die Abrechnung gelaufen ist, ausgeführt werden.

Besonderheiten

Bei Rückrechnungen wird die Kontierung für Fibu und BBA immer während der Abrechnung erstellt.

Sperre bei: Arbeitszeitkonto

Arbeitszeitkonto und Sperre

Die Arbeitszeitkonten-Definitionen (Ansparkonto, Ausgleichskonto) werden mandantenübergreifend geführt, damit nicht in jedem Mandanten diese Definitionen erforderlich sind.

In dem Monat, in dem der Zeitraum des Arbeitszeitkontos neu beginnt, ist es unvermeidlich, dass das Arbeitszeitkonto selbst vom Programm geändert wird. Es wird automatisch ein neuer Zeitraum eingetragen. Der Zeitraum, der ab dem aktuellen Monat gilt.

In diesem Monat kann es zu gegenseitigen Sperren bei Abrechnungen in mehreren Mandanten kommen.

Archiv, DocuWare

Personalakte, DocuWare-Archiv

Wenn das DocuWare-Archiv benutzt wird, können Dokumente zum Mitarbeiter beim Personalstamm hinterlegt, mit Kennungen versehen und angezeigt werden.

Dazu die Dokumente, die bereits ins Archiv gebracht wurden, in der Personalakte mit ihrer ID eintragen.

Die Dokumentarten zu den Dokumenten können selbst angelegt werden. Diese Angaben werden bei der Verschlagwortung in das DocuWare-Archiv übernommen. Die Dokumente können aus der Übersicht der Personalakte pro Personalnummer angezeigt werden.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Personalakte.

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Vorbereiten: Personalakte.

Berichtsdaten, Dokument-ID suchen

Wenn DocuWare als Archiv benutzt wird und wenn pro Mitarbeiter mehrere Berichte im Monat unter der gleichen Dokument-ID archiviert werden, dann kann eingerichtet werden, dass diese Dokument-ID des Monats in den Berichtsdaten gesucht wird.

Wenn dann im Monat bereits eine Dokument-ID für die Personalnummer berichtet wurde, dann wird sie automatisch für die weiteren Berichtsdaten der Personalnummer im Monat vorgeschlagen.

Hierzu kann eine Einrichtung gesetzt werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen" und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Erfassung Woche.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen" und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Ausführen: Erfassung Woche.

Berichtsdaten, Dokument-ID prüfen

Wenn die Dokument-ID bei Berichtsdaten eingegeben wird, dann wird geprüft, ob die ID genau 10 Ziffern enthält; wenn nicht, wird ein Fehler ausgegeben.

Dies kann in der Baulohn-Einrichtung so vorgegeben werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Prüfen: Dokument-ID suchen, prüfen: Ziffern prüfen und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Prüfen: "Dokument-ID suchen, prüfen": Ziffern prüfen und

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten

Mitarbeiterausweis (Druck)

Druck Mitarbeiterausweis

Es kann ein Druck aufgerufen werden, der pro ausgewähltem Mitarbeiter eine Druckseite ausgibt mit Daten eines Mitarbeiterausweises; enthalten sind Personalstammdaten und Qualifikationen. Gedruckt werden auf einer Seite diese zwei Bestandteile des Ausweises.

Beim Druckaufruf kann der Personalstamm gefiltert werden. Außerdem können die Qualifikationen gefiltert werden, die für den Druck berücksichtigt werden. Zusätzlich kann ein Ablaufdatum vorgegeben werden, das für diejenigen Qualifikationen geprüft werden soll, die ein Ablaufdatum eingetragen haben (Nachschulungsqualifikationen).

/Berichte/Berichte drucken,

Webclient: /Berichte/Berichten,

Welche Qualifikationen?

Es werden nur die Qualifikationen gedruckt, die im vorgegebenen Filter enthalten sind. Um das Filtern zu erleichtern, fügen wir bei den Qualifikationen beim Feld "Bedeutung" die Auswahl "Elektrobau" hinzu. Es kann also Bedeutung: Elektrobau gefiltert werden.

Druckausgaben

Wenn eine Qualifikation mehrmals zur Personalnummer eingetragen ist, wird für diese Qualifikation der letzte Eintrag genommen. Es zählt das letzte "Von Datum".

Für Nachschulungsqualifikationen wird das vorgegebene Ablaufdatum geprüft. Dieses kann auch in einem vergangenen Monat sein. Wenn also ein Ablaufdatum zum Prüfen eingegeben wurde, werden bei den Qualifikationen mit Ablaufdatum nur diejenigen gedruckt, deren Ablaufdatum später ist.

Druck Mitarbeiterausweis, Details, Personal

Der erste Teil beginnt mit dem Firmenlogo, Kurzanschrift der Niederlassung und dem aktuellen Datum. Als Personaldaten werden ausgegeben: Name, Vorname, Wohnort, Straße, Geb.Datum, P-Nr., das Bild laut Personalstamm und als "bei Unfall anrufen" die Telefonnummer der Niederlassung.

Druck Mitarbeiterausweis, Details, Qualifikation

Der zweite Teil enthält Qualifikationen. Es werden nur Qualifikationen gedruckt, die dem vorgegebenen Filter entsprechen. Die Qualifikationen werden in zwei Gruppen unterteilt:

- Solche, die ein Ablaufdatum vermerkt haben, unter der Überschrift "Nachschulungsqualifikation, letzte"; hier werden maximal 4 gedruckt. "Letzte" ist das Von Datum. Außerhalb des Ausweises, also weiter rechts, wird zur internen Information noch eine Spalte "gültig" gedruckt, also das Ablaufdatum.

- Dann folgen Qualifikationen ohne Ablaufdatum; je zwei nebeneinander, maximal 12.

Es wird der Text der Qualifikation selbst gedruckt, also nicht der Text, der beim Mitarbeiter steht. Falls bei der Qualifikation eine "Bezeichnung 2" eingetragen ist, wird diese genommen; als Kurz-Bezeichnung für den Druck.

Druck Mitarbeiterausweis, was tun?

Bei der Niederlassung in der Adresse die Telefonnummer der Niederlassung eintragen. Bei einigen Qualifikationen eine kürzere Bezeichnung in "Bezeichnung 2" eintragen, damit es besser auf den Druck passt, z.B. "RK II Nachschulung - Erste Hilfe Training" als "RK II - Ersthelfer".

Bei den Qualifikation gibt es ein Feld "Bedeutung". Hier kann die Bedeutung "Elektrobau" ausgewählt werden.

Terminliste

Terminliste, Personal

Es kann eine Terminliste geführt werden. Die dort enthaltenen Termine können auf Wiedervorlage gesetzt werden. Der Benutzer, für den Termine wiedervorgelegt werden sollen, erhält eine Übersicht der Termine, wenn er den Menüpunkt Personalverwaltung, Termine ausführt.

Es kann eine Liste der Termine gedruckt werden.

Rollencenter Personalbuchhaltung: Termine, die fällig sind oder

Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Terminliste und dort: Bericht, Drucken.

Webclient:

Terminliste, Übersicht Termine

Die Übersicht der Termine wird auf den Benutzer vorgefiltert, wenn dies gewünscht ist und in der Baulohn-Einrichtung so festgelegt wurde. Ferner werden die bereits wiedervorgelegten Termine weggefiltert.

Terminliste, Eingaben zu Terminen

Personalnummer, Terminart, Datum, Art der Tätigkeit eintragen. Das Wiedervorlagedatum wird automatisch ermittelt, wie in der Baulohn-Einrichtung festgelegt.

Die Arten der Tätigkeit können vordefiniert werden oder es kann eine freie Bezeichnung eingetragen werden.

Wenn ein Termin nicht mehr angezeigt werden soll, dann "Datum wiedervorgelegt" eintragen. Dieser Termin gilt dann als erledigt.

In der Übersicht der Termine kann der Zeitraum eingestellt werden, bis zu dem die auf Wiedervorlage gesetzten Termine angezeigt werden sollen: 7 Woche, 31 Monat, 3 Quartal, 12 bis Ende Jahr, Standard bis Arbeitsdatum einschließlich.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Termin.

Webclient:

Terminliste, Einrichtungen

In der Baulohn-Einrichtung, Register Personal, kann der Wiedervorlagezeitraum in Tagen eingestellt werden. Diese Tage werden vom angegebenen Datum abgezogen, um das Wiedervorlagedatum zu ermitteln.

Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn-Einrichtung, Register Personal.

Webclient:

Terminliste, Zeitraum

Wenn die Terminliste Personal aufgerufen wird und sich kein Zeitraum für das Wiedervorlagedatum ergibt, der gesetzt werden muss, dann werden 3 Jahre als Zeitraum gesetzt, Vorjahr, Jahr, Folgejahr.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Termin.

Webclient:

Terminliste, Beispiel: Arbeitsmedizinischer Dienst

Termine für den Arbeitsmedizinischen Dienst können in der Terminliste erfasst werden. Zu diesem Zweck ist die Terminart "AMD" vorgesehen. Um die Art der Tätigkeiten und die möglichen Ergebnisse der Untersuchung zu verwalten, in der Terminliste bei diesen Feldern die Übersicht aufrufen und die nötigen Stammdaten erfassen.

Terminliste, Beispiel: Mehrere Einträge erstellen

Für die Terminliste können Einträge für mehrere Mitarbeiter automatisch erstellt werden.

Beim Aufruf den Personalstamm filtern. Der Termin mit einer bestimmten Terminart kann zu einem Zeitpunkt nach dem letztem Eintritt, vor dem bereits bekannten Austritt oder oder zu einem Stichtag erstellt werden. Um zu verhindern, dass Termine eingefügt werden, die bereits eingetragen sind, kann ein Zeitraum vorgegeben werden, innerhalb dessen geprüft wird, ob der Termin für eine Personalnummer bereits vorhanden ist.

Das Erstellen mehrerer Einträge kann z.B. benutzt werden, um auf Wiedervorlage zu setzen, wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Betriebszugehörigkeit erreicht oder um Personalgespräche in festen Zeitabschnitten zu planen.

Beispiel: Betriebszugehörigkeit nach 5, 10, 15 Jahren. Dreimal ausführen mit den Eingaben: Ab rechnerischem Eintritt; Zeitraum erst 5J, dann 10J, dann 15J; Wenn Termin vor Stichtag: nächster Termin. Der nächste Aufruf wäre dann, für die Neu-Einstellungen, in 5 Jahren nötig.

Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Terminliste, Button Funktion, Mehrere Einträge erstellen.

Rollencenter Personalbuchhaltung: Termine, die fällig sind, dort Funktion, Mehrere Einträge erstellen.

Webclient:

Terminliste, automatische Termine

Wenn im Personalstamm Datumseinträge getroffen werden für:

- Arbeitserlaubnis, - Fördermittel, - Führerschein, - Schwerbehinderung, - Studienbescheinigung,- Qualifikationen,

dann werden automatisch Termine zum "Bis-gültig-Datum" erstellt.

Terminliste, Weiteres

In der Übersicht der Termine kann in die Spalte "Bezeichnung" der Name des Arbeitnehmers übertragen werden.

Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Terminliste, Funktion, Name in Bezeichnung.

Rollencenter Personalbuchhaltung: Termine, die fällig sind: Funktion, Name in Bezeichnung.

Webclient:

Personalstamm (besonderes)

E-Mail-Adresse des Mitarbeiters

Während die Debitoren und Kreditoren bereits E-Mail Adressen mit bis zu 80 Zeichen Länge zugelassen haben, waren die E-Mail Felder in der Adresse bislang auf 50 Zeichen begrenzt. Dieses wurde nun ebenfalls auf 80 Zeichen erweitert.

Auch in der Anbindung von Build bzw. Inform und Finance können nun bis zu 80 Zeichen genutzt werden. Für alle angebundenen Systeme sind aber die dort vorgesehenen maximalen Begrenzungen unbedingt zu beachten.

Hinweise:

Baulohn: Aufgrund von Restriktionen auf der empfangenden Seite bei Institutionen (Datensatzlängen) muss für E-Mail Adressen, die im Baulohn genutzt werden, weiter die Grenze von 50 Zeichen beachtet werden.

Jobrouter: Auch bei der Anbindung vom Jobrouter gilt die Grenze von maximal 50 Zeichen, für die dort genutzten E-Mail Adressen.

DATEV-Schnittstelle: Ebenso ist die DATEV-Schnittstelle begrenzt, somit sollten auch hier keine längeren E-Mail Adressen genutzt werden, sofern sie mit DATEV ausgetauscht werden.

Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in der Firma kann so eingetragen werden:

Email aus dem Adressaten in der Adresse der Firma oder der Niederlassung, geschäftliche E-Mail-Adresse

Zunächst wird bei den Adressaten in der Adresse der Firma oder der Niederlassung nach einer bereits vorhanden E-Mail-Adresse gesucht. Gesucht wird dort mit Vorname und Familienname laut Personalstamm. Diese E-Mail-Adresse wird dann in der Info-Box zum Personalstamm z.B. in der Übersicht zum Personalstamm zur Verfügung gestellt. Das wird üblicherweise eine betriebliche/geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters sein.

Wenn ein Mitarbeiter nicht als Adressat geführt werden soll, bzw. private E-Mail-Adresse

Eine private E-Mail-Adresse kann kann in den Qualifikationen eingetragen werden, mit einem besonderen Eintrag, wahlweise auch in den Ausstattungen oder den Merkmalen. Der besondere Eintrag muss im Beispiel als Qualifikation den Begriff <mail> enthalten und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in der Beschreibung.

Aus der Übersicht des Personalstamms und auch der Qualifikationen kann die Erfassung von E-Mail-Adressen aufgerufen werden.

/Berichte/Personallisten: Definitionen und

/Stammdaten/Qualifikationen: E-Mail, Info und /Stammdaten/Personalstamm: E-Mail und Adressat.

Webclient:

Weiteres

Postleitzahl suchen

Aus der Personalstamm-Karte kann die PLZ-Suche der Deutschen Post aufgerufen werden; es wird auf die Internet-Seite mit der Adresse postdirekt.de verzweigt. Das Ergebnis der Suche wird nicht automatisch übernommen; die PLZ danach eingeben.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, PLZ-Suche.

Webclient:

Postleitzahl und Ort im Personalstamm

Wenn im Stamm der Postleitzahlen zum Beispiel auch französische PLZ enthalten sind, dann wird, wenn eine PLZ im Personalstamm eingetragen wird, zunächst ein deutscher Ort mit dieser PLZ vorgeschlagen. Beispiel: 88430 statt Arrentes de Corcieux vielmehr Emishalden mit der selben Postleitzahl 88430.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten.

Webclient:

Personal-Adresse im Ausland, SV-Meldungen

Wenn ein Arbeitnehmer im Ausland wohnt, dann wird bei Meldungen an die Sozialversicherungsträger das Kfz-Kennzeichen des Landes erwartet, als Beispiel A für Österreich. Wenn im Personalstamm aber ein anderes Kürzel eingetragen ist, etwa AT, dann wird bei der SV-Meldung dieses Kürzel automatisch umgesetzt, hier in A.

Nötig ist dazu die "Staatsangehörigkeit", die beim Land eingetragen ist, im Beispiel 151 für Österreich.

Die wichtigsten Nummern für die Staatsangehörigkeit sind: 124 Belgien, 126 Dänemark, 129 Frankreich, 143 Luxemburg, 148 Niederlande, 151 Österreich, 152 Polen, 158 Schweiz, 164 Tschechische Republik.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Übersicht auf Land. /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen.

Webclient:

Personalstamm prüfen, Stammkostenstelle

Es kann eingerichtet werden, ob im Personalstamm eine Stammkostenstelle eingetragen sein muss oder nicht. Wenn nicht, kann ein Hinweis oder ein Fehler ausgegeben werden, sobald der Personalstamm geprüft wird.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Prüfen: "Stammkostenstelle Pflicht" und

/Stammdaten/Personalstamm, Prüfen.

Webclient:

Personalstamm prüfen, Monatsentgelt und gewerbliche Arbeitnehmer

Wenn bei einem gewerblichen Arbeitnehmer, der im Auslernjahr ist, als Entlohnungsart "Monatsentgelt" eingetragen ist, wird beim Prüfen des Personalstamms ein Hinweis dazu ausgegeben. "Stundenentgelt" ist richtig.

/Stammdaten/Personalstamm, Prüfen.

Webclient:

Personalstamm prüfen, Beitragsgruppe 0000

Die Beitragsgruppe 0000 ist nur für die Personengruppen 110 Kurzfristig Beschäftigte, 190 nur BGPflicht, 900 SV-frei oder bei keiner Personengruppe erlaubt. Denn SV-Meldungen mit der Beitragsgruppe 0000 dürfen nur für die Personengruppen 110 und 190 abgegeben werden. Wenn also andere Personengruppen, z.B. Praktikanten, als Ausnahme versicherungsfrei sein sollten, was in der Regel nicht so ist, dann wäre die Personengruppe 900.

/Stammdaten/Personalstamm, Prüfen.

Webclient:

Personalstamm, Anzeige der Beiträge zur KV

Im Personalstamm gibt es zur Sozialversicherung Beträge, die nur dann von Bedeutung sind, wenn der Beitrag zur KV oder PV eingetragen werden kann, zum Beispiel bei Mehrfachbeschäftigten. Diese Beträge sind mit "wenn Eingabe" gekennzeichnet und werden für die anderen Arbeitnehmer nicht abgerechnet.

/Stammdaten/Personalstamm, Sozialversicherung.

Webclient:

Personalnummern nach Austritt, einige persönliche Daten entfernen

Für Personalnummern nach Austritt können einige persönliche Daten im Personalstamm und in der Historie entfernt werden. Abrechnungsdaten werden dabei aber nicht geändert.

Entfernt werden:

- der Name, - die Anschrift, - die Bankverbindung, - die Geburtsdaten.

Das kann für je eine Personalnummer ausgeführt werden; nur, wenn Austritt war.

/Abteilungen/Verwaltung/Service, Baulohn Service: Anschrift löschen.

Webclient:

Personalstamm, Meldungen mit persönlichen Daten: Geschlecht

Bei einigen Meldungen an die Sozialversicherungsträger ist die Auswahl bei den persönlichen Daten zum Geschlecht: M männlich, W weiblich, X unbestimmtes Geschlecht, D Divers.

Dies ist bei den SV-Meldungen so, wenn noch keine Sozialversicherungsnummer bekannt ist, und außerdem bei Entsendungen A1 Ausland. Im Personalstamm können deshalb dazu die Auswahlen "unbestimmtes Geschlecht" oder "Divers" getroffen werden.

Bei anderen Meldungen, zum Beispiel bei der Lohnsteuerbescheinigung und bei der Erstattung AAG, kann eine solche Auswahl zur Zeit nicht gemeldet werden. Statt "unbestimmt" würde dann der letzte Eintrag in der Historie des Personalstamms gemeldet.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Register Allgemein.

Webclient:

Stammdaten, Erweiterung der Auswahlen zum Statuskennzeichen ab 01.01.2024

Die Auswahl zum Statuskennzeichen wurde gemäß dem aktuellen Pflichtenheft erweitert. Auswählbar sind nun:

- Ehegatte, eingetragener Lebenspartner nach dem LPartG oder Abkömmling (1) - geschäftsführender Gesellschafter der meldenden GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) (2) - Ehegatte des meldenden Einzelunternehmers (1) - eingetragener Lebenspartner des meldenden Einzelunternehmers nach dem LPartG (1) - leibliches Kind des meldenden Einzelunternehmers (1) - Adoptivkind des meldenden Einzelunternehmers (1) - Enkelkind/ Urenkel des meldenden Einzelunternehmers. (1)

Das entsprechende Kennzeichen [(1) oder (2)] wird dann in die SV-Meldungen übernommen.

Stammdaten, Personalstamm, Register Sozialversicherung, Statuskennzeichen

Zukunftswerte für den Personalstamm

Es können Zukunftswerte benutzt werden, um künftige Änderungen im Personalstamm vorzubereiten. Der Monat, ab dem sie gelten sollen, muss vorgegeben werden. Einige Werte werden aus dem aktuellen Personalstamm vorgeschlagen.

Zukunftswerte, erfassen

- Es können für mehrere Monate Zukunftswerte eingeben werden. - Änderungen von verschiedenen Sachverhalten in einem Zukunftsmonat sind in einer Zukunftskarte zu machen, eine Mehrfacherfassung vom gleichen Zukunftsmonat ist nicht möglich. - Zukunftswerte haben nur eine Rangfolge: Der Monat, ab dem sie gelten sollen.

/Stammdaten/Personalstamm, Aktionen: Zukunft.

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Vorbereiten, Zukunft.

/Stammdaten/Personalstamm, Prüfen.

/Stammdaten/Personalstamm, Vorbereiten, Zukunft.

Webclient:

Zukunftswerte, wenn bereits vorhandene

Ein Beispiel, was bei der Erfassung von Zukunftswerten zu beachten ist:

- Erfassung (1. Zukunftswert), einer zukünftigen Änderung der Krankenkasse zum 01.05.22 angelegt am 10.02.22. - Erfassung (2. Zukunftswert), einer zukünftigen Änderung der Beitragsgruppe zum 01.07.22 angelegt am 28.02.22.

Wenn es bereits vorhandene Zukunftswerte für einen Personalstamm und Zukunftsmonat gibt, dann kann dies zunächst angezeigt werden: Register Weiteres, zu Zukunftswerten.

Zukunftswerte, wenn bereits vorhandene und sofortige Stammdaten-Änderungen

Ein Beispiel, was bei sofortigen Stammdaten-Änderungen, wenn es bereits vorhandene Zukunftswerte gibt, zu beachten ist:

- Erfassung (1. Zukunftswert) einer zukünftigen Änderung des Gehalts, bereits bei der Neuanlage eines Personalstamms, ab dem 4. Monat der Beschäftigung von 2.000 Euro auf 2.200 Euro zum 01.05.22. - Erfassung (2. Zukunftswert) einer weiteren zukünftigen Änderung des Gehalts, bereits bei der Neuanlage eines Personalstamms, ab dem 7. Monat der Beschäftigung von 2.200 Euro auf 2.500 Euro zum 01.08.22. - Erfassung (3. Zukunftswert) einer weiteren zukünftigen Änderung des Gehalts, bereits bei der Neuanlage eines Personalstamms, ab dem 13. Monat der Beschäftigung von 2.500 Euro auf 2.800 Euro zum 01.02.23.

Aufgrund einer freiwilligen Gehaltsanpassung wird das Gehalt bereits ab 01.07.22 auf 3.000 Euro direkt im Personalstamm angepasst:

Zukunftswerte, Ausführung, wann wird übertragen?

Zukunftswerte, einzelne oder alle Register, Änderungen

Die einzelnen Register zu den Änderungen können einzeln übernommen werden, wenn jeweils gekennzeichnet wird, dass sie gelten sollen.

Die Auswahlen sind:

- Übertragen Register: Allgemein, - Übertragen Register: Bankverbindung, - Übertragen Register: Tarif, Arbeitszeit, - Übertragen Register: Lohnarten, Bezüge, - Übertragen Register: VWL und Sonstige, - Übertragen Register: SV.

Wenn nur ein einzelnes Register ausgewählt wird, dann werden die anderen vorgeschlagenen Werte, der Register, die nicht ausgewählt wurden, nicht im jeweiligen Zielmonat geändert. Das kann praktisch sein, wenn sich in einem späteren Monat des Jahres die Bezüge ändern, z.B. bei Auszubildenden die Erhöhung zum nächsten Ausbildungsjahr, aber zum nächsten Abrechnungsmonat die Bankverbindung, oder die Krankenkasse.

Zu "Berichtsdaten prüfen" wird dann als Hinweis geschrieben: Zukunftswerte sind übertragen worden. Damit lassen sich Übertragungen von Zukunftswerten im Monat prüfen. Es empfiehlt sich die Berichtsdaten-Prüfung nach dem Monatswechsel einmal auszuführen, auch wenn noch keine Berichtsdaten erfasst wurden, um nur die Zukunftswerte einmal zu übertragen und ggf. zu prüfen.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Zukunft und

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Berichtsdaten prüfen.

Webclient:

Zukunftswerte, Personalstamm kopieren

Wenn eine Personalnummer kopiert wird, werden die Zukunftseinträge für die alte Personalnummer gelöscht. Das gilt, wenn eine Personalnummer kopiert wird, in neue Firma, neue Niederlassung oder als Vortrag.

Personalstamm, kopieren

Personalstamm kopieren, SV-Meldungen

Wenn eine Personalnummer kopiert wurde, und Lohnkonto-Vortrag und automatisch die SV-Meldungen mitkopiert wurden, dann kann verhindert werden, dass die alten SV-Meldungen geprüft und wiederaufgerollt werden:

Beim Eintritt einen Grund eintragen, bei den Stammdaten dieses Grunds bei "Weiterer Grund" die Auswahl "Ohne: Wechsel ohne weitere Meldegründe" treffen. Dann bleiben SV-Meldungen vor dem Eintritt ungeprüft bestehen.

/Stammdaten/Personalstamm, Beschäftigung, Übersicht auf "Grund" und dort: "Weiterer Grund".

Webclient:

Personalstamm kopieren, Fehlzeiten

Wenn eine Personalnummer kopiert wird, in neue Firma, neue Niederlassung oder als Vortrag, dann werden Fehlzeiten so behandelt:

Die Fehlzeiten der bisherigen Personalnummer werden für die neue Personalnummer kopiert, wenn sie in den neuen Zeitraum hineinreichen oder erst danach beginnen. Feiertage werden für die neue Personalnummer laut deren Niederlassung erstellt. Hinweis: Zukunftseinträge werden für die alte Personalnummer gelöscht.

/Stammdaten/Personalstamm, Funktion, Personalstamm kopieren.

Webclient:

Personalstamm kopieren, Qualifikation

Wenn eine Personalnummer mit der Auswahl "Aus Muster-Personalnummer kopieren" kopiert wird und wenn Qualifikationen vorhanden sind, dann wird gefragt, ob diese mitkopiert werden sollen.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Funktion, Personalstamm kopieren.

Webclient:

Personalstamm, Mitarbeiterausweis

Mitarbeiterausweis, Anschrift des Arbeitnehmers

Wenn ein Mitarbeiterausweis für einen Arbeitnehmer gedruckt wird, dann muss ausdrücklich ausgewählt werden, wenn die Anschrift und das Geburtsdatum des Mitarbeiters gedruckt werden sollen.

Wenn nicht, wird stattdessen ein < - > gedruckt. Der Mitarbeiterausweis ist eine Druckausgabe, bei der pro Personalnummer Qualifikationen und allgemeine Daten gedruckt werden, mit dem Zweck, diese dann in der Form eines Ausweises zusammenzustellen.

/Berichte/Berichte drucken,

Webclient:

Verzeichnisse für Dateien

Wichtig: Verzeichnisse der Dateien

Dateien mit Meldungen an die Sozialversicherung, mit Meldungen zur Lohnsteuer und mit Zahlungen werden in bestimmte Datenordner gestellt, die im Baulohn definiert sind (Baulohn-Einrichtung, DeüvEmpfänger, Sozialkasse, Zahlungsdefinition).

Diese Datenordner müssen auf Betriebssystemebene berechtigt werden. Personen, die keinen Zugriff auf Gehaltsdaten haben sollen, dürfen keine Berechtigung für den Ordner für die Gehaltsdaten erhalten. Personen, die gar keinen Zugriff auf Lohn- und Gehaltsdaten haben sollen, dürfen keine Berechtigungen für diese Datenordner haben.

Bitte beachten Sie auch das neue Dateihandling im Webclient: Dateibehandlung

Niederlassungen, generelle Verwendung

Im Personalstamm kann eine Niederlassung zugeordnet werden.

Diese „Niederlassung" ist als organisatorische Einheit zu verstehen. Es muss sich dabei nicht um reale Niederlassungen handeln.

Die Einrichtung und Zuordnung mindestens einer Niederlassung ist für die korrekte Ausführung der Meldeverfahren zum Betriebsdatenmeldesatz (DSDB) und dem Arbeitgeberkonto (DSAK) unabdingbar. Das kann auch zukünftige weitere Meldeverfahren betreffen.

Weiterhin ermöglicht die Zuordnung nach Niederlassungen es, an vielen Stellen in der Einrichtung unterschiedliche Festlegungen zu treffen. Beispiele:

- Der Prozentsatz einer Zuschlagslohnart kann pro Niederlassung festgelegt werden. - Der Ansprechpartner bei Meldungen und Bescheinigungen kann differenziert gesteuert werden. - Änderungen bei den Umlage 1 Zuordnungen sind nur über eine Niederlassung möglich.

Diese Zuordnung macht es später erheblich leichter, organisatorisch notwendige Trennungen durchzuführen. Außerdem sind einige Funktionen nur dann verfügbar, wenn abgerechnete Daten einer Niederlassung zugeordnet sind.

Eine nachträgliche Hinterlegung von Niederlassungen, wenn bislang ohne Niederlassung gearbeitet wurde, sollte nur nach Rücksprache mit dem Support bzw. mit dem Professional Service erfolgen.

Wechsel im Personalstamm

Niederlassung im Personalstamm

Wenn eine andere Niederlassung im Personalstamm eingetragen wird, dann werden einige Prüfungen ausgeführt.

Grundsätzlich ist es so, wenn die neue Niederlassung selbständig ist oder gegenüber den Ämtern als verschieden zur alten Niederlassung anzusehen ist, dann empfehlen wir, eine neue Personalnummer für den AN anzulegen. Ebenso, wenn mitten im Monat die Niederlassung gewechselt wird.

Mindestens ist, wenn die neue Niederlassung selbständig ist oder gegenüber den Ämtern als verschieden zur alten Niederlassung anzusehen ist, mit einem Austritt und Eintritt zu arbeiten, sofern die selbe Personalnummer weiter benutzt wird.

Beim Prüfen des Personalstamms wird hierauf mit einer Hinweis-Meldung aufmerksam gemacht. Geprüft werden in diesem Zusammenhang die Gleichheit folgender Einträge zu den beiden Niederlassungen:

- BBNR Verursacher, - Zahlstellen-Nr., - Finanzamt, - ZVK-Pflicht, - Knappschaft, Seemannskasse, - U1-Umlage - sowie vor allem die Einträge unter Einrichtung, Betriebskontonr. Krankenkasse.