BLO Meldecenter, Vorbereitungen und der Wechsel auf das Meldecenter - notwendige Meldungen

Allgemein

Die Umstellung auf das Meldecenter sollte nicht in einer laufenden Betriebsprüfung erfolgen. Starten Sie entweder die Betriebsprüfung direkt mit dem Meldecenter oder führen Sie die Umstellung auf das Meldecenter im Anschluss an die Betriebsprüfung durch.Alternativ: Bei einer Betriebsprüfung, die noch mit PERFIDIA begonnen wurde (Datenlieferung) darauf verzichten, Rückmeldungen elektronisch zu erhalten oder sicherstellen, dass genug zeitlicher Abstand gegeben ist. Da die Bearbeitung der Anfrage Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten bis zu einem festgelegten Zeitpunkt VOR dem Wechsel keine Betriebsprüfungen (Datenübermittlungen) mehr aus PERFIDIA erfolgen.

Meldecenter, vor der Umstellung die PERFIDIA Bearbeitung stoppen und abschließen (Quittungen erzeugen)

Wenn auf das Meldecenter umgestellt wurde, können anschließend keine Meldungen mehr mit PERFIDIA verschickt werden. Für besondere Ausnahmen und das entsprechende Vorgehen sprechen Sie und bitte an.

Zusätzlich müssen vor der Umstellung noch aus der NEVARIS Finance die notwendigen offenen Quittungen erstellt werden.

Daher,

• Erstellen Sie bitte 2 Tage (48 Stunden) vor der Umstellung auf der Meldecenter keine neuen Meldungen mehr, um diese mit PERFIDIA zu verschicken.Notwendige Meldungen, wie z.B. Sofortmeldungen, erstellen Sie bitte vorher.

• In diesem Zeitraum empfangen Sie nur noch Meldungen in PERFIDIA regelmäßig und

• übernehmen diese Meldungen auch per Rückmeldungsausführung in den einzelnen Bereichen.

Das Ausführen der Rückmeldungen mit der Ausführung SV-Rückmeldungen, Rückmeldungen-Versorgungsbezüge, Rückmeldungen ELStAM und eAU quittiert die empfangenen und offenen Datenlieferungen

Hinweis

Kontrollieren Sie in PERFIDIA vor der Umstellung auf das Meldecenter, ob alle Datensätze in PERFIDIA (noch über NEVARIS Finance) quittiert wurden. Nach der Umstellung auf das Meldecenter können Datensätze, die noch nicht quittiert sind in PERFIDIA, nicht mehr quittiert werden.

Meldecenter, einfacher Verbindungstest mit der Abfrage einer Sozialversicherungsnummer

Bitte führen Sie ausschließlich einen Verbindungstest mit der Abfrage einer Sozialversicherungsnummer durch, wenn Sie einen Test VOR der Echtumstellung vornehmen wollen. Bei allen anderen Meldungen wird die Dateinummernfolge nicht mehr passen und es müssen Anpassungen vorgenommen werden.

Wenn Sie die Verbindung zunächst auch mit einem Datensatz und einer Rückmeldung testen wollen, dann lösen Sie eine Abfrage einer Sozialversicherungsnummer auf eine bestehende Personalnummer aus. Hiermit lässt sich der komplette Meldeweg des <Senden> und <Empfangen> incl. den vorherigen Ausführungen in NEVARIS Finance (Datei erzeugen und Rückmeldungen einlesen) einfach testen.

Zunächst:Wie gewohnt die Versicherungsnummernabfrage ausführen: Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, Versicherungsnummer abfragen: eine bestehend Personalnummer auswählen

Anschließend:

Die Meldung an das Meldecenter senden und die Meldung vom Meldecenter empfangen:Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, Meldecenter senden, Ausführen, Senden(ca. 2 Minuten warten) und Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, Meldecenter empfangen, Ausführen, Empfangen

Anschließend:Wie gewohnt die Rückmeldungen in NEVARIS Finance Baulohn einlesen: Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen

Meldecenter, notwendige Meldungen zum Wechsel auf das Meldecenter

ELStAM-Verfahren

Anlasslose Meldungen sind möglich:

Das Finanzamt speichert pro Arbeitnehmer (Steuer-ID) und Arbeitgeber (Steuernummer) das Zertifikat, mit dem die letzte An-/Ummeldung getätigt wurde und stellt die Listen für dieses “Zertifikat” bereit.

Nach der Umstellung auf das Meldecenter ist daher ein Ummelden oder Ab- und Anmelden auf das neue zentrale Zertifikat notwendig.

Option 1: Ummelden.

Beim Finanzamt muss für jeden Arbeitnehmer eine ELStAM-Ummeldung (auch bekannt als “Datenübermittlerwechsel”) erfolgen. Eine Abmeldung bei dem bisherigen System (PERFIDIA) ist nicht erforderlich. Ab dem Zeitpunkt der Ummeldung werden alle daraufhin erzeugten ELStAM-Monatslisten an das neue Zertifikat, an das Meldecenter, übermittelt.Hinweis: Die Monatslisten werden immer zwischen dem 1. bis ca. zum 5. eines Monats erzeugt und durch das Finanzamt zur Verfügung gestellt. Sollte man in diesem Zeitraum die Ummeldung vornehmen, kann es vorkommen, dass die ELStAM-Monatsliste schon vom Finanzamt für das alte Zertifikat erzeugt und zur Verfügung gestellt wurde und noch mit dem alten Zertifikat abgeholt werden muss. Gleiches gilt für echte Anmeldungen und Abmeldungen, deren Antworten noch nicht vom System eingelesen wurden. I.d.R. sind ELStAM-Bestätigungslisten jedoch innerhalb von einer Stunde zurückgeliefert. Um wenigstens das Problem mit den Monatsmeldungen zu umgehen, würde sich eine Umstellung des Zertifikats in der zweiten Monatshälfte anbieten.

Option 2: Ab- und Anmelden: Ummeldungen sind nicht abrechnungszeitraum-bezogen, sondern kalenderdatums-bezogen. Das ist nicht nur angenehm. Bspw. kann ein System im Abrechnungsmonat 10 / 20xy am 06.11.20xy keine Ummeldung mehr versenden, die ab dem Monat 10 (Oktober) aktiv wird. Diese wird nämlich vom Finanzamt abgelehnt. Anders verhält es sich mit Ab- und Anmeldungen. Deshalb: Es ist möglich, eine Abmeldung zum 30.09. zu versenden und die Antwort abzuholen (mit dem alten Zertifikat) und dann eine Anmeldung zum 01.10. zu versenden (mit dem neuen Zertifikat, also über das Meldecenter). Wichtig ist dann natürlich, dass die Abmeldungen korrekt funktionieren und nicht wegen eines falschen Ref-Datums abgelehnt werden.

ELStAM, Wechsel der Meldestelle mit der Option 1

Dies ausführen für alle Mitarbeiter. Die Rückmeldung ist zu empfangen und zu kontrollieren, ob für einzelne Mitarbeiter die Ummeldung nicht ausgeführt werden konnte. Diese Mitarbeiter sind ggf. per VO-Satz anzumelden, oder entsprechende Nachweise liegen vor.

Mehr Informationen erhalten Sie hier: BLO Lohnsteuer-Datenversand - Hilfe für NEVARIS Finance - Confluence

ELStAM, Wechsel der Meldestelle mit der Option 2

Wenn Sie die Option 2 nutzen wollen, sprechen Sie uns bitte dazu an. (Support.lohn@nevaris.com)

Hinweise zu den Rückmeldungen (10)

Wenn Sie für Personalnummern in dem Meldemonat, in dem die Ummeldung ausgeführt wird, bereits eine 10er Rückmeldung erhalten haben, und diese eingelesen wurde, dann wird nach der Ummeldung keine weitere Rückmeldung eingelesen, wenn es sich um das identische “gültig ZUM” Datum (im Datensatz “Gültig ab”) handelt. Das kann vorkommen, wenn der Mitarbeiter im “Ummeldemonat” z.B. bereits angemeldet wurde, oder aufgrund einer Monatsliste eine Änderung der ELStAM-Werte per 10er Rückmeldung empfangen wurde.Bitte kontrollieren Sie diese Ausnahmen händisch, ob die Werte noch zur ersten Datenlieferung übereinstimmen, was in der Regel der Fall sein wird.

Bitte kontrollieren Sie besonders die Ein- und Austritte in dem Monat in dem auch die Ummeldungen ausgeführt werden. Eintritte: Wenn Personalnummern mit einem Eintritt bereits im Ummeldemonat mit PERFIDIA angemeldet wurden, dann müssen diese auf jeden Fall auch umgemeldet werden.Wenn diese Personalnummern noch nicht angemeldet wurden, kann die Ummeldung nicht durchgeführt werden. In diesem Fall kann die Anmeldung, nach der Umstellung auf das Meldecenter, direkt über das Meldecenter erfolgen. Eine Ummeldung ist dann nicht mehr notwendig.Austritte: Abmeldungen wegen Austritt sollten möglichst noch über PERFIDIA versendet werden, sofern das Austrittsdatum VOR dem Ummeldedatum liegt.Ansonsten ist darauf zu achten, dass die Abmeldungen im Ummeldemonat erfolgen und auch bestätigt werden.

UV-Meldungen (BG)

Wenn Sie, wie vorgesehen, bereits zur Januar-Abrechnung die Stammdatenabfrage durchgeführt und die entsprechenden Rückmeldungen eingelesen haben, dann sind anlasslose Meldungen möglich, daher muss der Wechsel der Meldestelle (Storno/Neu der Stammdatenabfrage und neue Rückmeldungen empfangen) vorgenommen werden.

Hintergrund:Jederzeit könnten die BG's Stammdatenänderungen an den Arbeitgeber zustellen (mittels eines proaktiven DSSD/Rückmeldung). Es muss sichergestellt sein, dass dieser den Eingang in das Lohnsystem findet, sonst enthält der spätere Lohnnachweis ggf. nicht die aktuellen Gefahrtarifstellen. Die Datenannahmestelle der UV meldet dann Fehler zurück, z.B. den DSLNY12. Dadurch würde auch der Lohnnachweis nicht zugestellt und der Betrieb geschätzt.

UV, Wechsel der Meldestelle (Storno/Neu der Stammdatenabfrage)

Nach der Umstellung auf das Meldecenter ist ein Storno des bereits erstellten DSAS (Stammdatenabfrage) für das Meldejahr 2025 notwendig. Anschließend ist direkt ein neuer DSAS initial (laufende Nummer “0”) für das Meldejahr 2025 notwendig.Die Ausführung wird im Meldemonat 01.01.2026 durchgeführt, in dem auch die bisherige Abfrage Stammdatenabfrage durchgeführt wurde.

Wenn das Meldecenter aktiv ist, bieten wir eine Ausführung an, die den Storno der Stammdatenabfrage und gleichzeitig eine neue Stammdatenabfrage mit der lfd. Nummer “0” geniert, und diese zum Versand bereitstellt. Die Ausführung ist je Stammdatenabfrage einzeln zu machen, indem der Cursor auf der jeweiligen Stammdatenabfrage steht.

Nach der Stammdatenabfrage muss die passende neue Rückmeldung empfangen werden und auch nach NEVARIS Finance als Rückmeldung übernommen werden.

UV, Stammdatenabfrage wenn noch nicht

Wenn Sie entgegen der empfohlenen Vorgehensweise noch keine Stammdatenabfrage bereits zur Januar-Abrechnung durchgeführt haben, dann ist der vorherige Storno natürlich nicht notwendig. Bitte führen Sie die Stammdatenabfrage nun schnellstmöglich über das Meldecenter aus und lesen die entsprechenden Rückmeldungen dazu ein.

Zahlstelle / Versorgungsbezüge

Da anlasslose Meldungen kommen, ist es notwendig, alle Versorgungsbezüge mit einer Meldung <Wechsel der Meldestelle> aufgrund des Wechsels auf ein neues zentrales Zertifikat “umzumelden”.

Zahlstelle, Wechsel der Meldestelle

Wenn Meldungen zu Versorgungsbezügen vorbereitet werden, können besondere Abgabegründe vorgegeben werden: <W Wechsel des Meldesystems durch neue Meldestelle>

Es wird keine Meldung für die bisherige Meldestelle erstellt, sondern nur für die neue Meldestelle. Wenn es eine neue Meldestelle gibt, also einen neuen Absender der Meldungen, dann kann pro Zahlstelle an jede Krankenkasse eine "Pseudo-Änderungsmeldung" ohne Personalnummer, das heißt für alle Personalnummern, gesendet werden.

In der Übersicht der Meldungen wird zunächst eine Personalnummer genannt, die bei der Krankenkasse versichert ist; diese Personalnummer wird in der Meldedatei dann entfernt. Eine Meldung zum Wechsel der Meldestelle enthält also als Absender die Betriebsnummer der neuen Meldestelle und im Meldesatz selbst die Zahlstellennummer. Zuvor müssen die Abrechnungen für die Versorgungsbezüge ausgeführt worden sein.

Vor der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Versorgungsbezüge, Ausführen, Ausführen: Besonderer Abgabegrund: <W Wechsel des Meldesystems durch neue Meldestelle>.

Zertifikatswechsel, weitere Informationen zu den anderen Meldeverfahren

Die genannten Verfahren ELStAM, UV und Versorgungsbezüge MÜSSEN aufgrund des Zertifikatswechsels umgemeldet werden! Sie erhalten ansonsten keine Rückmeldungen mehr zu Ihren Beschäftigten.Mehr Informationen und Hinweise zu jedem einzelnen Verfahren erhalten Sie hier: Xisi - Umstellung auf ein zentrales Zertifikat