Datenanalyse in Übersichten und Listenseiten

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Monaten

Allgemein

Der Datenanalysemodus ab Version 2024.1 ermöglicht es, Daten direkt von der Seite aus zu analysieren, ohne einen Bericht ausführen oder zu einer anderen Anwendung wie Excel wechseln zu müssen. So können Daten in unterschiedlichen Registerkarten ermittelt und gruppiert werden, ohne dass die Basisdaten verändert werden. Analyse-Karten werden gespeichert und können jederzeit neu aufgerufen werden. 

Voraussetzungen

 Ab Version 2024.1 von NEVARIS Finance kann über den Administrator der Benutzerzugriffssatz 981_FUNKTIONEN den Zugriffsrechten der Benutzer hinzugefügt werden. Damit erscheint in den Übersichten die Aktion Analyse. 

Für Benutzer mit dem Berechtigungssatz 'SUPER' ist die Berechtigung über den Satz SYSTEM OBJECTS - EXEC bereits enthalten.

Über die Programmentwicklung ist es möglich, den Analysemodus zu unterbinden. Dies kann in einzelnen Übersichten wünschenswert sein. Daher ist es möglich, dass Analyse nicht in jeder Übersicht aufrufbar ist. 

Analysieren

Beim Aufruf der Übersicht, hierbei kann es sich um eine Listenseite für Stammdaten oder zum Beispiel eine Postenübersicht handeln, wird in der Aktionsleiste Analysieren angeboten. Über den Umschalter Analysieren wird der Datenanalysemodus geöffnet und die Aktionsleiste für die Datenanalyse angepasst. Wenn der Analysemodus wieder verlassen werden soll, dann kann der Umschalter Analysieren wieder ausgeschaltet werden.

Die hinzugefügten Analyseregisterkarten bleiben erhalten, bis sie gelöscht werden. Bei erneutem Aufruf des Datenanalysemodus stehen die angelegten Register wieder zur Verfügung. 

Die im Analysemodus angezeigten Daten werden durch die auf der Listenseite eingestellten Filter oder Ansichten gesteuert. Auf diese Weise können die Daten vor dem Aufrufen des Analysemodus vorgefiltert werden. Dies ist dann wichtig, wenn die Übersicht zu viele Daten für eine Analyse enthält. In dem Fall muss die Übersicht vor Start der Analyse durch Filter verkleinert werden. Aktuell liegt die Grenze bei etwa 100.000 Zeilen. 

Aufbau der Seite 

Die Seite im Datenanalysemodus besteht aus mindestens einer Registerkarte und ist in zwei Bereiche unterteilt:

  • Der Hauptbereich, bestehend aus dem Datenbereich, der Übersichtsleiste und der Registerkartenleiste.

  • Der Datenbearbeitungsbereich, der aus zwei Bereichen besteht: Spalten und Analysefilter.

Registerkarten

Verschiedene Konfigurationen (Spalten und Analysefilter) können unabhängig von einander auf separaten Registerkarten erstellt werden. Es gibt immer mindestens eine Registerkarte, die standardmäßig Analyse 1 heißt. Das Hinzufügen weiterer Registerkarten erfolgt über + und hilft dabei,  regelmäßig verwendete Analysekonfigurationen für bestimmte Daten zu speichern. Registerkarten können zum Analysieren von Daten im Pivot-Modus genutzt werden und andere filtern auf beliebige Teilmengen von Daten. Einige Registerkarten zeigen möglicherweise eine detaillierte Ansicht mit vielen Spalten an, und andere zeigen nur einige Schlüsselspalten an. Daher ist es wichtig, die Register mit einem sprechenden Namen zu belegen. Umbenennen kann einfach über den Klick auf den Pfeil am Register erfolgen. Über Duplikat können Registerkarten auch in neue Karten kopiert werden. 

Hinzugefügte und konfigurierten Analyseregisterkarten bleiben bis zum Löschen erhalten und können beim nächsten Aufruf wieder verwendet werden. 

Registerkarten sind mandanten- und benutzerspezifisch, d.h. sie sind nur für den Benutzer sichtbar, der sie eingerichtet hat. So hat jeder Benutzer seine eigenen Analysewerkzeuge. 

Datenbereich und Zusammenfassungszeile

Im Datenbereich werden die Zeilen und Spalten der Übersicht angezeigt. Der Datenbereich bietet Möglichkeiten, das Layout der Spalten zu steuern und so eine direkte Zusammenfassung der Daten zu erhalten. Bei Spalten, die numerische Werte enthalten, wird die Summe aller Werte in der Spalte in einer letzten Zeile angezeigt. Wenn Zeilengruppen definiert werden, dann erscheinen die Summen als Zwischensumme für die Gruppen. Die Zusammenfassungszeile wird unterhalb der Datenzeilen angezeigt. Sie enthält statistische Daten und ist nachfolgend zum interaktiven Arbeiten mit den Daten beschrieben. 

Spalten können mit Drag & Drop verschoben werden.

Wenn der Mauszeiger auf einer Spalte steht, dann werden neben dem Spaltennamen drei Querbalken sichtbar. Hierüber kann ein Menü zum Bearbeiten der Spalten gewählt werden:

  • Spalte fixieren, Spalten können links oder rechts fixiert werden

  • Automatische Größe für die gewählte oder für alle Spalten

  • Spaltenüberschrift umbrechen

  • Automatische Gruppierung der gewählten Spalte, für die Spalte Belegdatum z.B. Gruppierung nach Belegdatum. Hinter dem Gruppierungsmerkmal, in diesem Beispiel Datum, wird in Klammern die Anzahl der gruppierten Datensätze angezeigt. Durch Klick auf diesen Wert werden die verdichteten Zeilen detailliert angezeigt (drill down). 

Im Datenbereich kann mit den Daten interagiert werden. So kann in Spalten mit Betragsfeldern eine Anzahl Felder markiert werden, für die in der Zusammenfassungszeile unterhalb des Datenbereichs die Summe, der Durchschnittswert und der Min./Max. Wert ermittelt werden. Ausgegeben werden:

  • Zeilen und Zeilen gesamt zeigt die Gesamtzahl der Zeilen im Datenbereich, diese Daten werden auch ohne weitere Auswahl angezeigt.

  • Gefiltert gibt die Anzahl der Zeilen, die auf Basis der Filterung der Liste oder Abfrage ermittelt werden.

  • Durchschnitt wird ermittelt aus allen markierten Feldern.

  • Anzahl enthält die Anzahl der markierten Felder.

  • Min. ist der minimale Wert in den markierten Feldern.

  • Max. ist der maximale Wert in den markierten Feldern.

  • Summe ist die Gesamtsumme der markierten Felder. 

Die Berechnung erfolgt nur, wenn der Feldtyp dies zulässt. 

Über die rechte Maustaste im Datenbereich können die Werte nach Excel oder CSV exportiert werden. 

Ab Version 2024.2 kann die Übergabe nach Excel auch über den Dropdown Pfeil im Analyse Tab, In Excel öffnen, erfolgen.

Spalten und Analysefilter

Die Spalten sind einer von zwei Bereichen am rechten Rand der Seite, die zusammenarbeiten, um Analysen zu definieren. Der andere Bereich ist der Analysefilter.

Spalten

Spaltenauswahl 

Der Spalten-Bereich wird verwendet, um die Daten zusammenzufassen. Hier kann festgelegt werden, welche Spalten in die Analyse einbezogen werden sollen. Über das Suchfeld kann nach (Teilen von) Feldnamen gesucht werden. Im Anschluss werden die Spalten, die nicht gewünscht sind, deaktiviert, bzw. notwendige Spalten aktiviert. Standardmäßig sind alle Spalten aus der Übersicht hier aktiviert. 

Über das Kästchen neben dem Suchfeld können auch alle Felder aktiviert bzw. deaktiviert werden. 

Zeilengruppen

Im Bereich Zeilengruppen werden definierte Zwischengruppierungen angezeigt. Zeilengruppen werden auch im Pivot-Modus verwendet. Die Gruppierungen können, wie zuvor beschrieben, in den Spalten des Datenbereichs definiert werden. Alternativ können die Felder für die Gruppierung auch per Drag & Drop aus der Liste der Feldnamen übernommen werden. 

Werte

In diesem Bereich werden die Felder angegeben, für die Gesamtsummen gewünscht werden. Hier können nur Felder definiert werden, die addiert werden können, also keine Text-, Datums- oder Zeit-Felder. 

Zum Verschieben wird das Greifsymbol vor der Feldbeschreibung genutzt. Felder, die für den jeweiligen Bereich nicht zulässig sind, können nicht verschoben werden. 

Analysefilter

Im Bereich Analysefilter können weitere Datenfilter für Spalten festgelegt werden. So kann die Ausgabe im Datenbereich weiter eingeschränkt werden, z.B. auf bestimmte Belegarten oder eine bestimmte Auftragsnummer für die aktuelle Analyse. Um einen Filter festzulegen, werden die Optionen über den Feldnamen der Spalte angezeigt und Optionen oder die Vergleichsoperation aus der Liste können ausgewählt werden. Vergleichsoperationen sind:

  • Enthält, Enthält nicht,

  • Ist gleich, Ist ungleich,

  • Beginnt mit, Endet mit,

  • Leer, Nicht leer. 

Diese Auswahl wird mit den jeweiligen Werten als Und oder Oder-Verknüpfung definiert. 

Die zusätzlichen Filter gelten nur für die aktuelle Analyse-Registerkarte. Auf diese Weise können genau die zusätzlichen Datenfilter definieren werden, die für eine bestimmte Analyse benötigt werden.

Datumshierarchien

Im Analysemodus werden Datumsfelder des Datensatzes in einer Jahr-Quartal-Monat-Hierarchie aus drei separaten Feldern generiert. Diese Hierarchie basiert auf dem normalen Kalender und nicht auf in Business Central definierten Geschäftskalendern.

Die zusätzlichen Felder werden <field name> Jahr, <field name> Quartal und <field name> Monat benannt. Wenn der Datensatz beispielsweise ein Feld mit dem Namen Buchungsdatum enthält, dann besteht die entsprechende Datumshierarchie aus Feldern namens Buchungsdatum Jahr, Buchungsdatum Quartal und Buchungsdatum Monat.

Die Datumshierarchie gilt derzeit nur für Felder vom Typ Datum, nicht für Felder vom Typ datetime.

Pivot-Modus

Durch Verschieben des Schalters kann der Pivot-Modus an- und ausgeschaltet werden. Der Pivot-Modus entspricht dem in Excel (Pivot-Tabellen in Microsoft Excel). Wenn der Pivot-Modus aktiviert wird, dann erscheint ein neuer Bereich Spaltenbeschriftungen. Hier werden Gesamtsummen für Zeilen in Kategorien gruppiert. Felder, die über Drag & Drop dem Bereich Spaltenbeschriftungen hinzugefügt werden, werden als Spalten im Datenbereich angezeigt.

Der Aufbau der Datenanalyse im Pivot-Modus umfasst das Verschieben von Feldern in die drei Bereiche: Zeilengruppen, Spaltenbeschriftungen und Werte.

Spalten mit nur wenigen möglichen und eindeutigen Werten sind am besten geeignet für die Verwendung in Spalte Werte. Felder mit vielen Spalten sollten zunächst gefiltert werden, bevor sie in die Spaltenbeschriftungen gezogen werden. Wenn der Pivot-Modus aktiviert wird und ein Feld mit vielen unterschiedlichen Werten in den Bereich Spaltenbeschriftungen gezogen wird, reagiert die Browser-Registerkarte möglicherweise nicht mehr und wird schließlich geschlossen. Die Sitzung muss dann neu gestartet werden. 

Große Datenmengen

Wenn die Datenanalyse über mehr als 100.000 Zeilen erfolgen soll, dann wird empfohlen, einen Analysemodus aufzurufen, der für große Datensätze optimiert ist. Beim Wechsel in diesen Modus gibt es derzeit eine Einschränkung.

Die Formatierung von Feldern der folgenden vier Datentypen kann sich ändern:

  • Währung

  • Dezimalstellen (wird immer mit zwei Dezimalstellen angezeigt)

  • Datumsangaben (wird immer im Format JJJJ-MM-TT angezeigt)

  • Zeitzonen

Ad-hoc-Datenanalyse teilen

Eine Analyse auf einer Registerkarte kann auch mit anderen Benutzern aus der Organisation geteilt werden. Nur autorisierte Empfänger können den Link nutzen. Zum Teilen sind die folgenden Schritte notwendig:

  1. Auf der Registerkarte über die Pfeilspitze 'Link kopieren' aus dem Menü auswählen.

  2. Link für den gewählten Mandanten und die Analyseregisterkarte wird kopiert.

  3. Wenn der Link nicht für einen bestimmten Mandanten kopiert werden soll, dann kann auch 'Nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpfen' gewählt werden. 

  4. Der Link kann per E-Mail, Teams oder wie gewünscht geteilt werden. 

  5. Der Empfänger kann dann den Link ausführen und die Datenanalyse öffnen. Beim Aufruf in einen neuen Mandanten wird zusätzlich ein neuer, eindeutiger Name für die Registerkarte abgefragt, bevor sie erstellt wird.