Dateibehandlung (File Service)

Allgemeine Regeln

Grundsätzlich ist Folgendes zu beachten:

• Es gibt Verarbeitungen, bei denen der Anwender eine Datei hochladen kann. Dafür können die eigenen Verzeichnisse sowie ein entsprechender Explorer-Dialog genutzt werden. Wird eine Verarbeitung zum Beispiel über die Aufgabenwarteschlange gestartet oder anderweitig eine Datei automatisch erstellt oder verwendet, ist ein Netzwerkverzeichnis anzugeben.
• Der Mittelschichtserver muss das Verzeichnis erreichen können. Dafür muss das Verzeichnis in dem Format \\Servername\Freigabename\Pfad angegeben werden. Eine Angabe von zum Beispiel C:\ ist nicht möglich.
• Das Verzeichnis muss für den Service Account der Mittelschicht freigegeben werden. In den meisten Fällen werden Lese- und Schreibzugriff benötigt.

Manuelles Hinzufügen einer Datei

Das manuelle Hochladen einer Datei kann verwendet werden, wenn ein grau hinterlegtes Feld im Dialog sichtbar ist. Über die drei Punkte neben dem Feld kann eine Datei ausgewählt werden. Bei der Auswahl der Datei kann auf die eigenen Verzeichnisse zugegriffen werden.

Angabe des Netzwerkverzeichnisses

In Einrichtungen oder bei Import-/Exportaufrufen, in denen Pfade hinterlegt werden können, sind zukünftig die Netzwerkverzeichnisse anzugeben. Das Format muss dabei den Vorgaben aus dem Kapitel Allgemeine Regeln entsprechen, d. h. \\Servername\Freigabename\Pfad.

Wird eine Datei mit dem Dateinamen "PfadDateiname" im Verzeichnis "\\Servername\Freigabename" abgelegt, dann ist hinter dem "\Pfad" ein weiterer "\" zu ergänzen.

Anhänge

Für einige Belege, wie zum Beispiel für Ein- und Ausgangsrechnungen, können Anhänge hochgeladen werden. Dafür steht in der Infobox ein separater Reiter bereit. Über einen Klick auf die Anzahl der Anhänge gelangt man zur richtigen Übersicht, um weitere Anhänge hochzuladen.

Die Anhangsfunktionalität steht - trotz vorhandenem Reiter "Anhänge" - nicht in allen Übersichten zur Verfügung. Sobald in dem Reiter eine Anzahl an Belegen angezeigt wird, steht die Funktionalität zur Verfügung.

Automatischer Download

Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, eine Datei direkt zu nutzen, die von NEVARIS auf einer Website bereitgestellt wird. Diese Möglichkeit kann genutzt werden, wenn ein Link hinterlegt wurde (zum Beispiel beim Import des Tätigkeitsschlüssels, Aufruf: Personalbuchhaltung Import/Export, Import Stammdaten, Tätigkeitsschlüssel). Der Link sieht dann wie folgt aus: https://financedownloads.blob.core.windows.net/.... Über die drei Punkte rechts daneben kann die Datei für die Verarbeitung bereitgestellt werden.

Umgang mit Bildern

Das Hinzufügen von Bildern, wie z.B. bei den Artikeln, ist nicht über das Feld in der Infobox möglich. Um ein Bild hinzufügen können, geht der Weg über das Menüband, Vorbereiten, Bild. Anschließend wird das Bild in der Infobox angezeigt.

Zugriffspfade

Die Übersicht der Zugriffspfade liefert einen Überblick über die berechtigten Verzeichnisse, die sowohl für den Auswahldialog als auch für den File Service relevant sind. Ohne die Hinterlegung einer Gruppen-ID ist das Verzeichnis frei verfügbar für alle, ansonsten greift die Zuordnung der Gruppen in der Benutzerkarte.

Anlegen der Zugriffspfade

Für die Erstellung der Zugriffspfade gibt es verschiedene Möglichkeiten.

1. Eine neue Zeile anlegen mit der Hinterlegung des gewünschten Verzeichnisses und der optionalen Eintragung einer Gruppen-ID.
2. Alternativ können mit der Aktion "Mehrere Pfade zuordnen" unter Vorbereiten bestehende Verzeichnisse, die bereits in Einrichtungen hinterlegt sind, die die Übersicht der Zugriffspfade geholt werden. In dem Fall kann ebenfalls nachträglich eine Gruppen-ID zugewiesen werden.
3. Wenn in einer Einrichtung, wie z. B. der Druckeinrichtung EKF-VKF ein Verzeichnis eingetragen wird, was dem File Service nicht bekannt ist, kann dies als Speicherort angelegt werden. In dem Fall wird das hinterlegten Verzeichnis auch in den Zugriffspfaden (ohne Gruppen-ID) ergänzt. Wie bei Punkt 2 kann nachträglich eine Gruppe hinterlegt werden.

Menüband

Vorbereiten

Einrichtung Dateiverwaltung

Die Einrichtung für den File Service, welche auf der Download-Seite der jeweiligen Finance-Version beschrieben ist.

Zugriffspfade in Einrichtungen

Um sich einen groben Überblick über die anzupassenden Pfade zu verschaffen, gibt es im Rollencenter "IT-Management" (Aufruf: Benutzerverwaltung, Zugriffspfade, Vorbereiten, Zugriffspfade der Einrichtungen) eine Übersicht, in welchen Einrichtungen des aktuellen Mandanten Verzeichnisse hinterlegt sind. Für jedes Verzeichnis gibt es die Möglichkeit über die Nummer der Page in der Spalte "Einrichten" in die entsprechende Einrichtung zu springen und dort das Verzeichnis anzupassen. Zudem gibt es zusätzlich die Information in welchem Rollencenter (Spalte "Profil") die entsprechende Einrichtung zu finden ist. Verzeichnisse mit dem Profil "Sonstiges" haben keinen direkten Aufruf in einem der verfügbaren Rollencenter.

Zur weiteren Eingrenzung der eingerichteten Zugriffspfade stehen zudem mehrere Aktionen zur Verfügung:

Nur Verzeichnisse

Fasst alle eingerichteten Verzeichnisse zusammen in der Übersicht. Sollten Verzeichnisse öfters in verschiedenen Einrichtungen verwendet werden, werden diese nur einmal angezeigt.

Nur zugeordnete

Mit der Aktion "Nur zugeordnete" wird die Übersicht der Zugriffspfade in Einrichtungen auf die Verzeichnisse gefiltert, die auch bereits in den Zugriffspfaden zu finden sind.

Nur nicht zugeordnete 

Mit der Aktion "Nur nicht zugeordnete" wird die Übersicht der Zugriffspfade in Einrichtungen auf die Verzeichnisse gefiltert, die noch nicht in den Zugriffspfaden zu finden sind.

Ausführen

Die Aktion "Ausführen" stellt die ursprüngliche Übersicht, also alle Verzeichnisse in den Einrichtungen des aktuellen Mandanten wieder her. Dies wird dann erforderlich, wenn eine der anderen Aktionen angewendet wird.

Andere Mandanten

Um die Zugriffspfade in Einrichtungen aus weiteren Mandanten anzeigen zu können, steht dafür die Aktion "Andere Mandanten" bereit. Nach der Auswahl einer Firmengruppe werden dann die entsprechenden Verzeichnisse, ohne eine Aufrufmöglichkeit der Einrichtung, aus den anderen Mandanten angezeigt. Der aktuelle Mandant wird dabei ausgeklammert.

Speicherorte

Für den File Service werden Zugriffspfade als Speicherorte eingerichtet, die dann anschließend in der Anwendung verwendet werden können. Über die gleichnamige Aktion werden nur die Verzeichnisse angezeigt, die bereits als Speicherort eingerichtet sind.

Mehrere Pfade zuordnen

Die Verzeichnisse in den einzelnen Einrichtungen stehen nicht direkt als Zugriffspfad und somit auch nicht als möglicher Speicherort zur Verfügung. Um die Verzeichnisse zu übernehmen, gibt es die Aktion "Mehrere Pfade zuordnen". Dabei werden sämtliche Verzeichnisse der optional gefilterten Übersicht "Zugriffspfade in Einrichtungen" übernommen. Die Aktionen in der Übersicht sind im vorangegangenen Kapitel beschrieben.

Ausführen

Einen Speicherort einrichten

Richtet den aktuell gewählten Zugriffspfad als Speicherort beim File Service ein.

Alle Speicherorte einrichten

Alle Zugriffspfade werden als Speicherort beim File Service eingerichtet.

Speicherorte, erreichbar

Prüft die aktuellen Speicherorte und gibt eine Übersicht aus, ob diese erreichbar sind oder nicht. Sollten Speicherorte nicht erreichbar sein, kommt eine entsprechende Hinweismeldung, wie z.B. "Fehler beim Zugriff auf die Dateien" in der jeweiligen Zeile des Speicherortes.

Mehrere Speicherorte entfernen

Nicht mehr benötigte Speicherorte können über diese Aktion entfernt werden. Dabei wird nur die Einrichtung beim File Service gelöscht und nicht das Verzeichnis auf dem Laufwerk.

Speicherorte anzeigen

Zeigt die aktuellen Speicherorte an, die zur Verfügung stehen. Anders als bei "Speicherorte, erreichbar" wird in diesem Fall keine Verbindungsprüfung durchgeführt.

Auswerten

Berechtigte Benutzer

Gibt eine Übersicht aus, welche Benutzer für den Zugriffspfad in Finance die entsprechenden Berechtigungen haben.

Nicht berechtigte Benutzer

Hier wird angezeigt, welche Benutzer keine Berechtigungen für den Zugriffspfad in Finance haben.

Einrichtung und Nutzung des File Service

Allgemeine Erläuterungen

Der "File Service" zentralisiert die Dateiablage über einen zusätzlichen Dienst (Installation und technische Einrichtung sind im Download-Bereich der jeweiligen Version beschrieben). Für den Anwender ist der File Service wenig bemerkbar. Ähnlich wie bei dem oben beschriebenen Auswahldialog stehen die eingerichteten Verzeichnisse (Speicherorte) zur Auswahl bereit. Wenn ein Verzeichnis nicht eingerichtet sein sollte, kann dies automatisch durch den Anwender eingerichtet bzw. angelegt werden oder über eine zentrale Übersicht (Zugriffspfade) erfolgen. Der Ablauf wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Ablauf zum Einrichten eines Speicherortes

Einrichtung über die Zugriffspfade

Nachdem die grundlegende Einrichtung der Zugriffspfade wie oben beschrieben erfolgt ist, können diese als Speicherorte für den File Service angelegt werden. Dafür gibt es unter Ausführen die Aktionen "Einen Speicherort einrichten" für das Anlegen eines Zugriffspfades als Speicherort oder alternativ "Alle Speicherorte einrichten" für das Anlegen aller Zugriffspfade als Speicherort. Der Dialog bei "Alle Speicherorte einrichten" mit der Übersicht der Zugriffspfade, die angelegt werden, kann einfach mit Okay bestätigt werden.

Einrichtung über die einzelnen Einrichtungen

Neben der Einrichtung über die Zugriffspfade, können die Speicherorte ebenfalls über die jeweiligen Einrichtungen angelegt werden. Angenommen, es wird in der ZV-Definition im DTA-Verzeichnis ein Verzeichnis angegeben, was bisher noch nicht als Speicherort eingerichtet ist, schlägt die Verbindung zunächst mit der Meldung "Dieses Verzeichnis ist nicht erreichbar. Das Verzeichnis muss dem Server, auf dem die Anwendung ausgeführt wird, erreichbar sein. Keine Abkürzung durch Laufwerksbuchstaben. Sondern: Servername Freigabe Pfad, wobei zu Beginn ein doppelter Backslash steht, dazwischen jeweils ein einfacher." fehl. Anschließend folgt eine Abfrage mit der Frage "Wollen Sie das Verzeichnis xyz als Speicherort anlegen?". Wird diese Abfrage bestätigt, wird das Verzeichnis in den Zugriffspfaden, ohne Zuordnung einer Gruppe, ergänzt und als Speicherort angelegt.

Fehlermeldungen

Sollte die Einrichtung nicht erfolgreich sein, kann dies unterschiedliche Gründe haben:

1. Bei der Angabe des Verzeichnisses wurde ein Laufwerksbuchstabe verwendet. Es sind weiterhin nur Netzwerkverzeichnisse erlaubt.
2. Das angegebene Verzeichnis ist für den Benutzer des File Service nicht freigegeben.
3. Der File Service ist temporär nicht erreichbar. Dies kann in der Einrichtung des File Service über "Verbindung prüfen" überprüft werden.

Auswahl über einen zusätzlichen Dialog

Seit der Version 2021 besteht, soweit keine manuelle Hochlademöglichkeit existiert, nicht mehr die Möglichkeit, bei der Auswahl eines Verzeichnisses oder einer Datei auf den lokalen Windows Explorer zuzugreifen. Um eine komplett manuelle Erfassung der Dateipfade zu vermeiden, gibt es einen eigenen Auswahldialog. Die Vorgehensweise wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Auswählen der Verzeichnisse oder Dateien

Die Auswahl der Verzeichnisse und Dateien erfolgt über einen Explorer-ähnlichen Auswahldialog. Zur Auswahl stehen die ermittelten Zugriffspfade. Über die Aktionen "übergeordnet" und "untergeordnet" kann in die übergeordneten bzw. untergeordneten Verzeichnisse navigiert werden. Mit der Aktion "Auswählen" wird das Verzeichnis oder die Datei ausgewählt. Dabei gelten die folgenden Regeln:

1. Ob eine Datei oder ein Verzeichnis erwartet wird, lässt sich am Titel des Dialoges erkennen. Ist der Titel "Verzeichnis auswählen", wird ein Verzeichnis erwartet. Beim Titel "Datei auswählen" wird eine Datei erwartet. 
2. Bei der Auswahl eines Verzeichnisses wird das aktuell geöffnete Verzeichnis - also der Wert im Feld "Aktueller Pfad" - ausgewählt.
3. Die Zeile mit der gewünschten Datei muss direkt angeklickt werden, damit die Datei richtig übernommen wird. Ansonsten wird das aktuelle Verzeichnis ohne den Bezug zur Datei übernommen.

Dateifilter

In einigen Reports und Verarbeitungen ist es erforderlich, die Dateien in einem bestimmten Format vorzugeben. Bei einigen wird dann ein Filter auf den Dateityp mitgegeben (z.B. auf Excel-Dateien (*.xlsx)) und die Liste der Dateien im gewählten Verzeichnis auf zum Beispiel .xlsx-Dateien gefiltert.

Suche

Wie beim Dateifilter wird die Liste der möglichen Dateien gefiltert. Zusätzlich zum Filter auf den Dateityp kann auf den Dateinamen gefiltert werden. 

Aktueller Pfad

In dem Feld wird der aktuelle Pfad angezeigt, zu dem der Anwender navigiert.

File Service, Besonderheit für die Personalbuchhaltung (Baulohn), wenn der File Service eingerichtet wurde

File Service, Besonderheit für die Personalbuchhaltung (Baulohn), wenn der File Service eingerichtet wurde. Wenn der File Service eingerichtet wurde, müssen alle untergeordneten Pfade, also pem\recv und pem\recv\axx\dat ebenfalls vorhanden sein. Das ist notwendig!Für die Personalsachbearbeitung ist es zusätzlich notwendig, folgende Verzeichnisse pro Mandant einmal zu entfernen und einmal die Ausführung ohne Verzeichnisse ausführen:

• Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, SV-Rückmeldungen (dort die beiden Verzeichnisse auf "leer" setzen) und Senden an (nicht nur Vorschau), anschließend den Menüpunkt erneut aufrufen. Die Verzeichnisse werden automatisch korrekt entsprechend den Speicherorten eingesetzt: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, SV-Rückmeldungen
• Sofern Sie auch Betriebsrentner abrechnen: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, Rückmeldungen Versorgungsbezüge, Ausführen, Import (dort das Verzeichnis auf "leer" setzen) und OK, anschließend den Menüpunkt erneut aufrufen. Das Verzeichnis wird automatisch korrekt entsprechend den Speicherorten eingesetzt: Personalbuchhaltung, Vor der Abrechnung, Rückmeldungen Versorgungsbezüge, Ausführen, Import